Реферат: Современная организация и технология документационного обеспечени

o подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

o организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

o бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган.

Выполняет следующие функции:

o подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

o анализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

o организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

o прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации делопроизводства (центр совершенствования документации (ДОУ), бюро НОТ или НОУТ, методический сектор и др.):

o разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

o разработка документов;

o организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

o регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

o формирование и ведение справочно-информационного материала;

o контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

o контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

o анализ исполнительной дисциплины;

o информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан, анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения и осуществляет организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

o перепечатку документов с черновиков;

o очистку и правку текстов документов;

o учет выполняемой работы.

10.Копировально-множительное бюро выполняет: