Реферат: Технология обеспечения сохранности документов

12

12

13

14

16

18

20

21

22

В В Е Д Е Н И Е

Цель данной работы рассмотрение и изучение технологии сохранности документов, характеристика основных методов хранения документов и их описание.

В работе подробно рассматриваются основы физико-химической сохранности документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

Документы являются средством закрепления различными способами на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

В соответствии с законом СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.

Российскими специалистами проделана большая работа по улучшению условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности воздуха, его газового состава и др.

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике и способу воспроизведения документы. К ним относятся древние и современные рукописные и печатные материалы в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов СССР" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.

Вопросы, касающиеся наиболее новой архивной техники подробно отображены в книгах по архивоведению. Наиболее полные сведения по теме этой работы содержатся в книгах "Архивоведение" авторов Крайской З.В., Челлини Э.В. и "Основах обеспечения сохранности документов" Сергазина Ж.Н. В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области обеспечения сохранности документов. С естественнонаучной и технической точки зрения рассматриваются теоретические основы старения и долговечности документов на различных носителях; технология хранения и защиты информации от преждевременного разрушения.

Глава I

Основы обеспечения физико-химической

сохранности документов

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

Физико-химические факторы разрушения документов

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии - окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой. Для этого пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзацная лощеная марки А.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения.

Биологические факторы разрушения документов

Очень опасны для документов биологические вредители : растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью . Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27 °С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.

????? ??????????? (?????????, ???????, ???????) ????? ??????? ? ??????????? ???????? ???????, ??????? ???????? ?????????, ??????????? ?????? ?????, ? ????? ??????????? ? ???? ?????. ???????? ?????????? ??? ???????. ? ???, ? ??????? ????? ? ??????, ????? ? ??? ????.

а) б)

Рисунок 1.1. – а) хлебный точильщик; б) мебельный точильщик.

??????? ? ???? ???????????-???? ? ???????????? ??????????? ?????????? ??? ????? ????????????? ??????????.