Реферат: Текстовые редакторы и электронные таблицы

2.Средства автоматизации

В Word 2000 имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач.

Например – автозамена.

Ниже перечислены некоторые типы ошибок, которые могут быть исправлены автоматически при вводе:

· Последствия случайного нажатия клавиши CAPS LOCK (впервые появилась в Word 95). Например, в начале предложения слово эТОТ автоматически заменяется на Этот, а режим ввода прописных букв (соответствующий нажатой клавише CAPS LOCK) автоматически отключается.

· Типичные опечатки в словосочетаниях. Например, слова почтовы йадрес автоматически заменяются словами почтовый адрес.

· Грамматически не сочетаемые пары слов. Например, слова этот слово автоматически заменяются словами это слово.

В Word предусмотрена возможность автоматического форматирования текста при вводе.

· Автоматическое создание нумерованных и маркированных списков (впервые появилось в Word 95). Например, если в начале первого элемента списка ввести звездочку, будет создан маркированный список.

· Автоматическое создание границ (впервые появилось в Word 95). Например, если ввести три и большее число дефисов (-) или знаков равенства (=) подряд, а затем нажать клавишу ENTER, будет автоматически создана одинарная или двойная граница.

· Автоматическое присвоение тексту встроенных стилей (впервые появилось в Word 95). Например, если завершить строку текста не знаком препинания, а двойным нажатием клавиши ENTER, ей будет автоматически присвоен стиль «Заголовок 1».

· Автоматическое форматирование порядковых номеров и дробей (впервые появилось в Word 95; применимо только к английскому тексту). Например, сочетание «1st» автоматически заменяется сочетанием, а дробь «1/4» — символом ј.

· Автоматическое оформление сетевых путей и адресов Интернета (например, \\Reports\May\Week1.doc и http://www.microsoft.com/) как гиперссылок. При выборе гиперссылки на адрес Интернета автоматически запускается имеющееся средство просмотра Web и открывается указанная Web-страница. При выборе гиперссылки на сетевой путь автоматически запускается программа, необходимая для открытия файла назначения, и открывается указанный файл.

· Автоматическая замена пробелов в начале элемента маркированного или нумерованного списка соответствующим отступом слева.

Автоматическое создание и предварительный просмотр стилей

При работе со стилями в Word 2000 используются следующие возможности:

· В случае применения нового форматирования к тексту автоматически создается новый стиль.

· В случае изменения форматирования текста соответствующие изменения автоматически вносятся в определение стиля.

· Список стилей на панели форматирования содержит образцы стилей.

Мастер писем позволяет легко и быстро создать нужное письмо путем выбора готовых элементов письма. Кроме того, раз введенные сведения об адресате (имя, фамилия, адрес, должность и т. п.) автоматически сохраняются. При создании следующего письма этому адресату достаточно будет выбрать его имя из списка; все остальные данные будут добавлены автоматически.

Средство Office 2000 — помощник — использует технологию IntelliSense™. Его основное назначение — автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи. Например, если помощник решит, что вы собираетесь приступить к созданию письма, то предложит запустить мастера писем. Помощник является основным средством получения справочных сведений о работе в Word 2000, а также советов по повышению эффективности работы, наглядных примеров и пошаговых инструкций по выполнению конкретных задач.

3.Таблицы и списки в Word

Таблицы Word являются исключительно мощным средством для расположения текста в строках и колонках. Очень часто приходится иметь дело с текстовой или числовой информацией, представление которой в виде таблицы значительно облегчает ее восприятие. Word предоставляет мощные средства для создания и оформления таблиц произвольной формы. Текст автоматически располагается в ячейках таблицы, в то время как числовая информация может автоматически рассчитываться по заданным формулам.

Форматирование абзаца	Сочетание клавиш	Комментарий
Увеличение левого отступа абзаца	CTRL + M	Отступ перемещается к следующей позиции табуляции
Уменьшение левого отступа абзаца	CTRL + SHIFT + M	Отступ перемещается к предыдущей позиции табуляции

Использование таблиц вместо символов табуляции обладает многими преимуществами. Например, если фрагмент текста не помещается на одной строке, Word автоматически создает новую и увеличивает высоту ячеек. Кроме того, при работе с таблицами вы можете легко переставить строки и столбцы, а также привлечь внимание к некоторым элементам таблицы с помощью обрамления и фоновых заливок.

Таблицы Word это удобный инструмент для создания и редактирования небольших и несложных списков. Они позволяют вводить данные, форматировать их по своему усмотрению. Имеется возможность задания формул в ячейках, а также сортировка информации. При желании пользователь может конвертировать таблицу Word в текст. Все эти методы позволяют успешно работать с документами, состоящими из группы записей. Однако для более сложных работ, связанных с таблицами для баз данных необходимо использовать соответствующие средства типа Excel или Access.