Реферат: Схема документооборота в коммерческом банке

Введение_________________________________________________________3

Глава 1.Понятие и развитие документооборота_________________________ 4

1.1 Развитие документооборота______________________________________ 4

1.2 Понятие документооборота______________________________________ 5

Глава 2. Основные правила организации документооборота ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 7

2.1 Схема движения и технология обработки документов ОАО «Банк Капитал»_________________________________________________________ 9

2.2. Регистрация документов_______________________________________ 12

2.3 Контроль исполнения документов________________________________ 17

Глава 3 Система управления документооборотом на основе web-технологий______________________________________________________18

3.1 Классификация средств электронного документооборота____________ 22

3.2 Принципы технологии электронного документооборота_____________ 23

3.3 Использование электронной почты_______________________________ 25

3.4 Система корпоративного электронного архива_____________________ 26

Выводы и предложения___________________________________________ 29

Список использованной литературы

Введение

Глава 1. Понятие и развитие документооборота

1.1 Развитие документооборота

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию «подшивка документов в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»

1.2 Понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.

Восходящие - поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Схема движения входящих документов:

Схема движения входящих документов

I	Руководитель (директор)
II	Исполнитель (структурное подразделение)
а	Экспедиционная обработка
b	Предварительное рассмотрение, сортировка
с	Регистрация
d	Распределение
е	Перераспределение
1	Корреспонденция
2	Документы, регистрируемые службой ДОУ
3	Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.

Глава 2. Основные правила организации документооборота на ОАО «Банк Капитал»

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--