Реферат: Возможности Excel

Большинство пользователей постепенно осваивают те возможности Excel, которыенаиболее пригодны для создания документов нужного им типа. Определив длясебя оптимальное количество требуемых инструментов, они, как правило, оставляют без внимания множество средств и функций программы. Наиболее честолюбивые пользователи, для того чтобы облегчить доступ к привычным командам, изменяют пользовательский интерфейс Excel. Но дальше этого они не идут.

1.2 Автоматизация рабочих процессов

Две области, которые многие пользователи, к сожалению, оставляют без внимания, — это запись макросов и программирование в среде VBA (Visual Basic for Applications — Visual Basic для приложений). В недалеком прошлом макросы имели настолько плохую репутацию, что многие не желали даже связываться с ними. Однако сейчас макросы очень просто записывать и выполнять. Применив минимум усилий, можно избежать выполнения действий, которые могут привести к утрате данных или, скажем, к повреждению операционной системы

(именно этого больше всего опасаются начинающие пользователи). Но тот, кто не отважится работать с макросами и программами VBA, лишит себя возможности изменить жизнь к лучшему за счет использования форм (настраиваемых диалоговых окон), которые предназначены для представления информации и получения данных от пользователя, а также применяются в качестве графических средств для работы с настраиваемой процедурой или приложением.

VBA является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office 2003. Основные принципы работы в среде VBA и в среде Visual Basic 2003 идентичны. Перечислим главные преимущества, получаемые в результате применения языка VBA.

Во-первых, с помощью VBA можно записывать последовательности повторяющихся команд, характерных для какого-либо приложения, и назначать правила (условия), в соответствии с которым эти последовательности (процедуры VBA) будут вызываться в приложении. Например, после нажатия некоторой кнопки, рабочий лист Excel будет отформатирован с учетом ваших требований, записанных на VBA и сохраненных в рабочей книге или шаблоне.

Во-вторых, применив средства VBA, можно обеспечить нестандартный диалог с пользователем, создавая диалоговые формы и обрабатывая реакцию пользователя на событие в приложении.

Наконец, использование единого языка программирования способствует более тесному взаимодействию Excel с продуктами Microsoft Office. С помощью VBA можно разрабатывать приложения, одновременно применяющие компоненты нескольких программ.

1.2.1 Макрорекордер

В Excel существует возможность создавать собственные макросы и таким образом автоматизировать выполнение основных операций. Макрос представляет собой последовательность команд и функций, записанных в модуле VBA. Насколько Автоматизация рабочих процессов сложными могут быть макросы, можно судить по входящим в пакет поставки

Excel надстройкам, при создании которых использовались средства макропрограммирования.

Существует два способа создания макроса: записывать свои действия во время работы с листом Excel или же написать макрос, используя редактор Visual Basic. Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помощью Макрорекордер, и для этого вовсе не нужны глубокие знания по программированию. Работа Макрорекордер во многом напоминает работу обычного магнитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука. Макрорекордерпротоколирует все выполняемые пользователем действия и представляет их в видеVBA-кода.

Однако следует помнить, что собственноручно написанные макросы позволяют

создавать гораздо более мощные и гибкие программы, чем макросы, записываемыми с помощью Макрорекордер, но, конечно, записать макрос гораздо проще, чем создать его программный код. Процесс записи макроса с помощью Макрорекордер можно условно разбить на четыре следующих этапа:

1) запуск Макрорекордер;

2) присвоение макросу имени;

3) выполнение записываемых операций;

4) завершение записи.

Начало записи

Прежде чем записывать свой макрос, определитесь, что вы хотите получить в результате. Подумайте, какие действия он должен осуществлять, и настройте приложение таким образом, чтобы можно было беспрепятственно выполнить последовательность команд, подлежащих записи. Например, прежде чем приступить

к созданию макроса, предназначенного для редактирования текста, убедитесь,

что окно с нужным документом находится на переднем плане. (Вы можете приостановить процесс записи макроса при необходимости выполнить операцию, которую не следует записывать, но лучше спланировать свои действия заранее.)

Кроме того, вам придется протестировать макрос, потому что при записи фиксируются все действия, в том числе и ошибочные. И обязательно определите, в каких условиях будет работать макрос.

Для того чтобы начать запись макроса, необходимо активизировать чистый рабочий лист, выбрать в меню Tools (Сервис) команду Macro (Макрос), а в открывшемся

подменю — команду Record New Macro (Начать запись). На экране появится диалоговое окно Record Macro (Запись макроса), в котором следует указать имя макроса, ввести его краткое описание, задать комбинацию клавиш для запуска создаваемого

По умолчанию макросу присваивается имя Macro ft (Макрос*), где символ диеза соответствует порядковому

номеру макроса. Имя макроса отображается в поле Macro name (Имя макроса).

Это имя можно оставить без изменения, но при желании можно заменить его другим, которое описывало быстродействия макроса. При выборе имени макроса и комбинации клавиш для его запуска следует придерживаться следующих правил:

1) Имя макроса может состоять максимум из 255 символов. Оно не должно со-

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--