Реферат: Секретарь

9.быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

Классификация секретарей.

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Обязанности.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

· учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

· оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

· подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

· оформление протоколов рассылок выписок из них;

· анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

· подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

· прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

· организация приемов посетителей;

· прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

· техническое обеспечение работы руководителя;

· подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

· организация приема работников и посетителей;

· телефонное обслуживание;

· подготовка командировок;

· организация презентаций и специальных приемов гостей;

· стенографирование;

· контроль за праздничными и юбилейными датами;

· обработка почты;