Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, т.к. они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе "Назначения и перемещения" должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе "Дополнительные сведения" записываются данные о по­вышении квалификации, знании иностранного языка, второй специаль­ности, инвалидности и т. п.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным спо­собом лицом, ответственным за работу с персоналом фирмы или секрета­рем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная кар­точка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий, работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя. Срок хранения личных карточек ф.Т-2 — 75 лет - "В" (статья 504 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться па всех работников предприятия, но чаще всего — на руководителей и ве­дущих специалистов (при этом на остальных сотрудников оформляют личные карточки ф.Т-2).

Предприятие вправе само решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

-внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

-анкета или личный листок по учету кадров;

-автобиография или резюме;

-копии документов об образовании;

-копии документов об утверждении в должности;

-характеристики или рекомендательные письма;

-трудовой контракт (договор);

-копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

-дополнение к личному листку по учету кадров;

-справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

"Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деде" содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеру­ются отдельно.

Внутренняя опись подписывается се составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

"Личный листок по учету кадров" содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудо­вой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняется от руки самим работником при поступле­нии на работу. При его заполнении используются следующие документы:

-паспорт;

-трудовая книжка;

-военный билет;

-документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

-документы об имеющихся изобретениях;

В графе "Образование" личного листка применяют формулировки:

"начальное", "неполное среднее", "среднее", "среднее специальное", "незаконченное высшее", "высшее" — в зависимости от того, какой до­кумент об образовании имеется у работника.

В графу "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" све­дения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.