Реферат: Совершенствование коммуникативного процесса в организации на примере ООО Тамерлан

Рисунок 1 Схема организационной структуры управления 000 «Тамерлан»

Это ступенчатая иерархическая структура, в которой во главе стоит начальник (генеральный директор), а ему оказывают помощь функциональные органы, это исполнительный и технический директора. Руководители функциональных подразделений подготавливают проекты планов отчетов, которые превращаются в официальные документы после подписания их генеральным директором. Можно сделать вывод, что это линейно-функциональная структура управления.

3 Анализ системы коммуникацийООО «ТАМЕРЛАН»

3.1 Коммуникации между организацией и ее средой

ООО «Тамерлан» пользуется разнообразными средствами коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения своих услуг на рынок. Конкретно данная организация использует рекламу в сети Интернет.

Также данной организации приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи письменные отчеты о своей деятельности. В своих ежегодных отчетах сообщает информацию по финансам, а также приводит сведения о своем размещении, своих работниках.

Хочу подчеркнуть что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, отчеты и т.п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

3.2 Коммуникации между уровнями и подразделениями

Межуровневые коммуникации в данной организации.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, конкретных заданиях, о новых заказах, новой продукции и т.п. Таким образом директор ООО «Тамерлан» информирует генерального директора, тот, в свою очередь, информирует подчиненных ему руководителей, который в последствии сообщает всю нужную информацию своим подчиненным.

Коммуникации между отделами.

Организация состоит из подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство данной добивается, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
В данной организации равноправные отношения и это устраивает работников ООО «Тамерлан».

Коммуникации руководитель – подчиненный.

Обменинформацией между руководителем и подчиненным происходит в виде прояснения задач; обсуждения проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствования и развития способностей подчиненных; сбора информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещения подчиненного о грядущем изменении; а также получения сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

Неформальные коммуникации.

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Как и в любой другой организации, в ООО «Тамерлан» есть место слухам, т.к. организации довольно больших размеров.

Слухи – неточные сообщения и сведения.

В качестве примера слухов в организации можно привести разговор между рабочими о предстоящем сокращении рабочих, новые меры по наказаниям за опоздания, грядущее перемещение и повышение,подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании и т.д.

3.3 Преграды в организационных коммуникациях

Искажение сообщения.

Когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно в силу затруднений в межличностных контактах. Сознательное искажение информации может иметь место, когда какой-либо управляющий не согласен с сообщением. В этом случае управляющий модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах.
Сообщения, отправляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. Руководители высшего звена обладают более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать их только положительно воспринимаемой информацией. Это может приводить к тому, что подчиненный не информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме, поскольку «не хочет сообщать начальнику плохие новости». Далее, поскольку подчиненные часто хотят получить одобрение от руководителя, они могут говорить ему только то, что он хочет услышать.

Информационные перегрузки.

Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации может отличаться от понимания таковой другими работниками организации.

К другим аспектам, которые могут вызывать проблемы в коммуникациях, можно отнести неудовлетворительный состав рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Наконец, создавать проблемы при обмене информацией могут конфликты между различными группами или отделами организации. Ясно, что плохо проработанная информационная система может снижать эффективность обмена информацией и принятия решений в организации.

4 совершенствование коммуникативного процесса в организации

4.1 Принципы организации эффективной коммуникации .
Следующие принципы являются полезными для организации эффективной коммуникации, так как они концентрируют внимание на четырех решающих областях: качество сообщения, условия приема, поддержание целостности организованных усилий и использование преимуществ неформальной организации.

Принцип ясности.

Хотя о коммуникации часто думают просто как о сообщении для того, чтобы она обладала какой-то ценностью, она должна пройти испытание по принципу ясности: сообщение обладает ясностью, если оно выражено таким языком и передано таким образом, что может быть понято получателем.