Реферат: Управленческие ситуации и методы их решения
Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что если задача выполняется таким способом и в такие сроки, как это предписано, организация будет действовать успешно. Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.
Льюис Дейвис описывает технологию как «сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях».
Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.
Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной очень сложно.
В управленческой практике критические переменные никогда не могут рассматриваться отдельно друг от друга. Значительные изменения любой переменной будут в определенной степени влиять на все остальные переменные. Влияние этих последующих изменений может значительно превосходить то, что изначально их вызвало. Вместе с тем совершенствование одной переменной, например, такой, как технология не обязательно может вести к повышению производительности, если эти изменения сказываются отрицательно на другой переменной, например, людях.
Один из способов определения окружения и облегчения учета влияния внешней среды на организацию состоит в разделении внешних факторов на две основные группы: среды прямого и косвенного воздействия на организацию.
Согласно Элбингу, среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребители и конкуренты. Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но, тем не менее, сказываются на них. Сюда можно отнести такие факторы, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.
Аналитическая концепция решения ситуационных задач управления.
Во-первых, возникновение, наличие и проявление системной взаимосвязи элементов производственной организации и ее внешней среды однозначно приводит к выводу о закономерной обусловленности возникновения ситуаций при взаимодействии этих элементов, их качественных и количественных характеристик, а, следовательно, возможна и классификация этих ситуаций.
Во-вторых, реализация предлагаемой концепции в качестве обязательного атрибута включает этап идентификации и анализа каждой конкретной ситуации. Этот анализ позволяет делать выводы как о возможных направлениях развития, так и о тех процедурах, которые необходимы для ее решения.
Исходная (ситуация) при разработке концепции решения ситуационных задач управления состоит в следующем: возникшая или предвидимая проблемная ситуация может считаться разрешенной лишь в том случае, если осуществлена выработка и реализация управленческих решений, ликвидирующих то состояние производственной организации, ее элементов или элементов внешней среды, которая связывается с понятием проблемной ситуации. Суть предлагаемой в этой связи концепции решения ситуационных задач управления состоит в следующем: каждому типу конкретной ситуации, возникающей в производственной организации, должны соответствовать своя последовательность процедуры управления с ее информационным обеспечением, специфические формы взаимодействия элементов производственной организации, свои критерии и методы принятия решений, а также свои объекты реализации управленческих воздействий. Вследствие этого обеспечивается возможность адаптации структуры управления к меняющимся условиям функционирования производственной организации, внешней среды и их элементов. Таким образом, концепция состоит в разработке комплекса методов и средств, направленных на выявление и решение проблем, возникающих на всех этапах функционирования производственной организации. Эти методы и средства включают классификатор управленческих ситуаций, типологию процедур управления, структуру системы информационного обеспечения и т.д.
Разработка основных положений концепции в теории и методологическом плане должна осуществляться следующим образом.
1. Необходимо исследовать причины и источники возникновения ситуаций, а также объекты, на которые может быть направлено управленческое воздействие с целью разрешения ситуаций.
2. Необходимо разработать методы формирования процедур управления, адекватные целям разрешения всей совокупности ситуаций и соответствующим циклам управления.
3. Необходимо выявить последовательность, объем и содержательное разнообразие информационных процессов, совершаемых в рамках процедур разрешения ситуаций, так как они должны являться основанием для разработки системы информационного и технического обеспечения процессов решения ситуационных задач управления.
В определенной степени самостоятельной является задача поиска методов, дополняющих существующую структуру управления производственной организации ситуационными элементами, которые позволяют реализовывать новые организационно-экономические связи, возникающие при решении всей совокупности ситуаций или наиболее значимых из них.
Основное преимущество ситуационного подхода состоит в возможности привязки форм и методов организации управления к характеристикам управленческих ситуаций, возникающих в результате деятельности производственной организации. Несомненным достоинством различных концепций ситуационного управления является принимаемая исходная позиция о том, что производственные организации – открытые развивающиеся системы, эффективность функционирования которых тесно связана с возможностью адаптации к изменяющимся условиям внутренней и внешней среды. Однако эта позиция должна обеспечиваться возможностью проектирования динамичных структур и процессов управления.
Методы прогнозирования ситуаций.
Методы прогнозирования ситуаций должны обеспечивать возможность предвидения развития ситуаций.
Всевозможные методы и методики прогнозирования делятся на эвристические (использующие мнение экспертов) и математические. Математические методы в свою очередь дифференцируют на методы моделирования процессов развития (необходимое условие при этом – наличие модели процесса) и методы экстраполяции (статистические методы).
Методы экстраполяции находят довольно широкое применение в прогнозировании ситуаций, а именно – в предсказании количественных параметров ситуаций.
Из машинно-ориентированных методов прогнозирования развития ситуаций на основе статистических данных наибольший интерес для применения в ситуационном управлении представляет группа методов «эвристической самоорганизации» моделей.
Математические методы прогнозирования на основе моделирования процессов развития ситуаций представляют один из наиболее адекватных аппаратов для реализации данного этапа ситуационного управления. С этой целью разрабатывается математическая модель процесса, в основе которой лежит структура реально функционирующей системы. Такие модели разрабатываются, как правило, для оценки глобальных явлений и процессов.
Экспертные методы прогнозирования развития сложных систем наиболее широко распространены в такой предметной области, как прогнозирование научно-технического прогресса. Простейшей разновидностью экспертных методов в ситуационном управлении является проведение традиционных совещаний по анализу каких-либо проблем.
Перспективным методом формирования прогнозных моделей сложных ситуаций и моделей их разрешения является метод «дерева целей», позволяющий давать последующую количественную оценку параметров структурных компонентов ситуации. Большинство подходов, связанных с построением «дерева целей», не содержит процедур или принципов, облегчающих построение «деревьев». Построение «деревьев целей» концентрирует внимание на тех событиях, которые должны осуществляться для наступления желаемого конечного события, т.е. этапа разрешения ситуаций. При всех достоинствах этого метода, он, тем не менее, не отражает те причины и проблемы, которые являются источниками возникновения ситуаций или препятствуют их разрешению. Не учитываются структурные горизонтальные и вертикальные связи управления, необходимые как для прогнозирования ситуаций, так и для выработки решений.
В этой связи целесообразным является использование некоторых методов теории надежности, применяемых при прогнозировании отказов сложных систем. Одним из методов, эффективно решающих эту проблему, является метод «дерева неполадок». Он основан на сочетании экспертных оценок (на стадии построения структуры причинно-следственного «дерева неполадок») и количественных оценок – вероятностей выхода из строя элементов системы.
«Дерево неполадок» строится в результате экспертной процедуры и показывает, каким образом конечное событие (вершина «дерева») может возникнуть из последовательностей и комбинаций отказов элементов системы. После разработки «дерева неполадок» выясняется процедура его качественного анализа – выявление аварийных сочетаний наборов событий, приводящих к появлению нежелательного корневого события. Вычисление вероятности различных путей, приводящих к корневому событию, позволяет ранжировать эти пути.
Однако построение логико-сетевой модели в виде «дерева неполадок» с последующим качественным его анализом базируется на предположении об одновременном наступлении событий, приводящих к формированию корневого события и его характеристик, в то время как в реальной ситуации эти события обычно разнесены во времени. Второй трудностью применения «дерева неполадок» к прогнозированию развития ситуаций является такая разноаспектная характеристика ситуаций, которая в принципе не позволяет собрать однородные статистические данные об «отказах элементов». Существующая здесь неопределенность совсем иной, не статистической природы.
Алгоритмы формирования процедур управления.
Другой элемент аналитической концепции решения ситуационных задач управления – методы формирования процедур решения проблемных ситуаций. Обычно выделяют два наиболее характерных подхода.
Первый подход предлагает следующую процедурную схему: получение и подготовка данных, формулировка проблемной ситуации, постановка задачи, разработка модели и метода решения, разработка альтернатив, прогноз и оценка, определение критериев выбора, выбор, оформление решения. Логически эта схема не имеет недостатков, однако она остается лишь общим алгоритмом решения проблемы до тех пор, пока отсутствует механизм связи характеристик ситуаций (проблем) с разработкой моделей их разрешения, видов процедур, используемых при их построении критериев и т.д.
Другая рассматриваемая блок-схема состоит из 12 этапов: 1) обнаружение проблемной ситуации; 2) постановка задачи; 3) подготовка к принятию решения; 4) разработка альтернатив; 5) выбор лучшей альтернативы; 6) принятие решения по подготовке реализации программы действия; 7) согласование решения; 8) утверждение решения; 9) подготовка системы к реализации решения; 10) подготовка программ реализации решения; 11) управление реализацией решения; 12) оценка эффективности решения.