Реферат: Типовые структуры автоматизированных систем бухгалтерского учёта

Автоматизация производственных процессов также стало распространённым явлением. Автоматизация облегчает и ускоряет работу.

Автоматизация — одно из направлений научно-технического прогресса, применение саморегулирующих технических средств, экономико-математических методов и систем управления, освобождающих человека от участия в процессах получения, преобразования, передачи и использования энергии, материалов или информации, существенно уменьшающих степень этого участия или трудоемкость выполняемых операций [2, с. 19].

Один из способов автоматизации, это внедрение автоматизированных информационных систем в деятельность производства. Это позволяет автоматизировать либо часть действий производства, либо всё производство целиком. Всё зависит от масштабов системы и масштабов предприятия.

Сочетанием информационных и автоматизированных систем является автоматизированная информационная система (АИС) - совокупность программно-аппаратных средств, предназначенных для автоматизации деятельности, связанной с хранением, передачей и обработкой информации.

В условиях усиления конкурентной борьбы базой для эффективной работы специалиста во всех предметных областях являются автоматизированные информационные системы (АИС), которые дают возможность принимать обоснованные своевременные управленческие решения. Бухгалтерский учёт не является исключением. Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать — это понимает любой бухгалтер. Автоматизированный информационные системы являются движущим фактором развития многих компаний. Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без автоматизации бухгалтерского учёта. Более того, именно с последней целесообразно начинать автоматизацию управления.

1 Автоматизированные системы в бухгалтерском учёте

Если представить, что бухгалтерский учет – это упорядоченная система сбора, измерения, регистрации, обобщения информации с количественной и качественной стороны, а также система обработки и получения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях хозяйствующего субъекта и их движении, то станет ясно, что бухгалтерский учет должен быть сплошным и непрерывным. Он должен:

· формировать повышение качества экономической информации, ее объективность, полноту использования безусловного достоверного и непротиворечивого оперативного получения исходной информации, актуальность, своевременность, устойчивость, адекватность информации;

· обеспечивать постоянной информацией внутренних и внешних пользователей, руководителей и специалистов во всех сферах хозяйственной деятельности.

Бухгалтерский учёт нужно автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Это вызвано следующими факторами:

· задачи бухгалтерского учёта хорошо структурированы, имеют известный и несложный алгоритм решения с преобладанием арифметических операций;

· бухгалтерский учёт собирает и регистрирует информацию обо всех хозяйственных операциях, которая необходима и остальным управленческим структурам предприятия;

· автоматизация бухгалтерского учёта стала неотложной задачей, так как внешние пользователи бухгалтерской информации, которым бухгалтерия должна представлять свои отчёты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме, на машиночитаемых носителях. Принятый Государственной Думой закон об электронной подписи только усиливает эту тенденцию.

С помощью автоматизированных информационных систем в пределах функций бухгалтерского учета можно полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного, аналитического, управленческого, статистического, финансового и стратегического учета, так и для составления форм бухгалтерской, финансовой, консолидированной, оперативной, статистической, балансовой отчетности, т. е. получать юридически обоснованные данные, необходимые пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных и иных процессов.

Создание автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете – довольно сложный процесс, требующий:

· систематизации потоков экономической информации;

· использования автоматизированных рабочих мест (АРМ) с соответствующей топологией;

· применения таких программных продуктов, которые обеспечивали бы моделирование обобщающих показателей для оценки результативности в автоматическом режиме. Организация в развитии автоматизированных информационных систем в бухгалтерском учете основывается, прежде всего, на совокупности данных в обеспечивающих подсистемах, иерархии управления, агрегировании информации, согласованности обновления информации общего доступа в подсистемах.

Каждая из ранее названных подсистем имеет свои информационные особенности, которые следует учитывать при формировании АИС, исходя из того, что в первичных документах отражаются только изменяющиеся данные, а постоянная информация хранится в базе данных.

Так, в подсистеме «Учет основных средств» важное место занимает их классификация. Она учитывается при создании справочников базы данных, в которой фиксируется дата постановки на учет, норма амортизации и балансовая стоимость ОС. Эта информация находит отражение в отчетности и балансе. Кроме того, она должна постоянно поддерживать в актуальном состоянии ОС при изменении их характеристик.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету сырья, материалов и других аналогичных ценностей является необходимость оперативной обработки большого многообразия вариантов построения регистров аналитического учета. Это обеспечивается применением вычислительной сети, осуществлением при необходимости дистанционной передачи информации, проведением оперативной обработки и установлением компьютера в местах возникновения информации, например на материальных складах.

В подсистеме «Учет расчетов с персоналом по оплате труда» обрабатываемая информация наиболее трудоемкая и ответственная. Задачи, решаемые в подсистеме, многогранны и многоэлементны. Хранение информации в базе данных значительно облегчает адаптацию системы к различным видоизменениям, поскольку порядок проведения расчетов полностью опирается на соответствующие статьи законодательства.

Для эффективного управления производством важно иметь сведения о структуре себестоимости. Согласно п. 8 ПБУ10/99 при учете затрат по основным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по экономическим элементам. Обозначенный подход создает реальные условия для установки перечня статей затрат каждой организацией самостоятельно. При формировании подсистемы «Учет затрат на производство и расходов на продажу» используется топология сетей вместе с программными продуктами сетевого характера. В этом случае заполняется справочник "Статей затрат" для базы данных.

В подсистеме «Учет готовой продукции» следует обратить внимание на то, что выпускаемая продукция может отражаться в учете как по фактической, так и нормативной (плановой) производственной себестоимости. Фактическая производственная себестоимость готовой продукции может быть рассчитана только после окончания отчетного месяца. Однако известно, что движение продукции происходит ежедневно, поэтому может использоваться и условная оценка продукции, т.е. учетная цена. В качестве учетной цены может быть использована плановая, договорная цена и т.д. Кроме того, информация об отгруженной готовой продукции является основанием при формировании показателей реализации. Для проверки правильности формирования информации по реализации готовой продукции в условиях автоматизации пользователь наделен возможностью запроса ведомости готовых изделий «по элементам расчета».

При формировании подсистемы «Учет отгруженных товаров» необходимо обратить внимание на носителей первичной информации: платежные требования, платежные поручения, аккредитивы, особые счета, плановые платежи, зачет взаимных требований, почтовые переводы, бартерные сделки. Кроме того, следует отметить и тот факт, что формы расчета могут зависеть от договоренности между предприятием-поставщиком и предприятием-заказчиком.

Одним из основных ориентиров денежно-кредитной политики является денежная масса. Заметим, что именно этот параметр денежного обращения оказывает влияние на экономический рост, динамику цен, занятость, бесперебойное функционирование платежно-расчетной системы. При формировании информационной базы нельзя забывать о том, что организация охватывает поток денежных средств, который состоит из денежных поступлений, денежных расходов, бюджета денежных средств и текущих активов. Для организации технологии автоматизированной обработки информации по учету финансово-расчетных операций важное значение будут иметь правильное построение и ведение кодов синтетических счетов и объектов аналитического учета.

Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету и составлению отчетности предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета, поскольку по сводному синтетическому учету на персональном компьютере не создается дополнительной информационной базы, и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не берутся во внимание, а используются базы данных, созданные по другим участкам учета.

Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах - по каждому субсчету и статье аналитического учета формируются путем постепенного накапливания их во внешней памяти персонального компьютера, куда записывается первичная информация или производная, полученная при решении задач. Периодическая и годовая отчетность могут составляться в регламентно-запросном режиме в условиях автоматизации, что позволит пользователю получить интересующие его сведения на любой момент времени. Это особенно важно в связи с требованием повышения оперативности получения отчетных данных.

При создании подсистем в системе бухгалтерского учета информация будет репрезентативной в целях адекватного отражения свойств объекта, иметь ключевое значение, поскольку любая деятельность, ориентированная на удовлетворение потребностей потребителей, базируется на знании конкретной ситуации, сложившейся на рынке. В условиях автоматизации этот процесс ускоряется и совершенствуется.

В целом учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов - это типичные задачи обработки данных, где система информационных потоков должна быть четко встроена в общую систему информационных потоков организации.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--