Реферат: Совершенствование организационной структуры управления

Из определения следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Но формальное управление редко имеет дело с организациями, имеющими только одну цель. Менеджмент - это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.

1.5 ??????????? ?????? ???

Важным элементом в организационной структуре является организация службы ДОУ. На каждом предприятии существует либо должность делопроизводителя или документоведа, либо отдел ДОУ. В связи с этим необходимо описать организацию службы ДОУ. Существует три формы организации ДОУ:

- централизованная;

- децентрализованная;

- смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру. Недостатки централизации заключаются в том, что решения принимают лица, плохо знающие конкретные обстоятельства; затрачивается много времени на передачу информации, а она сама теряется; менеджеры низшего звена управления практически устраняются от принятия тех решений, которые подлежат исполнению. Поэтому централизация должна носить умеренный характер.

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализация имеет множество достоинств, в числе главных из них: возможность быстрого принятия решений, привлечения к этому менеджеров среднего и низшего уровней; отсутствие необходимости в разработке детальных планов; ослабление бюрократизации.

И в то же время при децентрализации возникает недостаток информации, что неминуемо сказывается на качестве принимаемых решений; меняются масштабы мышления и сужается круг интересов менеджеров, — в этих условиях чувства могут взять верх над разумом; затрудняется унификация правил и процедур принятия решений, что увеличивает время, необходимое для согласований и «утрясок».

Чем больше степень децентрализации полномочий, тем значительнее независимость, самостоятельность низовых подразделений, которая может перерасти в дезинтеграцию и сепаратизм. Потребность в децентрализации возрастает и в территориально разбросанных фирмах, а также в неустойчивой и быстро меняющейся среде, поскольку зачастую просто не хватает времени для согласования с центром необходимых действий, которые должны осуществляться немедленно. Наконец, степень децентрализации зависит от опыта и квалификации руководителей и сотрудников соответствующих подразделений. Чем опытнее и квалифицированнее люди на местах, тем больше прав им можно дать, можно возложить на них большую ответственность, поручить самостоятельно, принимать сложные решения.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Цели службы ДОУ:

- организация работы;

- руководство документационным потоком;

- координация видов работ с документами;

- контроль за последовательностью работы с документами;

- организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования;

- обеспечение единого порядка работы с документами;

- контроль за исполнением документов;

- хранение документов;

- унификация форм документов;

- сокращение по возможности документооборота;

- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

2 ????????????? ?????2.1 ????? ?????????????? ??? ??? ?????? - ?????ͻ????????????? ? ?????? ?????? ???? ? ???????? ????? ?? ????????????????? ????????????? ??????????? ????????????? ???????????? ? ?????????? ???????? ????????????? ??? ???? ????????????? ?????????.? ?????? ????? ? ?????? ????????? ???? ??????????? ????????????? ????????? ???????? ? ?????????? ? ???????????? 450 ? ????? ??????.??????? ??? ??????? ???????? ????????? ?????????? ???????????????????????????? ? ????????????? ???????, ????????? ??????????????????????? ??????????? ?????? ?? ????? ????????? ??????. ??? ??????????????????? ????????????, ???? ?????? ?? ???????? ???? ?????????????????? ??? ???????????????? ????? ?????????????????, ??????? ?????????????????????? ? ???????????? ??????????????, ??????????????? ? ????????????????????, ?????????? ????? 30% ?? ???? ?????? ?? ????????????? ??????????. ? ????? ? ???? ?????? ???????????? ??????????? ????????????? ?????????? ?? ???? ?????????? ??????????? ?????????? ?????????? ????.? ????????? ????? ? ???? ??????? ??????????? ???????? ?????????? ???????????? ???????? ??????????? ?????. ???????? ? ???????????? ???????????????? ??????????????? ? ???????????? ????? ?????? - ?????ͻ (????? ?????? - ?????ͻ) ? ?????, ??????? ??????????? ?????? ?????? ????????????? ??????????????? ???? ??? ???? ?? ?????? ? ?????? ? ???????????????? ??????????? ??????? ?????????? ?? ???? ???????????.?????? - ?????ͻ ?????????? ? 2001?. ??????? ??????????? ???????? ? 1999 ????, ????? ????????????????? ?????? ??????? ???????????? ???????, ??????? ?????????? ????????????? ????????-?????????? ????? ???????. ?????????? ??????????????????? ???????? ???????, ?????????? ???????????????? ????????????.? 2000 ?. ????? ??????? ??????? ?????? ??????? ??????????????? ? ???????????? ????? ?? ?????????? ???????????? ?????. ????? ?????? ????????? ?????? ?????????? ??????????? ?????? ?? ?????????????.??????? ????????? ??? ????? ???? ???????????? ??? ????????? ??????? ??????? ? ?????????? ???????? ???????? ?????????????????, ?? ???????? ?????????? ??????? ??? ???????????? ? ???????????? ????????, ?????????? ?? ???????????? ????? ?????? ??????.?????? ????? ???????? ???????????? ?????? ???????? ?????, ???????????? ????????? ????????????? ???????. ?????????? ??????????? ??????????, ???????????????? ?????, ??????????????? ??????????? ????? ????????? ??????????????????? ???????.?????? - ?????ͻ ???????? ???????????? ??????. ? ???????? ??????????????? ????????? ? ?????? ?????????? ???????? ????, ????? ???????????? ???????? ????? ???????????????? ? ?????????????, ????????????? ????? ? ??????? ?????????.?????? - ?????ͻ ???????? ??????????? ?????, ????? ?? ?????? ????? ???????????? ???????????? ????????????? ? ?????? ??????????????? ?????, ????????????????????, ???? ?????? ? ?????????? ? ????. ???????????????????? ?? ????? ?????????????? ? ???????? ?????????????? ???????????.????? ???????????? ?????? - ?????ͻ ???????? ?????????? ???????, ????????????????????? ? ????????????? ? ?????????????, ?????????? ????????? ?????.????????? ????????????? ???????????? ?????? - ?????ͻ ????????:- ????????????? ?????? ? ??????????;- ?????????????? ?????? ? ??????????;- ???????????? ???????????? ???????????;- ?????????? ????? ?? ????????????? ?????? ?. ?????????;- ?????????? ???????? ? ?????????? ?????;- ???????????? ?????????? ????????????? ??????? ? ?????? ?????????????????.?????? - ?????ͻ ??????????????? ?????????? ?????????? ? ????????? ???????????: ??????????? ?? ?? 12 ??????? 1993 ????, ?? ?? ???????????? ? ?????????????? ????????????? ?129 ?? 08 ??????? 2003 ????, ?? ?? ?????????????? ????????? ????? ????????????? ?158 ?? 25 ???????? 1998 ????, ????????????????? ?????? ?? ?? 29 ??????? 2001 ????, ????????? ?????? ?? ?? 25 ??????? 2001 ????.?????? ? ?????ͻ ?????? ???????????? ???? ???? ????????????, ?? ????????????????????????????, ???????????? ?? ?????????? ???????? ?????, ?????????????? ??????????????? ????????.2.2 ?????? ??????????????? ????????? ?????? - ?????ͻ

Оценку сложившейся на сегодняшний день организационной структуры предприятия лучше всего проводить в рамках комплексной диагностики состояния предприятия, включающей, кроме того, оценку финансово–экономического состояния, проблемы и направления развития управленческой команды, маркетинговую ориентацию предприятия и прочее.

Сложившуюся систему управления необходимо менять, когда организационная структура и функции, выполняемые подразделениями, перестали соответствовать решаемым организацией задачам и недостаточны для решения перспективных задач.

Ознакомимся с организационной структурой «СТРОЙ - ЛЕГИОН», которая представлена на рисунке 1. Структура является линейно – функциональной.

???????? ????????? ?????????? ??? ?????? - ?????ͻ ???????????? ??????????? ???????? ?????????????????, ???????????? ???????? ?????????, ????????? ??????????? ????????? ??????????, ???????????? ???????????? ??????????.??????? 1 ? ??????????????? ????????? ??? ??? ??????- ?????ͻ??????????? ?????? - ?????ͻ ????????. ?? ???????? ?????????????-???????????????? ?????, ??????? ??????????? ?????. ???????? ??????????????? ??????????? ?????????????????, ??????? ???????? ? ??????????? ? ?????????.? ??????????? ????????? ?????? ?????????? ??????? ???? ??????, ?????? ?????????????; ??????????? ????????? ???????????, ???????? ??????????, ??????????? ?????????? ??????????? ?????, ?????????? ???????? ? ????????, ???????????? ??? ?????????? ????? ??????????? ?????.????????? ??????????? ??????????? ?????????, ??????? ????????? ? ????????? ?????????????. ? ????? ???????????? ??????????? ????????? ???????????????: ???????????????? ? ???????????? ???????????, ????????????? ??????????????? ???????; ????????????? ???????????, ??????????? ???????? ??? ????????????; ??????? ??????-?????ͻ; ?????????, ?????????????? ?????????; ??????????? ???????????. ?? ???????????? ?????????? ????? ?? ???? ????? ???????????? ???????????? ?? ???????????, ???????????? ????????????? ???????? ? ????????? ?? ?????????????, ??????????? ?????????????? ??????????? ??????? ?? ??????????? ?????????????? ? ????????????? ??????????? ? ?.?. ??????????? ????????? ??????????? ????????? ???. ? ???? ??????? ?????????? ??? ??????????? ????????? ? ??????? ????????.??????????????? ????????? ??????????? ?????????, ??????? ????????? ? ?????.??????? ????????? ????????? ? ????????? ?????????????. ?? ???????????? ??????????? ?????????????? ????? ????????????-?????????? ???????????? ? ???????? ?? ???????? ?????????????? ????????????, ???????? ? ?????????? ????????; ??????????? ?????? ?? ?????????? ? ???????? ???????? ????? ??????, ???? ????????? ??????? ??????????, ??????????? ??? ?????????? ????????????? ????????, ?? ??????? ?? ????????????? ??????? ????? ?????????? ?????????? ????????????? ??????????, ???????? ?? ??????????? ????????????? ????????, ??????????? ?????????? ????????? ????????????? ? ?????????? ? ??????? ????????????????.????? ???????????? ???????? ?????????? ???????? ????????, ??????????, ?????????, ?????????? ? ?????? ????? ????????? ?????????, ???????????????? ?? ???????????; ???????? ??, ? ????? ?????????, ? ??????????? ???????, ? ?????????? ???? ??????????; ?????????? ?????????? ?????????? ?? ???????? ????????, ??????????? ? ???????????? ???????????, ? ????? ???????? ??????????? ?????, ??????????? ?? ????? ???????????; ???????????? ???????? ??????????? ? ????, ??????????? ????, ? ????? ? ??????????????? ? ???????????? ???????????? ??? ???????????? ???????? ????????; ???????????? ??????? ???????? ? ??????????? ???; ????????? ?