Реферат: Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации

1. историческую справку;

2. старые листы фонда;

3. акты передачи или приема дел в архив;

4. акты о выделении документов и дел к уничтожению;

5. акты о неисправимых повреждениях дел;

6. акты о проведениях проверок наличия дел;

7. методические пособия по обработке дел фонда и др.

Документы в деле фонда располагают в хронологической последовательности. Листы документов нумеруют.

Акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, помещают в дело фонда только после внесения изменений во все учетные документы архива.

1.1Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации

Архивист как хранитель фондов должен знать вверенное ему документальное богатство с точностью до каждого дела. Обществу же в целом необходимо знать, сколько ценных источников сохраняется в его архивах.

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов. Таким образом, учет складывается из следующих этапов:

подсчета количества документов в архиве;

регистрация сведений о количестве документов во «внутренних» учетных документах архива;

заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов федерации;

составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов – это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следующих принципов:

централизации учета – регламентация взаимодействия Федеральной архивной службы с учреждениями, создающими и хранящими документы государственной части АФ РФ, и собственниками документов негосударственной части АФ РФ;

унификации учета – преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета – любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отлажено в учетных формах;

полноты и достоверности государственного учета – документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве, иначе будет искажена вся статистическая картина отрасли.

Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

v архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция);

v единица хранения;

v отдельный обособленный документ.

Например: объем документов ЦГАДА (РГАДА) на 1989г. Составляет 1383 фонда и 3 333 104 единицы хранения.