Реферат: Регистрация документов как ключевой этап работы с документами

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе по установлен­ной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получе­ния".

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номе­ра, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтверж­дён.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального уче­та, исполнения и использования в справочных целях независимо от спо­соба получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа по­казателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о доку­ментах учреждения. Таким образом в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учёт­ного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении до­кумента в организацию.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В уч­реждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов про­водится децентрализованно по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раз­дельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационны­ми номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную форму вы­писываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- регистрационный номер документа;

- автор (корреспондент) -т.е. чей это документ;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как ис­полнен)

- № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных видов документов, например обращений граждан, внутренних и исходящих документов сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. На­пример, при регистрации обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять све­дения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учиты­вается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет до­кументов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче докумен­тов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, Документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступа­ет очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях эта форма регистрации устарела⁴⁸, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и спра­вочную работу по ним.

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК регистрационно-контрольной карточки) и распо­ложение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148х210) или А6 (105х148):

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--