Реферат: Технологія ефективної презентації

Також варіант внутрішньої презентації. Представлення проекту або ідеї «знизу», від підлеглих - до їх начальників, від начальника - до керівників і від керівників - до керівництва.

Наявність два або трьох тільки що описаних типів презентацій може бути виявлено в ході одного і того ж виступу. Розглянемо, наприклад, презентацію підлеглого перед начальником, присвячену автоматизації робочого місця. Чи є ця презентація такою, що просуває, інформує або висхідною? По-перше, що є домінуючою характеристикою даної презентації? В цьому випадку висхідна презентація. По-друге, що є основним задумом? Якщо він полягає в просуванні однієї рекомендації на тлі інших, тоді дану презентацію слід розглядати як висхідну і просуваючу. Якщо ж він полягає в інформуванні начальника про можливі рішення, то тоді вона буде висхідною і одночасно інформаційною.

Письмові презентації.

Звичайне робоче місце ділової людини - стіл у поєднанні з корзиною для паперів - буквально завалено пачками доповіді, листів, документів і так далі. Кожного тижня бізнесмени мають справу з сотнями паперів (мають справу, а не читають!). Багато що з того, що потрапляє на стіл зайнятої людини, не прочитується або удостоюється лише побіжного погляду. В тих, хто завантажений роботою, є маса матеріалів, які потрібно прочитати, але немає часу, аби прочитати їх всіх. На їх увагу претендують цілий оберемок документів і пропозицій. Хто ж ці зайняті люди? Це саме ті, хто приймає рішення з приводу тих самих пропозицій і впливає на їх долю. Часто, коли потрібний попередній відбір пропозицій, письмова презентація передує усною. На основі письмових презентацій відбирають кандидатів, постачальників, підрядчиків і тих, хто надає послуги. Вже потім їм пропонують провести усну презентацію. У інших випадках письмові пропозиції слідують за усною презентацією. Воно надає додаткову інформацію з приводу того, про що йшла мова, і інколи визначає, чи послідують рекомендаціям промовця. В будь-якому разі письмова презентація впливає на рішення, яке приймає аудиторія у відповідь на слова промовця або автора листа. тому навіть найталановитіші оратори повинні уміти добре писати.

Основні концепції письмових презентацій Лені Арредонто Мистецтво ділової презентації:

1. Є три типи письмових матеріалів, що мають відношення до ділових презентацій: листи-підтвердження, «роздавальний» матеріал і пропозиції.

2. Багато принципів і прийоми, що відносяться до усних презентацій, в рівній мірі застосовні і до письмових презентацій.

3. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його оформлення.

4. На «читабельність» письмових пропозицій впливає його структура.

5. Процес написання тексту спрощується за допомогою підходу, що складається з трьох стадій. Мета - створення документа у відповідному стилі, написане яскравою мовою, правильно з точки зору граматики, пунктуації і орфографії.

Письмові презентації організовуються як самостійно, так і як доповнення до усних. У увлекательной і короткій формі підноситься та нова інформація, яка є основою презентації. Схеми, діаграми, фотоілюстрації виразно доповнюють текст. Така підбірка може бути розміщена в пресі або видана окремим буклетом. На усній презентації вони може служити роздавальним матеріалом.

Перфоманс.

Перфоманс від англ. Performance - виконання, вистави. Це найбільш складна, але така, що особливо запам'ятовується форма презентації. Це оригінальне «дійство», свого роду спектакль. На відміну від біліше традиційної презентації перфомансы відрізняються інтригуючою режисурою, алегоричними прийомами, тому використовуються рідко і в певному середовищі. Вони характерніші для художнього і артистичного середовища.

Розглядаючи всіх типів презентацій, потрібно мати на увазі, що кінцева мета подібних заходів - переконання. Видатні професіонали мають в розпорядженні повний набір засобів для досягнення мети презентації. Буде легко досягти мети, якщо навчитися відбирати і підкреслювати матеріал, використовувати методи і напрацювання, найбільш відповідні для даної ситуації. Уміння пристосовуватися відрізняє видатного презентатора від звичайного. А презентатор не може пристосуватися до різних ситуацій, не визначивши спочатку типів ділових презентацій.

Основи підготовки та проведення презентацій. Перш за все необхідно визначитися з цілями проведення і типом презентації. Етап планерування починається з осмислення творчого задуму. Поважно знайти режисерський хід, який забезпечить успіх презентації. Треба задуматися і над низкою інших запитань. Наприклад, наскільки часто проводилися презентації по схожій темі в даній цільовій аудиторії, наскільки очікувана і потрібна інформація, що надається, який суспільний резонанс ми розраховуємо дістати.

От ведучих презентацію залежить велика частина успіху. Ведучий може бути один, але краще використовувати «дует» ведучих - чоловіка і жінку. Це мають бути хороші коммуникаторы, що володіють вмістом матеріалу, ведучі себе природно і органічно. Вони можуть користуватися допоміжним текстом, але не повинно бути відчуття, що йде мова «по папірцю».

Кого запрошувати на презентацію? Якщо йдеться про зовнішній ПР-презентації, то необхідно запросити представників ЗМІ. Адже такий захід є інформаційним приводом. Потім залежно від цілей презентації формується список запрошених. Запрошувати можна потенційних споживачів, покупців, інвесторів, партнерів, впливових держслужбовців, але враховувати при цьому, що 80-90% з числа нежурналістів швидше за все проігнорують інформаційно-змістовну частину. А ось на презентаційну частину підтягнуться запрошені з числа VIP. Поважно пам'ятати, що презентація - не конференція, не форум. Оптимальна межа по кількості тих, що слухають - 60 чоловік. Лише тоді можна забезпечити ефект переконання, настільки важливий для даної форми роботи.

Місце проведення презентації вибирається перш за все з розрахунку комфортності для запрошених. Бажано аби до приміщення було зручно під'їхати, важлива наявність автостоянки. Конференц-зал не має бути надмірно просторим, аби не створювалося відчуття незначності події (мало людей у великому залі). Але тісною кімната спілкування не має бути. У одному приміщенні або в різних проводити інформаційно-змістовну і презентаційну частини? Краще в різних, оскільки інакше органічно перейти від однієї частини до іншої буде важко, а само розділення може виглядати штучним. Необхідне хороше освітлення, кондиціонери. Поруч передбачається приміщення для фуршета або іншого вигляду пригощання.

Правда, існує небезпека того, що в ЗМІ з'являться докори з приводу розділення на «чорних» і «білих». Але пік популярності ігор в «спілкування з народом» прошел, і жертвувати ради них конфіденційним і спокійним спілкуванням з «потрібними людьми» навряд чи стоїть.

Існують різні схеми розсадження гостей презентації: «театральний» стиль, «класна кімната», у вигляді букви «Т» або букви «U».

Скільки триває презентація? Це питання пов'язане із структурою презентації. Необхідно також враховувати психологічні аспекти сприйняття усних комунікацій. Психологи проаналізували, як змінюється рівень уваги слухачів залежно від різних чинників. Так, наприклад, поважно підказувати аудиторії - що її чекає попереду або коли закінчиться мова спікера. Це підвищує її увагу. Демонстрації на екрані або в іншій формі також збуджують інтерес. За часом презентація може тривати від 40 хвилин до 2-го годинника. Вся справа в збалансованості того, що відбувається, здатності організаторів утримати увагу запрошених і забезпечити передачу необхідної інформації. Оптимальним варіантом вечірньої презентації, перехідної в прийом на пригощання зважає: 1 - 1,5 години - змістовна частина, потім 1 - 1,5 години - розважальна. Денні презентації зазвичай укладаються в коротший період часу: по 40 хвилин кожна частина.

Структура презентації. Традиційний варіант презентації передбачає наявність двох основних частин: інформаційно-змістовною і розважальною. Виключенням є презентації, побудовані за принципом спектаклю або перфоманса. Вони вимагають окремої творчої розробки. Зупинимося детально на структурі інформаційно-змістовної частини традиційної презентації. Вона може бути побудована за наступною схемою.

1. Відкриваюча частина, або вступ;

2. Розділ 1;

3. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

4. Розділ 2;

5. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);

6. Розділ 3;

7. Демонстрація (або інша аудіовізуальна вставка);