Реферат: Управление складом многономенклатурной торговой компании

Какие-либо бизнес-процессы внутри отдельно взятой компании – это микроуровень аналогичных процессов, происходящих в отрасли в целом. Принимая решение об автоматизации склада, нужно иметь четкое представление о технологии работы “to be” и объективно оценить риски, чтобы оптимально использовать широкий спектр возможностей WMS и обеспечить должную этапность проекта. Достаточно характерную ситуацию можно рассмотреть на примере склада многономенклатурной компании.

Если раньше основными критериями при выборе WMS были технические возможности решений, то в последнее время акцент плавно перемещается в сферу технологий. Именно поэтому все более высокую популярность приобретают адаптивные системы управления складом. Самый большой плюс адаптивной системы – это гарантированная возможность работы по наиболее оптимальной технологии, предусмотренной для функционирования конкретного складского комплекса. Однако, недостаточно красиво изложить ее на бумаге – следует обеспечить полную готовность предприятия к ее применению, и не только техническую, но и организационную.

Автоматизация склада – комплексная задача, решение которой зависит не только от внедряемого программного продукта, но и от готовности персонала работать по новым правилам. На одном из предприятий до внедерения автоматизированной системы управления складом сложилась ситуация, когда сотрудники чуть ли не ежемесячно «выбивали» у руководства повышение заработной платы, мотивируя это тем, что «только они знают, где что лежит».

Безусловно, непрерывность бизнеса (business continuity) и его зависимость от складских работников – вещи несовместимые. Если ваш персонал тоже считает себя «повелителем склада», нужно быть готовым к тому, что самая эффективная WMS система будет внедряться «со скрипом» из-за противодействия персонала, чьи позиции до ее появления были прочны и незыблемы. Именно поэтому готовность к кадровым переменам (смена сотрудников, разработка мотивационных схем и проведение иных мероприятий) – важная составляющая успешного проекта.

Автоматическая идентификация: теория и практика

Выражение «автоматическая идентификация», прочно связавшееся в сознании многих людей с радиотерминалами, сканерами и этикетками – это не более, чем ряд технических средств, который может быть как эффективным, так и абсолютно бесполезным. Кивая на Европу и Запад, где применение радиометок становится уже столь же популярным, как у нас на данный момент штрихкодирование, мы забываем о том, что мало ИСПОЛЬЗОВАТЬ технологию – ее надо использовать ЭФФЕКТИВНО.

В повседневной практике, на вопрос, адресованный директору по логистике: «Имеется ли на товарах маркировка?», практически в ста процентах случаев мы получаем ответ: «Однозначно! Даже и не беспокойтесь». Однако, одно только наличие штрихкода вовсе не говорит о том, что его можно использовать. Это может быть код партии, груза, внутренний код поставщика – все, что угодно. Поэтому проект автоматизации склада следует начинать с запросов поставщикам. Многономенклатурный склад подразумевает сложности в визуальной идентификации поступающих материалов, поэтому к вопросу автоматической идентификации следует подойти со всей серьезностью.

Штрихкод может соответствовать как материалу, так и упаковке. Известно, что корректным считается использование отдельных штрихкодов для каждой отдельной единицы: штуки, упаковки, коробки, паллеты. Если поставщик может предоставить информацию о штрихкодах партий, чтобы имелась возможность распознавать дополнительную информацию – это позволит еще больше сократить трудозатраты на стадии приемки.

Но сам по себе факт маркировки ничего не значит. А, следовательно, далеко не всегда штрихкодированный товар может быть легко идентифицирован, и происходит это по нескольким причинам.

Наиболее часто встречающаяся ошибка при автоматизации склада – это поверхностный и несерьезный подход к проверке актуальности штрихкодов на этикетках, имеющихся на товаре в момент поступления на склад.

Какие-то товары могут иметь штрихкод не на конкретный материал, а на целую группу. Если у поставщика (или производителя) не возникала необходимость обеспечивать уникальность штрихкодов, то можно оказаться в ситуации, когда формальное наличие идентификации ничуть не лучше ее полного отсутствия.

Кроме того, если каждый материал имеет свою уникальную маркировку, то лучше заручиться гарантией поставщика о том, что так будет всегда, на всем протяжении срока действия договора. Потому что если производство будет перенесено в другую страну (скажем, в Китай), либо сам поставщик начнет закупать ту же продукцию у другого производителя, то можно оказаться в ситуации, когда товары поступят на склад вообще без маркировки, хотя раньше все было в порядке. И в этом случае издержки складского оператора на то, чтобы штрихкодировать товар, могут быть соотносимы с его стоимостью или даже превышать ее.

Поэтому к процессу маркировки надо подходить с точки зрения ее экономической целесообразности. В конце концов, наличие или отсутствие штрихкода еще не означает полную невозможность работы с данным товаром на складе, а лишь диктует определенные ограничения.

Если ведутся переговоры с поставщиком о маркировке материалов штрихкодами, имеет смысл уточнить, что именно будет отражено в штрихкоде. Некоторые поставщики или производители могут просто запросить таблицу соответствия и использовать ее для маркировки на своей стороне.

Идентификация своими силами

Большое число поставщиков для крупного торгового предприятия – факт не удивительный. И подчас гораздо сложнее найти общий язык со всеми поставщиками, чем произвести маркировку своими силами. Использование маркировки позволяет значительно снизить трудозатраты и сократить число возможных ошибок при дальнейшей идентификации как внутри склада, так и на других складах, которые имеют возможность использовать эти же штрихкоды (например, филиалы). Не говоря уже о процессе переупаковки, где отсутствие штрихкода просто неприемлемо.

Выбор стандарта штрихкода, участка и этапа для маркировки – вопрос отдельный, тоже требующий серьезного подхода и позволяющий при корректном решении получить максимальный эффект с приемлемыми трудозатратами. Здесь стоит отметить тот факт, что разработка объемно-планировочного решения должна быть произведена с учетом потребности в зоне маркировки. К сожалению, об этом многие забывают.

Администрирование данных

Должность администратора данных на многих предприятиях просто отсутствует. Точно так же, как культура и элементарный регламент ведения нормативно-справочной информации. Чем больше бизнес-процессов автоматизируются, тем больше возникает потребность в корректном вводе информации и централизованном внесении изменений. Поэтому работу администратора данных, который обеспечивает актуальность справочно-нормативной информации, нужно ставить на должном уровне. Ведение подобных данных – это отдельный процесс и документооборот, но никак не разрозненная работа нескольких специалистов, каждый из которых производит исправления в те моменты, когда ему это «вдруг» стало нужным.

Необходимо поддерживать справочник номенклатуры, который был бы доступен и актуален не только для внутреннего, но и для внешнего использования. Если внутренняя информация не сопоставима с данными, которые приходят от поставщиков, то страшно даже представить себе тот объем работы, который придется проделать в момент внедрения новой технологии!

С внедрением автоматической идентификации процесс ведения справочной информации связывается с физическим отражением этой информации в процессах оперативной логистики, и любая допущенная ошибка может нести за собой огромные трудозатраты.

Все справочники должны быть актуализированы до момента ввода WMS в эксплуатацию, либо процесс актуализации должен быть согласован с командой внедрения со стороны исполнителя, чтобы обеспечить корректный переход к АСУС без форс-мажоров.

Если нет точной информации, то какие бы огромные возможности не имела WMS, результат может быть просто «никаким». Короткий пример: как Вы думаете, может ли WMS рассчитать потребность в наборной таре при полном отсутствии данных об объеме единиц материалов?

Contract Management как средство ухода от ошибок и неоптимальных решений

Contract Management – это функционал, который может присутствовать и в WMS, и в ERP. При этом, разная детализация информации позволяет говорить о недублируемости функционала, что является основополагающим принципом корректной параллельной работы информационных систем.

Любое действие любого сотрудника: кладовщика, менеджера отдела продаж или отдела закупок - может повлиять не только на какой-то локальный процесс, который, скорее всего, и является целью такого действия, но и на весь процесс товародвижения в целом. К примеру, необходимость работы с конкретными партиями товаров, когда ранее это не требовалось, может сигнализировать о потребности в дополнительных местах зоны набора.

Переход от экспертной оценки на этапах приемки и отгрузки к логике, описанной в виде условий модуля Contract Management и соответствующей заключенным договорам, дает возможность избежать ошибочных решений, допускаемых персоналом, а также – во многих случаях – упростить внедрение WMS, не говоря уже о более эффективном использовании складских мощностей.

Особенно это актуально, если у товара имеются ограниченные сроки годности. Когда хранятся партии сходного товара со сроком годности без Contract Management у сотрудников имеется возможность выбрать какую-то партию по личным договоренностям с менеджерами: «а отгрузите нам что посвежее».

Приведем конкретный пример:

Оператор отдела продаж запросил партию с конкретным номером «X», которая – по его мнению – соответствует договорам с клиентом. Несмотря на наличие того же товара в зоне набора, было произведено пополнение и занято дополнительное место в зоне набора. Почему для отгрузки не подошел тот же самый товар в зоне набора, но относящийся к партии «Y»?

Может, он проанализировал отчет, полученный несколько часов назад? Или он решил, что срок годности именно партии «Х» соответствует требованиям клиента? Вряд ли получится это выяснить.

Появление на складе партий товара с очень коротким остаточным сроком хранения приводит к тому, что образуются целые группы клиентов, которые покупают эти «хвосты» за копейки. Компании вынуждены реализовать товар с существенной скидкой, потому что ее персонал до внедрения Contract Management неэффективно отслеживал сроки годности.

На одном из проектов только за счет внедрения Contract Management и фиксирования реальных условий заключенных договоров, удалось сократить объем образовавшихся «неликвидов» (просроченный товар и тот, который реализуется по заниженной цене из-за низкого остаточного срока годности) на 30%. При этом, не стоит воспринимать этот функционал как панацею. Наверняка в договорах с поставщиками и клиентами уже давно прописаны все условия, вопрос лишь в том, соблюдаются ли они персоналом на уровне оперативной логистики.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--