Реферат: Современные технические средства управления и программное обеспечение в деятельности секретаря-р
- проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;
- устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только специалистами;
- знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае чрезвычайных обстоятельств;
- не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование.
2. Программное обеспечение секретаря-референта
Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю- референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:
- ввода, подготовки и редактирования документов;
- ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
- обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работ над документами;
- осуществления контроля исполнения документов;
- хранения и поиска документов (создания баз данных);
- приема и пересылки документов;
- систематизации документов, формирования папок (дел);
- подготовки к архивному хранению и их архивирования.
Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.
Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей. Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем – Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.
Наиболее известными офисными программами на сегодняшний день являются:
- Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;
- Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ “OPTIMA-Work Flow”, разработанная фирмой «Оптима»;
- Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;
- Системы автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организаций и предприятий на базе DOCS Open и WorkRoute, выпускаемые компанией «ВестьМетатехнология».
Системы КонсультантПлюс стали неотъемлемой частью правового обеспечения современного предприятия. Без справочных правовых систем сегодня немыслима работа руководителей, бухгалтеров и юристов. Охватывая полный спектр областей современного законодательства, системы КонсультантПлюс позволяют специалистам успешно решать весь комплекс правовых вопросов, связанных с их профессиональной деятельностью.
Пакетные поставки систем занимают особое место в практике обеспечения предприятий правовой информацией. Фактически они позволяют реализовать комплексный подход к задаче правовой информатизации как для предприятия в целом, так и для отдельных специалистов. Гибкость пакетных поставок обеспечивает максимальный учет интересов конкретного пользователя. При установке пакетов учитываются такие факторы, как сфера деятельности предприятия, его масштаб, структура, территориальное расположение, международные связи. Основой для формирования пакета являются системы по федеральному и региональному законодательству. Технология КонсультантПлюс позволяет учесть уровень используемой компьютерной техники и установить пакеты систем, э