Реферат: Закупочная логистика 5
4. Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.
5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.
8.Адрес поставки.В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.
9.Цену.В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.
10.Расчетный счет.Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты [16, с.121].
При планировании закупок важно определиться, закупать ли материалы или производить самому. Для этого надо сопоставить затраты на производство и на закупку. Затраты на производство включают стоимость энергии, сырья, хранения, рабочей силы. Затраты на закупку включают цену поставщика, а так же расходы, связанные с транспортировкой, складированием, упаковкой, персоналом, обработкой [16, с.122].
Преимуществами производства являются более низкая производственная себестоимость, поддержание надлежащего уровня поставки, рациональное использование имеющихся трудовых и материальных ресурсов, достижение и гарантия необходимого уровня качества, поддержание организационной структуры, рост или сохранение объемов производства. Преимущества покупки: неосновной вид деятельности или услуг, наличие надежного поставщика, отсутствие собственных производственных мощностей, возможность отказа от покупки при изменении конъюнктуры рынка, отсутствие собственного производственного персонала нужной квалификации [4, с.21].
При получении поставляемых материалов важное значение имеют приемка товаров, проверка количества и качества продукции, документальное оформление поставок.
При приемке важно проверить, что товар поставлен в оговоренное время и за установленную цену, от своего поставщика, необходимого качества и в нужном количестве. Так же нужно расположить складские помещения, места приемки и разгрузки как можно ближе друг к другу [16, с.122].
Используются следующие документы при поставке товаров:
1. Копия заказов, которая должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).
2. Уведомление об отгрузке, которое направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
3. Сопроводительное письмо. Оно должно обязательно сопровождать поставленную партию товара и подтверждать, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.
4. Документ доставщика. Он применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
—название и адрес отправителя;
—описание продукции;
—масса (вес) продукции;
—количество мест;
—название доставщика;
—особенности транспортировки.
5. Подтверждение получения поставки. Его используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
6. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров [16, с.123].
При получении товаров необходимо проводить проверку на соответствие их качества предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества может привести к следующим издержкам:
— расходы, связанные с возвратом бракованного товара;
— остановка производства, в случае если вся партия оказалась некачественной;
— потеря доверия потребителей к своей продукции;
— судебные иски.