Реферат: Секретар керівника

4NO2 + 2Ca O Ca(NO3)2 + Ca(NO2)2

SO2 +H2O H2SO3

CO2 + H2O H2CO3

Робочий день секретаря.

1.Прийти на роботу за 15 хв. До приходу керівника, для того, щоб перевірити стан робочого місця, опорядитися, переглянути план на майбутній день, уточнити дату на календарі.

2.Підібрати відповідно до плану на поточний день потрібні документи і справи.

3.Одержати в експедиції кореспонденцію, розкрити конверти, ознайомитися зі змістом і зареєструвати, відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника. По інших документах підготувати варіанти можливих чи відповідей розподілити по виконавцях. Досвідчений секретар ніколи не покладе на стіл керівнику всю кореспонденцію, попередньо не проробивши неї. Рекомендується: для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку документа шляхом підкреслення. Крім того, секретар повинний підібрати документи, що відносяться до питань, що міститься в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити проблему і прийняти потрібне рішення.

4.Докласти керівнику про кореспонденцію.

5.Уточнити разом з керівником зміст намічуваних заходів на поточний день. Якщо виникають зміни, то секретар повинний зробити відповідні позначки у своїх записах. Виконані чи скасовані заходи викреслити. Потрібно уточнити наслідок записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів повинна бути однакової. Різниця буде в заходах секретаря по виконанню позначеного. Наприклад, якщо в керівника зроблений запис: « у 15.00 бути на нараді в міністерстві», те в секретаря вона буде виглядати так: « 14,30 – нагадати про нараду в міністерстві в 15.00, подзвонити в транспортний відділ, щоб подали машину до під'їзду не пізніше 14.40 »

6.Передати по чи телефоні особисто вказівка керівника відповідним виконавцям, нагадати виконавцям про терміни виконання документів.

7.Стенографування вказівок і розпоряджень керівника і їхня розшифровка. Як правило, керівник і секретар установлюють постійний час для цієї роботи в першій половині дня, тривалість біля на півгодини.

8.Робота з відвідувачами, телефоном (протягом усього дня).

9.Підшивка документів у справи.

10. Виконання машинописних робіт.

11. Організація копіювання і розмноження документів відповідно до вказівок керівника.

У другій половині дня.

12. Продовження роботи з телефоном і відвідувачами.

13. Повторно одержати й обробити кореспонденцію з експедиції. Зібрати і підготувати для підпису виконані документи. Підготувати усі до доповіді.

14. Намітити заходу наступного дня.

15. Докласти керівнику про кореспонденцію, що надійшла, і виконаних документах, взяти в керівника оброблені їм документи.

16. Обробити і відправити вихідну кореспонденцію через експедицію.

Наприкінці робочого дня.

17. Переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні служби про необхідність підготовки до проведення визначених заходів.

18. Якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією.

19. Упорядкувати своє робоче місце, забрати документи, закрити на ключ усі шафи з документами, виключити з мережі технічні засоби.

ГРАФІЧНІ СКОРОЧЕННЯ.

• Пн. – понеділок;

• Вт. – вівторок;

• Порівн., сірий, - середа;