Реферат: Синтетический и аналитический учет поступления и расчетов с поставщиками

III. Документальное оформление поступление товаров и расчеты с поставщиками

3.1. Поступление товаров

Документом (с латинского dokumes) - доказательство, письменное свидетельство подтверждающее право на совершение операций или факта осуществления.

Все документы, которыми оформляется поступление товаров, можно подразделить на три группы:

· документы, удостоверяющие количество и качество товаров, к ним относиться счета - фактуры, тоарно-транспортные накладные, спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и.т.д.

· расчетные, а именно платежные поручения, платежные требования- поручения, векселя, и.т.д.

· транспортные документы: грузовые квитанции, железнодорожные накладные. Они дают возможность получить грузы, поступившие от иногородних поставщиков.

В ДП "Краснолучский рынок " товары поступают как от местных так и от иногородних поставщиков: от промышленных предприятий, кооперативов, иных производственных предприятий с разными формами собственности в соответствии с договорами поставки.

Документальное оформление поступления товаров осуществляется с учетом положений Законов Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 3.04.1997 года № 168/97, и Закона Украины "О налогообложении прибыли предприятий " от 22.05.1997 года № 283/79, с последующими изменениями и дополнениями.

В соответствии с этими Законами документальное оформление предусматривает: 1) выписку в обязательном порядке налоговой накладной; 2) выписку сопроводительных документов (железнодорожных, товарно-транспортных и других накладных и прочих документов), предусмотренных договором поставки товаров.

Форма, порядок заполнения налоговой накладной и количество выписываемых экземпляров регламентируется приказом государственной налоговой администрации от 30.05.97 с последующими изменениями. В ней должны быть указаны в заголовной части кроме других необходимых реквизитов, индификационный номер поставщика (предпринимателя, соответствующим образом зарегистрированного в исполнительном комитете).

Покупатель товара обязан проверить достоверность факта регистрации предпринимателя- поставщика. В табличной части налоговой накладной отражается, помимо наименования товаров , работ, услуг, единицы измерения, цены, процента и суммы налога на добавленную стоимость (НДС), также общая сумма по накладной, включая НДС. Налоговую накладную составляет лицо, которое зарегистрировано как плательщик налога в налоговом органе и которому присвоен индивидуальный налоговый номер плательщика НДС. В противном случае налоговая накладная считается недействительной и в будущем сумма НДС, исчисленной в накладной, не будет принята для обеспечения налоговых обязательств. Налоговая накладная является документом, от которого во многом зависят отношения субъекта предпринимательской деятельности с налоговыми органами.

В торговой деятельности ДП "Краснолучский рынок " основным документом, регламентирующим отношения сторон между поставщиком и покупателем, является договор купли-продажи (поставки). Это правовой документ, определяющий права и обязанности сторон. В котором отражены наименования и адреса сторон, предмет договора (наименование и количество товара), цена, условия и сроки поставки, порядок расчетов, ответственность сторон за нарушение условий договорных обязательств и др (см. прилож 1).

Поставщик, отгружая товары, выписывает, кроме налоговой накладной (см. прилож. 2), документы двух видов, первый из которых (товарный) сопровождает товар на всем пути его следования до покупателя, а второй документ является расчетным, предоставляется в банк и служит основанием для расчетов поставщиком. Основными документами, сопровождающими груз, является счета фактуры, товарно-транспортные накладные (см. прилож. 3 ). Основными расчетными документами являются платежное поручение или платежное требование поручение, которое предоставляется в банки поставщика и получателя товаров для осуществления платежей.

Сопроводительные и расчетные документы, выписываются в 4-х -5-ти экземплярах: поставщику, получателю товара, остальные передаются в соответствующие банки для оплаты стоимости товаров, тары, работ, услуг. При доставке товара автомобильным транспортом поставщик товара выписывает товарно-транспортные накладные (ТТН). Она предназначена для списания товара со склада поставщика, оприходывания на складе получателя и расчетов с автотранспортным предприятием. Товарно-транспортная накладная выписывается в 4-х экземплярах из них:

первый экземпляр, остается у поставщика; второй экземпляр с товаром направляется покупателю; третий является попуском на вывоз товаров со склада поставщика; четвертый с отметкой и печатью получателя груза выдается автотранспортному предприятию для расчетов за автотранспорт и начисления оплаты водителю. Третий экземпляр, служащий пропуском, является основанием для выписки платежного требования на оплату за товар через учреждение банка. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом, при отправке товара по железной дороге или водным транспортом, железная дорога (пристань) выдает поставщику железнодорожную (водную) грузовую квитанцию в подтверждение приемки и отправки груза в адрес покупателя.

Грузовую квитанцию вместе с другими сопроводительными документами (накладная склада -отправителя, сертификата качества) поставщик присылает покупателю почтой. Она является документом, необходимым для получения груза на станции назначения, а также предъявление претензий к органам транспорта при частичной или полной утрате груза. В остальных случаях выписывается счета фактуры . Счета фактуры регистрируются в книге продаж и в книге закупок. Счета фактуры составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты (аванса) представляется поставщиком покупателю и дает право на зачет (возмещение ) сумм по НДС. Второй экземпляр счет- фактуры (копия ) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счет - фактуре должны быть указаны:

¨ порядковый номер счет фактуры;

¨ наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

¨ наименование получателя товаров;

¨ стоимость, цена товаров;

¨ сумма налога на добавленную стоимость;

¨ дата предоставления счет- фактуры.

Счет - фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

В счет - фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления. Получаемые и выдаваемые счета- фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов фактур в течении полных пяти лет с даты их получения . Они должны быть подшиты и пронумерованы.

Платежное требование является расчетным документом, который выписывает поставщик на основании товарных документов на отгруженные товары и передает в обслуживающее его учреждение банка.

Учреждение банка поставщика пересылает платежное требование в учреждение банка получателя товаров, где оно предъявляется к оплате в соответствии с правилами безналичных расчетов. В платежном требовании указываются номера ее даты товарных документов , удостоверяющих отгрузку и общую сумму платежа (см. прилож. 4). Платежное требование может быть и товарным документом, если в нем указаны количество, цена, и сумма стоимости товара и тары, размер и сумма НДС. Платежное требование и приложенные к ним документы подлежат проверке ответственными должностными работниками предприятия -получателя товара. Проверке подлежит правильность цен, транспортных расходов, размеры торговых и оптово-сбытовых скидок, соответствие отгруженных товаров условием договора поставки.

Проверенные документы передают руководителю предприятия для акцепта (согласия на оплату ), или отказа от акцепта полностью или частично, с указанием суммы и мотива отказа.