Реферат: Стратегия письменных коммуникаций

Как часто Вам приходится составлять различные письма, приглашения, поздравления, служебные записки, отчеты и массу других деловых и личных документов? Думается, Вы занимаетесь этим регулярно.

Знакомы ли Вам «муки творчества» при написании делового письма? А если к тому же это письмо с плохими для Вашего партнера новостями, но сообщить их нужно так, чтобы при этом сохранить с ним нормальные деловые отношения?

А как востребовать долг и при этом не потерять должника как клиента?

Как писать грамотные и эффективные, представляющие Вас в лучшем свете отчеты и служебные записки?

Как подготовить коммерческое предложение, чтобы оно привлекло внимание потенциального покупателя?

Умение эффективно пользоваться письменной речью является ключом к успеху в любой сфере бизнеса. Продаете ли Вы товар, отвечаете на вопрос или жалобу покупателя, в чем-то убеждаете своих коллег — во всех этих случаях уровень владения навыками письменной коммуникации может оказаться решающим. Плохо составленные деловые документы в лучшем случае могут остаться незамеченными, а в худшем — привести к серьезному конфликту с Вашим начальником, деловым партнером или клиентом.

Рукописное творчество такое же древнее, как бумага. Представляете, сколько за всю историю корреспонденции было составлено различных документов и сочинено писем!

Современные технологии превращают старые приемы сбора и представления информации в решающий источник преимущества в конкурентной борьбе! Сейчас, когда объем доступной информации становится практически безграничным, следует обращать особое внимание на формы и способы ее представления. И здесь роль письменных коммуникаций трудно переоценить.

СТРАТЕГИЯ ПИСЬМЕННЫХ КОММУНИКАЦИЙ: ОТ ТРАДИЦИЙ К НОВЫМ ТЕХНОЛОГИЯМ

1. Зачем нужны письменные коммуникации.

Зачем в наше время тратить усилия на подготовку письменных сообщений, если можно с успехом воспользоваться другими средствами коммуникации, например, позвонить по телефону?

В век электронных чудес, в котором мы живем, выражения «деловое письмо», «служебная записка», «должностная инструкция», на первый взгляд, могут показаться несколько устаревшими. Широкое внедрение мобильной телефонной и факсимильной связи, доступность электронной почты действительно снизили потребности в письменных документах. Тем не менее, имея в своем распоряжении эти альтернативы, мы продолжаем посылать сотни миллионов писем в год, фиксировать на бумаге свои договоренности с партнерами, вести внутрифирменное делопроизводство и т.д. Значит, все-таки письменные коммуникации сегодня также важны как двадцать, тридцать и даже сорок лет назад. Они хранят записи сообщений, формулируют условия деловых взаимоотношений, организуют, информируют, служат напоминанием и побуждают к конкретным действиям. Более того, грамотно составленные письменные сообщения создают наиболее благоприятные впечатления о тех компаниях и организациях, которые их рассылают. Такое благоприятное впечатление может в дальнейшем послужить прекрасным залогом коммерческого успеха Вашего бизнеса.

Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям?

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

Сохранить запись сообщения;

Обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

Прояснить сложный вопрос;

Передать важную или официальную информацию

Отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Какие функции выполняют письменные сообщения?

Прежде всего, это документальное фиксирование информации. Таким образом, письменный документ, прежде всего, выступает как инструмент деловых взаимоотношений. Но он выполняет и другие функции — отбора и представления информации, передачи информации на расстояние, накопления и хранения информации, доказательства (при необходимости может служить свидетельством в судопроизводстве), учета (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирования (при ведении сложных и трудоемких дел).

В чем заключаются преимущества письменных сообщений по сравнению с другими видами бизнес — коммуникаций?

Преимущества письменных сообщений достаточно очевидны и тесно связаны с их традиционным назначением:

с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии;

одно и то же сообщение можно отправить одновременно многим людям

они позволяют планировать, отбирать и правильно оформлять Ваши мысли;

играют ведущую роль в передаче важной и официальной информации

могут служить средством передачи конфиденциальной информации;

позволяют четко сформулировать и согласовать определенные договорные условия;

служат прекрасным средством для поддержания деловых и личных взаимоотношений;

обеспечивают постоянный «информационный след» сообщения, так как могут храниться получателем и просматриваться им на досуге.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--