Реферат: Введення і редагування тексту створення резервної копії файла відкривання файлів

1. Введення і редагування тексту.

2. Створення резервної копії файла.

3. Відкривання файлів.

Введення і редагування тексту

Введення символів. Перед введенням символів слід вибрати шрифт, його розмір, формат.

Символи клавіатури вводяться в позицію текстового курсора (мерехтливий вертикальний штрих). Пересунути текстовий курсор можна за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою миші (покажчик миші перевести в потрібну позицію і натиснути ліву кнопку). Символи можуть вводитись у режимі заміни або вставки. В першому випадку введений символ заміщає той символ, на якому знаходиться курсор. В режимі вставки частини рядка, що розміщена праворуч від курсора, зсувається на одну позицію і символ вводиться на звільнене місце. Переключення між режимами здійснюється клавішею [Ins]. В режимі заміни індикатор ЗАМ рядка стану має чорний колір, а в режимі вставки — сірий. Після введення символа курсор переміщається на одну позиці ю праворуч. Для вилучення символа ліворуч від курсора слід натиснути клавішу [Backspace], а символ позиції курсора — клавішу [De]. При цьому курсор переміщається на одну позицію ліворуч. Коли курсор доходить до кінця рядка, то перше слово, яке не вміщається в даному рядку, повністю переноситься в наступний. Якщо в будь-якій позиції рядка натиснути клавішу [Enter], то редактор переходить на новий рядок абзацу. Для переходу в наступний рядок без створення абзацу слід натиснути комбінацію клавіш [Shift-Enter].

Поруч з автоматичною версткою рядків існує і автоматична верстка сторінок. Як тільки рядки тексту не помістяться на одній сторінці, вони автоматично перемістяться на наступний. На екрані між сторінками буде видно штрихову розподільну лінію. Користувач може примусово ввести роздільник сторінок. Для цього слід підвести курсор до рядка, з якого має починатись наступна сторінка і натиснути комбінацію клавіш [Ctrl-Enter]. Переміщення за текстом. Переміщуватись за текстом можна за допомогою миші, використовуючи лінійки прокрутки. Для переміщення є можливість використовувати клавіші управління курсором і комбінації клавіш:

[PgUp], [PgDn] — на розмір вікна вгору, вниз;

[Home], [End] — на початок, закінчення рядка;

[Ctrl-Home], [Ctrl-End] — на початок, закінчення тексту.

Виділення тексту. Для виділення тексту мишею слід встановити курсор миші на початок фрагменту, натиснути ліву кнопку і, не відпускаючи її перемістити курсор до кінця фрагменту. При цьому колір виділеного фрагменту буде інвертуватися. Подвійне натискування лівою кнопкою миші виділяє слово, на яке встановлено курсор миші. Натискування лівої кнопки миші, коли курсор знаходиться біля лівою межі рядка, виділяє рядок, а подвійне натискування — весь абзац. Весь текст можна виділити, виконавши команду меню Правка/Выделить всё. Фрагмент залишається виділеним, поки не буде виконано інші команди. Для зняття виділення слід встановити курсор миші в будь-яке місце поза виділеним фрагментом і натиснути ліву кнопку миші. Редагування виділеного фрагменту. Виділений фрагмент можна вилучити, перемістити, скопіювати. За таких операцію часто використовують буфер обміну Windows. Через цей буфер редактор Word може обмінюватись інформацією з іншими програмами, що працюють у середовищі Windows. Вилучити виділений фрагмент тексту можна за допомогою команди Правка / Вырезать або кнопки Удалить панелі інструментів Стандартная. Фрагмент вилучається із тексту і поміщається у буфер обміну. Текст з буферу обміну можна багаторазово читати. Цей текст зберігається в буфері доти, поки в нього не буде занесений новий фрагмент, але при цьому фрагмент у буфер обміну не заноситься. Вставка фрагменту з буферу обміну здійснюється командою Правка / Вставить або кнопки Вставить панелі інструментів Стандартная. Фрагмент вставляється в позицію текстового курсора. Перенести фрагмент можна за допомогою послідовного виконання двох команд: Правка / Вырезать і Правка / Вставить. При виконанні першої команди виділений фрагмент переноситься в буфер обміну, але з тексту не вилучається.

Команди редагування діють і при роботі з документами в різних вікнах. Це дає змогу обмінюватись фрагментами тексту між різними документами.

Поля. Поля — це спеціальні фрагменти тексту, які розмішуються в документі і забезпечують автоматичне вненсення в документ деякої інформації. Для внесення в документ поля слід встановити курсор у потрібну позицію і виконати команду Вставка /Поле, при цьому відкривається вікно діалогу Поле.

Пошук і заміна фрагментів тексту. У редакторі Word можна робити пошук слів і фрагментів тексту за заданими умовами із їх заміною або збереженням. Ця процедура виконується за командою Правка — Найти, яка активізує вікно "Найти и заменить" з вкладками «Найти», «Заменить» і «Перейти».

Під час пошуку з заміною слів у відповідні поля вкладки «Заменить» вводять початкові слова і слова, якими їх варто замінити. Після клацання лівою клавішею миші на кнопці

«Заменить» система знаходить у тексті найближче початкове слово, виділяє його і замінює новим. Щоб замінити початкове слово у всьому документі, досить скористатися кнопкою «Заменить всё». Для вилучення слова з тексту слід поле «Заменить на» залишити порожнім. Вкладку «Заменить» можна використовувати також для пошуку слів без їх заміни. Для цього досить клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Найти далее». Взагалі пошук слів і фрагментів тексту виконується за допомогою вкладки «Найти». Для заміни фрагментів тексту можна скористатися також командою Правка — Заменить. Остання відразу активізує вікно «Найти и заменить» із вкладкою «Заменить».

До засобів редагування текстових документів належать такі:

• Перевірка орфографії. У процесі введення тексту виконується пошук кожного введеного слова у внутрішньому словнику. Якщо такого слова (з урахуванням дозволених змін) у словнику нема, то вона на екрані підкреслюється червоною хвилястою лінією.

• Перевірка граматики. При введенні тексту автоматично виконується перевірка граматики з підкресленням зеленою хвилястою лінією тексту, який не відповідає граматичним правилам.

• Знайти і замінити. Цим засобом можна знайти у багатосторінковому документі потрібний фрагмент (слово, кілька слів, речення), вилучити або замінити його на інший по всьому документові.

• Російсько-український переклад окремих слів, речень і документів.

Word надає кілька засобів редагування і аналізу текстового документа. Такі засоби, як перевірка орфографії, перевірка граматики, словник символів і розстановка перереносів, дозволяють створити ясні, граматично правильні документи, у яких слова, досконалі з точки зору орфографії, знаходяться у злагоді одне з одним.

Створення резервної копії файла

Копіювання файла — гарантія його небажаних змін і повної втрати. Створити копію файла з ім'ям можна його простим перезаписом за командою Сохранить как, але під трохти видозміненим ім'ям. Водночас Word 97 надає користувачеві можливість автоматично створювати резервні копії документа, а також зберігати кілька версій документа, що редагується, в одному файлі. Резервна копія створюється за допомогою перемикача «Всегда создавать резервную копию», який є елементом вкладки «Сохранение» діалогового вікна «Параметры», яке активізується за командою «Сервис — Параметры». При цьому будь-яка попередня версія-копія документа зберігається на магнітному диску у файлі з його початковим ім'ям, але з додаванням слова «Копия».

Для збереження в одному файлі кількох версій документа варто виконати команду Файл — Сохранить как і у миші на кнопці і у відомому вікні клацнути лівою клавішею миші «Сохранить версию». В однойменне вікно, що відкрилося, вводяться нотатки та коментар цієї версії, яка потім зберігається після клацання лівою клавішею миші на кнопці ОК.

Кількість версій документа визначається користувачем. Доступ до будь-якої з них виконується за допомогою Файл — Версии.

З метою економії ємності пам'яті та скорочення часу оброблення файлів- документів рекомендується вилучати версії, що стали непотрібними.

Відкривання файлів.

Відкривання будь-якого раніше збереженого файла-документа виконується за командою Файл — Открыть, яка активізує діалогове вікно «Открытие документа» де вибирається робоча папка з потрібними документом.

Якщо в списку «Тип файлов» установлено параметр «Документы Word», то у відповідному списку відображаються імена всіх файлів. Тоді досить вибрати з нього ім'я потрібного файла і клацнути лівою клавішею миші на кнопці «Открыть». Після цього документ буде завантажено в оперативну пам'ять і на екрані монітора з'явиться його перша сторінка. Імена файлів із будь-яким розширенням можна вивести на екран за допомогою параметра «Все файлы» зі списку «Тип файлов».

У діалоговому вікні «Открытие документа» можна вибрати і відкрити кілька файлів одночасно, клацнувши лівою клавішею миші на їхніх іменах при натисканні клавіші Ctrl. Імена останніх файлів, з якими ви вже працювали раніше, відображаються в нижній частині меню Файл. Для відкривання будь-якого з них досить клацнути лівою клавішею миші на його імені. Будь-який з відкритих файл і в-документів можна також вибрати у меню Окно.

Використана література:

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкіна Н. Microsoft word.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--