Реферат: Теоретические основы организации архива организации

документов дела № _________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ
Документ №					от . . . . , поступивший
наименование корреспондента
по вопросу
Выдан дата				кому
Выдал
Получил

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело №

Структурное подразделение

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Заключение

Архив предприятия может функционировать на правах:

- Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.

- Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

- отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;

- отдел хранения научно-технической документации;

- отдел хранения документации на электронных носителях;

- отдел комплектования;

- отдел учета;

- отдел организационно-методического обеспечения;

- администрация архива.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

- комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

- учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

- создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;

- подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив предприятия проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным.

Список литературы

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»