Реферат: Служба документационного обеспечения управления

4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

4. Нормирование документационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служ. отметок, перевод на машиноносителе.

При нормирование документационных операций исользуется нормотивы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

Нормирование времени – это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1. Определения расходов на работу всего учреждения.

2. Совершенствование методов труда.

3. Поощрения служащ. к труду.

4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.

5. Улучшения планирования работы учреждения.

6. Обеспечения рационального использования технических средств.

Расчёт нормы времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по формуле: Норма вр. = Мon (1+К/100)

Мon-оптимальное время.

К-сумма времени на подготовительно заключительную работу, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (8%).

Mon=59,6 мин. К=8%.

Н.вр.=59,6(1+8%/100)=59,6*1,08=64,4 минут на подшивку документов.

Норматив численности – определяет количество сотрудников требующихся для выполнения качеств закрепляется за данным подразделением при существующих организационно технических условий.

Ч=Нвр.*О*К/М-(М*А)

Ч-норматив численности (необходимое количество сотрудников)

Нвр.-средняя норма времени на обработку 1 документа 0,64 часа.

О-количество документооборота (корреспонденция 1 год).

К-коэфициент измерения трудоёмкости раб.

М-годовой наминальный фонд рабочего времени.

А-коэфициент неявок на работу=0,3.

Список используемой литературы.

1. Секретарское дело, Кузнецова Т.Н., Москва, 1998г.

2. Курс делопроизводства, Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Москва-Новосибирск, 1998г.

3. Секретарское дело, Бондырева Т.Н., Москва «Высшая школа», 1989г.