Реферат: Системы электронного управления документами

Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:

· Физическое освобождение места

· Уменьшение затрат на копирование

· Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде

· Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование

· Уменьшение затрат на бумагу

Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2007):

· 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов

· 6% документов безвозвратно теряются

· Каждый внутренний документ копируется до 20 раз

· На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота

· Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными

Уровень достигаемых преимуществ:

· Улучшения в доступе к информации

· Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования

· Улучшения в контролируемости процессов

· Улучшения в результатах аудиторских проверок

· Улучшения в процессе гарантийного обслуживания

· Улучшение качества продуктов/услуг

· Увеличение финансовых оборотов

· Более быстрое и качественное принятие решений

· Усиление степени контроля со стороны руководства

· Обеспечение соответствия существующим правилам и законам

· Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг

· Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом

· Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг