Аналіз за принципом Ейзенхауера

Згідно із цим правилом завдання встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Залежно від ступеня терміновості й важливості завдань різняться чотири можливості їх оцінки й виконанням:

1) термінові/важливі справи. Їх потрібно виконувати негайно і особисто

2) Термінові/менш важливі справи.

3) Менш термінові/ важливі завдання. Їх не потрібно виконувати терміново. Але потрібно проконтролювати, щоб вони не перейшли в розряд термінових справ.

4) Менш термінові/менш важливі завдання .

Розглянуті аспекти самоменеджменту за своїм характером носять раціоналістичний підхід або так званий західний, що розвиває здібності й силу розуму.

Задачі самоменеджменту враховують і такий фактор діяльності людини, як біологічний, який містить у собі поняття природного ритму роботи індивідуально для кожної людини і поняття біоритмів.

Працездатність кожної людини піддається визначеним коливанням, які відбуваються в рамках природного ритму. Говорять звичайно про «людину ранку» чи «жайворонка» і про «людину вечора» чи «сову». Пік працездатності припадає в них на різні періоди дня. Кожний з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Необхідно вивчити свої особливості і використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.
У житті кожної людини присутні і впливають три різні потоки енергії:
- фізичний ритм (впливає на фізичну силу і на силу волі);
- психічний ритм (обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил);
- інтелектуальний ритм (впливає на розумові здібності).
Облік свого індивідуального біоритмічного стану дозволяє поліпшити свою працездатність, з огляду на нього при складанні планів роботи.
У першу чергу, керівники повинні навчитися не ототожнювати себе з іншими, визначити границі свого «я», вивчити його слабкі та сильні сторони. Знайти свою справжню волю, що є воля внутрішня, це воля духу, воля думок і вчинків.

4. Функції самоменеджменту та їх реалізація

У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:

Постановка цілей.

Постановка цілей – це вираження у вигляді чітких намірів і в точних формулюваннях власних інтересів, потреб чи задач, що допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього ціль повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі - безумовна передумова планування, а отже, і успіху - полягає в точному знанні того, що, коли, у яких масштабах треба досягти.

Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі.

Знаходження цілей. Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно вибрати цілі. У кожного менеджера є одна основна, найважливіша ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого рівня і, у кінцевому рахунку, вищій цілі. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному огляду і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він володіє. «Знати свої слабкі сторони – значить зміцнювати свої сильні сторони».

Формулювання цілей. Установка термінів дсягнення цілей і формулювання бажаних результатів. Це останній крок при постановці цілей, коли формулюються конкретні з практичних цілей для наступної стадії планування.

Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.

Планування.

Планування покликане забезпечити раціональне використання самого коштовного ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування.

Принципи і правила планування часу. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти свої цілей, щоб передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер повинен ясно уявлятисвій часовий бюджет і сукупність задач. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).

2. Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план витрат часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг задач, з яким менеджер реально може справитися.