Реферат: Внутренняя среда организации и организационная культура как важная ее составляющая
Таким образом, представление организации как системы позволяет выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой природы:
- Целостность
Создание целого осуществляется посредством интеграции, то есть объединения частей в единое целое. Любую организацию можно рассматривать как интегрированное целое, в котором каждый структурный элемент занимает строго определенное место.
- Эмерджентность
Эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются просто суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. Однако объединяемые в систему (целое) элементы могут терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые.
- Устойчивость
Организация, будучи целостным, системным образованием, всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие под влиянием внешних факторов изменения.[1]
Организация также представляет собой обеспечивающую функцию управления, направленную на создание необходимых условий для достижения целей (от лат. organizo– «придаю стройный вид, устраиваю»).
Организация как функция управления обеспечивает упорядочение всех сторон деятельности управляемой системы на всех ее иерархических уровнях.
Функция организации состоит в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определении порядка и условий ее функционирования, то есть в формировании управленческих отношений. Это процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.
Вне зависимости от типа и масштабов деятельности каждая фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов , которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации:
1) неразрывная связь с целями предприятия, определяемыми в ходе планирования;
2) делегирование полномочий, то есть поручение различных задач работникам и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;
3) координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определении того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), то есть каждый член группы должен знать, что он должен делать, сроки выполнения работ и кто им руководит;
4) использование эффективных норм управляемости (так называемого диапазона контроля); можно выделить факторы, определяющие норму управляемости (количество сотрудников, которыми может эффективно управлять один менеджер, и время и частота, необходимые менеджеру для общения с ними). Это во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлеченности в трудовой процесс.
Для выполнения функций организации в ней следует выделить управленческие процедуры:
· построение организационной структуры: выделение подразделений, определение из состава, задач, функций;
· осуществление процедуры отбора кадров;
· установление соподчиненности и взаимосвязей (здесь должны быть четко определены права, обязанности и ответственность структурных подразделений и отдельных лиц);
· предусмотрение персональной ответственности должностных лиц за выполнение указаний вышестоящего органа управления;
· с помощью инструктирования создание условий для осуществления процессов, не зависящих от индивидуальных качеств людей, а вытекающих из требований системы управления (задачами инструктирования являются знакомство с условиями производства, обстановкой, консультации по выполнению конкретных видов работ, обеспечение информацией).[2]
Каждая внутренняя переменная организации играет важную роль в обеспечении эффективного функционирования всей организации в целом. Внутренние переменные в большинстве своем являются результатом деятельности менеджеров и находятся под их влиянием. Внутренние переменные – это части самой организации, ситуационные факторы внутри нее, состав и взаимосвязи сложной системы – организации.
1.2. Внутренняя среда организации – фактор развития производства
Концепция кривой опыта показывает, что удвоение объемов производства снижает затраты на 20%, а, следовательно, приводит к росту эффективности. Данная концепция желанна для любого хозяйствующего субъекта, однако на практике имеет место как экономический рост, так и экономический спад. Этот весьма сложный процесс регулируется не только на национальном, но и на межгосударственном уровне. Результаты деятельности хозяйствующего субъекта зависят не только от факторов внешней среды, но и от внутренней среды.
Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование всей организации. Хозяйствующий субъект должен знать факторы внутренней среды, воздействующие на него с целью повышения эффективности производства через конкретные управленческие решения. Ограниченность ресурсов и необходимость выбора заставляют руководителей постоянно проводить исследования в области изучения спроса, рынков сбыта, источников сырья, методов ценообразования, подбора и планирования персонала, что должно обеспечить повышение эффективности производства.[3]
Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации, состояние которых в совокупности определяет тот потенциал и те возможности, которыми располагает организация. Кадровый срез внутренней среды охватывает такие процессы, как взаимодействие менеджеров и рабочих; найм, обучение и продвижение кадров; оценка результатов труда и стимулирование; создание и поддержание отношений между работниками и т.п. Организационный срез включает в себя коммуникационные процессы; организационные структуры; нормы, правила, процедуры; распределение прав и ответственности; иерархию подчинения. В производственный срез входят изготовление продукта, снабжение и ведение складского хозяйства; обслуживание технологического парка; осуществление исследований и разработок. Маркетинговый срез внутренней среды организации охватывает все те процессы, которые связаны с реализацией продукции. Это стратегия продукта, стратегия ценообразования; стратегия продвижения продукта на рынке; выбор рынков сбыта и систем распределения. Финансовый срез включает в себя процессы, связанные с обеспечением эффективного использования и движения денежных средств в организации. В частности, это поддержание ликвидности и обеспечение прибыльности, создание инвестиционных возможностей и т.п.
Внутренняя среда как бы полностью пронизывается организационной культурой , которая так же, как вышеперечисленные срезы, должна подвергаться самому серьезному изучению в процессе анализа внутренней среды организации. Организационная культура представляет собой систему формальных и неформальных правил, норм, обычаев, традиций, обретаемых сотрудниками в результате совместного опыта решения внутренних проблем и обусловливающих индивидуальность компании. Эти правила, норма, обычаи, традиции транслируются через средства материального и духовного окружения и утверждаются властными установками лидеров компании. Более подробно об организационной культуре речь пойдет в пункте 1.4 данной курсовой работы.
Хозяйствующий субъект должен умело управлять своими ресурсами, самим производственным процессом, сбытом продукции. Для эффективного управления этими ресурсами необходимо научиться не только определять влияние множества факторов на результат производства, но и сделать все необходимое, чтобы научиться их предвидеть и управлять ими. Модели факторов внутренней среды могут носить свернутый и развернутый варианты в зависимости от их стратегии и возможности управления этими факторами (см. рисунок 1).[4]
Существует несколько подходов к группировке факторов внутренней среды. Один из них предполагает их определение через те или иные стороны общих характеристик, параметров – это наличие общих целей, преобразование ресурсов, зависимость организации от внешней среды и проч. (см. таблицу 1).
 |  |
| |
 |  |
Рис. 1. Факторы внутренней среды
Таблица 1
Группировка факторов внутренней среды организации
| Критерий классификации | Наименование фактора |
| 1. Наличие общих целей | Цели, совместные ценности |
| 2. Преобразование ресурсов | Персонал, технология, финансовая система, информационная система, бизнес-процессы |
| 3. Зависимость организации от внешней среды | Стиль организации, стратегия |
| 4. Разделение труда | Навыки персонала, задачи |
| 5. Образование подразделений | Структура |
| 6. Необходимость и наличие управляющего органа | Власть |
| 7. Прочие | Культура организации |
Анализ таблицы 1 позволяет сделать вывод, что исследователи делают акцент в основном на один критерий – преобразование ресурсов. Это связано с тем, что организация и создается для преобразования ресурсов в конечный результат. Кроме того, необходимо отметить определенную взаимосвязь и взаимообусловленность факторов, что не позволяет каждый из них жестко отнести только к одной группе. Показанная в таблице 1 группировка факторов внутренней среды основана на системном и ситуационном подходах и характеристике организации как единого целого, имеющего свои общие со всеми организациями специфические черты.