Реферат: Внедрение средств автоматизации

исследование и обоснование создания системы (предпроектное обследование );

разработка технического здания;

эскизное проектирование;

рабочее проектирование;

изготовление несерийных компонентов комплекса средств автоматизации;

ввод в действие.

Сразу же нужно определиться, что мы хотим создать - отдельные банки данных (ЭК книг, Периодические издания и др.) или целостную АБИС. Затем на основе предпроектного исследования осуществляется тот технологический процесс, который переводится на компьютеры. При этом составляется техническое задание на разработку банка данных (системы). На этом этапе возможно предупредить ошибки в выборе или разработке программного обеспечения.

Этапы внедрения средств автоматизации:

Автоматизация процессов входной обработки массивов документов (функции обработки документов, создание на текущих потоках базы данных, записи читателей). Массивы документов определяют виды документов, для которых составляются записи (библиографические, о единицах хранения, о партнерах по книгообмену и т.д.). Каждая запись состоит из набора элементов.

Способом изображения состава элементов каждого вида записей является формат. Его функция - кодирование элементов записей. В настоящее время в библиотечных системах многих стран используются форматы типа MARC (форматы машиночитаемой каталогизации), созданные в США (USMARC), Великобритании (UKMARC), Финляндии (FinMARC) и др. Разработан также международный коммуникативный формат UNIMARC для обмена библиографическими записями между библиотеками разных стран. В АБИС нашей страны используются различные варианты этих форматов USMARC, UKMARC и UNIMARC.

Наращивание парка компьютеров и выборочная обработка фондов документов для ускоренного формирования ЭК, служебных и пользовательских баз данных. При этом производительность обработки возрастает в 2-3 раза и выше из-за отсутствия необходимости распечатки каталожных карточек, использования кооперации в обработке ретро-спективы с другими библиотеками.

Установка и освоение средств автоматизированной внешней связи, начало их использования для решения внутрибиблиотечных задач (комплектование, заказы на поставку литературы по МБА), начало подготовки потенциальных пользователей к новым для них услугам и информационной продукции.

Установка и использование средств автоматизации на участках обслуживания читателей библиотеки (абонемент, читальные залы, справочно-библиографическое обслуживание)

Обработка и внедрение комплексных организационно-технологических средств обеспечения и управления работой АБИС, отработка организации и технологии выполнения работ персоналом системы и подготовка соответствующих решений и документации

Полномасштабное внедрение АБИС и его эксплуатация

Развитие АБИС

Важнейшим элементом автоматизации является ЭК (Электронный Каталог). В начале основное требование к программным продуктам - возможность получения библиографической карточки и в меньшей степени создание ЭК. Освоив новую технологию обработки документов, решив проблему библиографической карточки, накопив определенные массивы данных, подключив к ним пользователей , можно внедрять программные продукты, использующие один формат. Подготовка данных в формате карточки предполагает создание ее образа, что требует в совершенстве знания ГОСТов на все типы и виды описаний. При поэлементном вводе данных каталогизатору нет необходимости думать о той части ГОСТа, которая описывает взаимодействие элементов. Образ карточки формируется программным путем.

ЭК требует создания деятельного вспомогательного справочного аппарата «Authorityfile». В традиционных карточных каталогах это справочные картотеки альтернативных имен авторов, псевдонимов, коллективов, предметных рубрик, ссылки типа «см.», «см. также». Без создания «Authorityfile» ЭК не может функционировать нормально из-за частой смены наименований, например, коллективов, их переподчинения.

Эк расширяет возможности тематического поиска при наличии развитой системы лингвистического обеспечения.[2] Использование традиционных систем индексирования (ББК) недостаточно при поиске, а цифровая кодировка затрудняет их использование, особенно для читателей. Глубже раскрыть содержание можно с помощью дескрип-торных языков, иерархических классификаций. В дескрипторном языке смысл документа описывается с помощью ключевых слов, между которыми задаются семантические отношения. Связи фиксируются в информационно-поисковых тезаурусах.

Выбор формата, создание «Authorityfile», систем индексирования - главные составляющие от перехода от традиционного к ЭК. Благодаря ЭК осуществляется быстрота и разносторонность поиска, удобство пользования в сравнении с традиционным каталогом.

Программное обеспечение

Программное обеспечение в первую очередь должно реализовать следующие функции АБИС:

обработку, хранение библиографической и фактографической информации, ее поиск по любым элементам записей и их сочетаниям;

поддержку иерархических классификаций и тезаурусов и использование зафиксированных в них смысловых отношений между поисковыми признаками при тематическом поиске;

подготовку материалов для библиографических изданий, подборок материалов в виде списков, фактографических и библиографических записей, отсортированным по индексам какой-либо классификации и алфавиту;

вывод данных о занятости экземпляра издания, осуществление заказа единицы хранения читателем непосредственно при работе с ЭК с автоматическим формированием читательского требования;

фиксацию выдачи и возврата единиц хранения с параллельным изменением данных об их местонахождении и сведений в читательском формуляре о полученных документах;

поддержку использования при поиске нормативных записей об индивидуальных авторах и коллективах;

наличие справочных текстов для ситуаций, которые могут вызвать затруднения у пользователя;

ввод записей о заказываемых документах и учет поступления их в библиотеку;

выдачу результатов поиска на экран и на принтер в принятой форме;

загрузку данных из текстовых файлов и выгрузку записей из базы данных в текстовые файлы;