Реферат: Служебные коммандировки в пределах республики Беларусь
2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути). Данные расходы оплачиваются в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более) (п. 6.2 Инструкции № 35). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) (было - в номерах "люкс") допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником.
До 20 марта 2008 г. командированный работник мог поселиться в номере "люкс" только в исключительных случаях и опять-таки после получения соответствующего разрешения нанимателя. Кроме того, расходы по найму жилого помещения ранее оплачивались только в размере стоимости подлинных оплаченных счетов или квитанций, и никакие "другие документы" в качестве подтверждения понесенных затрат на проживание в командировке не принимались. Не было в Инструкции № 35 и точно установленного ограничения на величину данной компенсации - "не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более)".
Как и прежде, работнику должны быть возмещены расходы по бронированию мест в гостинице (необходимы подтверждающие документы), а также стоимость дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (пользование телевизором, холодильником и другими "принадлежностями" современных гостиничных номеров), но только при условии представления подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг (в старой редакции Инструкции № 35 говорилось просто о представлении подтверждающих документов). К сожалению, завтрак, пусть даже и включенный в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, в число таких дополнительных услуг по-прежнему не входит, и его стоимость командированному работнику не будет возмещаться, какие бы документы он ни представил, отчитываясь по командировке.
Известно, что при отсутствии подтверждающих документов возмещение расходов по найму жилого помещения при служебных командировках в пределах нашей страны производится в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь *. Постановлением № 29 данная норма уточнена, и теперь подобное возмещение запрещено в случаях, когда принимающая командированного работника сторона предоставляет ему жилое помещение за свой счет либо когда расходы на проживание оплачиваются нанимателем "по безналу". А чтобы не возникало вопросов при определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения, в Инструкцию № 35 введено правило, согласно которому время, составляющее менее половины суток, исключается из расчета, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.
Еще одно нововведение напрямую затрагивает интересы водителей грузовых автомобилей и работников, командированных вместе с ними. В случае если они в соответствии с графиком движения должны останавливаться в пути следования на отдых и при этом не могут представить оплаченные счета (в "дальнобойных" рейсах иногда приходится останавливаться, "где ночь застанет", например, "на постой" в какой-нибудь деревенской избе), то расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат им возмещению на общих основаниях;
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные). Суточные возмещаются за все календарные дни пребывания в командировке по нормам, установленным Министерством финансов Республики Беларусь. На сегодняшний день согласно Постановлению № 197 они составляют 15 000 руб. за каждый день командировки (7 500 руб. - при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда можно ежедневно возвращаться к месту жительства). За время нахождения в пути суточные выплачиваются в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки.
Исключение из данного правила составляют случаи, когда принимающая командированного работника сторона обеспечивает его за свой счет питанием либо расходы на питание оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления. Тогда суточные положены работнику только за время нахождения в пути, да и то если в эти дни питание ему не предоставлялось.
В случае, когда бесплатное питание во время нахождения в командировке предоставляется один в день, то суточные выплачиваются в размере 70% установленной законодательством нормы. Двухразовое бесплатное питание дает право только на 30% от установленной нормы суточных.
Не изменилось правило, согласно которому использование командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания никак не учитывается при компенсации ему понесенных за эти дни расходов: оплата проезда производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.
Также осталась "нетронутой" и норма (п. 6.4 Инструкции № 35), разрешающая возмещать командированному работнику расходы по международным телефонным переговорам, но только в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания. Расходы оплачиваются на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.
Для нанимателей, в коллективном договоре (соглашении) которых определены свои собственные размеры возмещения командировочных расходов (а такое право дает им ст. 95 ТК), напомним, что они не могут быть ниже установленных Министерством финансов Республики Беларусь размеров.
ПОРЯДОК расчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь
Согласно п. 10 Инструкции № 35 наниматель обязан не позже чем за день до отъезда в служебную командировку выдать командированному работнику денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных. Следует отметить, что это правило зачастую нарушается (преимущественно в организациях негосударственной формы собственности), особенно если расходы на служебную командировку составляют не очень значительные суммы. Другими словами, работник отправляется в командировку "за свои", о организация потом возмещает ему понесенные расходы "по факту".
В свою очередь, работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 (а при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15) рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.
В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке, а также другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:
Выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного отчета по ранее полученным суммам.
За нарушения, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет и сдачей неизрасходованного их остатка в кассу организации, законодательством Республики Беларусь установлена ответственность. Если должностное лицо (кассир юридического лица) или индивидуальный предприниматель нарушает порядок ведения кассовых операций (а выдача и возврат любых подотчетных сумм регламентируются именно этим порядком), то в соответствии со ст. 11.7 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях его ожидает штраф в размере от 4 до 20 базовых величин. Подобное повторное нарушение, совершенное в течение одного года после наложения указанного административного взыскания, наказывается уже штрафом в размере от 20 до 30 базовых величин.
В соответствии с ч. 2 ст. 107 ТК удержания из заработной платы работников для погашения их задолженности нанимателю могут производиться по распоряжению последнего, в том числе и для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку, правда, только если работник не оспаривает основания и размер подобного удержания. При этом необходимо помнить, что наниматель должен сделать распоряжение о таком удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения аванса.
Приведем пример расчета по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь (стоимость железнодорожных билетов и проживания в гостинице, а также время отправления поездов условные).
Пример 1
Приказом по организации, расположенной в г. Минске, работник направлен в служебную командировку в г. Брест сроком на 4 дня. Ему было определено задание по командировке и выдано командировочное удостоверение с отметкой о выбытии из г. Минска 14 апреля 2008 г. Возвратиться в г. Минск работник должен был 17 апреля 2008 г. вечером.
Работнику был выдан денежный аванс из следующего расчета:
- 2 билета на поезд стоимостью 30 000 руб. каждый, всего - 60 000 руб.;
- 3 дня проживания в гостинице (одноместный номер) стоимостью 70 000 руб. за день, всего - 210 000 руб.;
- суточные за 4 дня по нормам, установленным Постановлением № 197, всего - 60 000 руб. (15 000 х 4 дня).
Общая сумма аванса составила 330 000 руб. (60 000 + 210 000 + 60 000).
Как и планировалось, работник выехал в командировку 14 октября 2008 г. Однако в связи с тем что служебное задание он выполнил раньше запланированного срока, его возвращение в г. Минск состоялось не 17, а 16 октября 2008 г. Кроме того, свободных мест в гостиницах г. Бреста не было, и работник остановился на проживание у своих родственников.
По возвращении из командировки работник 18 октября 2008 г. (трехдневный срок сдачи авансового отчета об израсходованных в служебной командировке денежных суммах не был нарушен) представил в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением следующих документов:
- билет на пассажирский поезд № 659 "Минск - Брест" (купейный вагон), дата отправления из г. Минска - 14 октября 2008 г., время отправления - 23.43, дата прибытия в г. Брест - 15 октября 2008 г., время прибытия - 9.33, стоимость - 30 000 руб.;