Реферат: Служба документационного обеспечения управления

1) Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

2) Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

3) Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течении дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ расчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

2. Формы организации работы с документами.

Категории учреждения по объёму документооборота.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

1) Централизованная форма: применяется в учреждениях с большимдокументооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.

3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота.

б) характер работы учреждения, его территориального размещения.

в) структура учреждения и его подразделения.

г) в технич. оснащённость.

д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО.

1 категория: учреждения с объёмом докуиментооборота свыше 100 тысяч документов в год.

2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.