Реферат: Секретарское дело
Как видно из приведенной выдержки, к секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря; 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности , пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.
Развивая отдельные делопризводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.
Исполнительное делопроизводство.
На рубеже ХVIII – ХIХ в.в. Россия представляла собой феодально – крепосническое, абсолютическое государство, находившееся на стадии разложения. В течении всего ХVIII в. имел место процесс централизации и бюрократизации государственного аппарата.
В 1802 г. біл издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго разделены пределы компетенции руководящих чиновников. В зависимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписывать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, рескрипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органов высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; министры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам предложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапорты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со всеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учреждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, сменило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централизации гос. аппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерств, в последствии чего число их увеличилось. Равные по положению учреждения обменивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими сведения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое отвечали.
Дела и документы поступали в соответствии с их значимостью или в канцелярию министра, или в департаменты. Канцелярия принимала для министра корреспонденцию только от верховной власти и от руководителей учреждений, по положению равных министерству. Дела нижестоящих учреждений попадали к министру, когда требовалась его санкция. Департаменты получали предложения и предписания от министра и корреспонденцию от учреждений, равных по значению и подчиненных.
Дела, решаемые в департаментах, делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», решение которых связано с принятием каких – либо чрезвычайных мер, и обычные, текущие.
Большое внимание на труд секретарей в России было обращено в начале ХХ столетия, особенно в области его механизации. В секретариатах использовались 23 модели пишущих машин, из ни 2 – лицензионных, 8 – моделей множительных аппаратов, 2 – вида диктофонов, большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, включая новые в то время авторучки. Широкое развитие получила стенография, стали использоваться телефон и телеграф.
Однако методы и стиль работы гос. учреждений оставались прежними и только Великая Октябрьская революция, уничтожившая прогнивший бюрократический аппарат управления, начала новое строительство нового гос. аппарата.
Уже в 1917 г. был разработан проект декрета об улучшении «письмоводства» и сокращения переписки, в 1918 г. – постановление Совета Рабочей и Крестьянской Обороны « О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». В 1927 г. состоялась I Всероссийская конференция по научной организации труда ипроизводства, на которой наряду с вопросами НОТ в производстве впервые были поставлены вопросы научной организации управленческого труда и работы с документами.
В состав гос. аппарата вошла должность “секретарь”, с этой категорий служащих в первую очередь сталкиваются трудящиеся и судят по ним об учреждении и стиле работы управленческого аппарата. Секретари руководящих работников учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей.
Рабочий день секретаря.
1.Прийти на работу за 15 мин. До прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест, привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календаряхю
2.Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
3.Получить в экспедиции корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать, отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется: для облегчения ознакомленияруководителя с корреспонденцией выделять основную мысль документа путем подчеркивания. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять нужное решение.
4.Доложить руководителю о корреспонденции.
5.Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Выполненные или отмененные мероприятия вычеркнуть. Нужно уточнить последствие записей в своем дневнике и дневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Разница будет в мероприятиях секретаря по выполнению помеченного. Например, если у руководителя сделана запись: « в 15.00 быть на совещании в министерстве», то у секретаря она будет выглядеть так: « 14,30 – напомнить о совещании в министерстве в 15.00, позвонить в транспортный отдел, чтобы подали машину к подъезду не позднее 14.40 «
6.Передать по телефону или лично указание руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям о сроках исполнения документов.
7.Стенографирование указаний и распоряжений руководителя и их расшифровка. Как правило, руководитель и секретарь устанавливают постоянное время для этой работы в первой половине дня, продолжительность около получаса.
8.Работа с посетителями, телефоном (в течении всего дня).
9.Подшивка документов в дела.
10.Выполнение машинописных работ.
11.Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.
Во второй половине дня.
12.Продолжение работы с телефоном и посетителями.
13.Повторно получить и обработать корреспонденцию из экспедиции. Собрать и подготовить для подписи исполненные документы. Подготовить все к докладу.
14.Наметить мероприятия на следующий день.
15.Доложить руководителю о поступившей корреспонденции и исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.
16.Обработать и отправить исходящую корреспонденцию через экспедицию.