Статья: ERP - системы
Понятия модель, объект и процесс (МОП) являются ключевыми в структуре любой ERP-системы. Процесс конфигурирования ERP-системы состоит в выборе и отражении в системе моделей, объектов и процессов, используемых организацией.
Модели
В ERP-системах заложено несколько моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3 (рис. 1). Эти модели - отображение реального мира в системе, и их качество важно для отражения реальности. Например, модель организационных структур позволяет фиксировать информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.
Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут обеспечить системе определенный уровень детализации организации, необходимый для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.
Существуют определенные предположения, касающиеся тех основных моделей, которые должны быть адаптированы при внедрении. Например, как указано, организационная модель системы R/3 потребовала от компании Microsoft описать каждое подразделение для целей моделирования оценки либо как центр затрат, либо как центр прибыли. К сожалению, это представление отличалось от существующей организационной модели, и Microsoft пришлось приспосабливаться к модели.
Объекты
Объект можно определить как интерфейс между "внутренней" средой - содержанием и организацией с амого объекта - и "внешней" средой - окружением, в котором он функционирует. Внутренняя среда - это компьютерная программа, а внешняя - это мир, в котором функционирует система.
Объекты предприятия - пища для информационных процессов. Например, под таким объектом предприятия, как "документ", обычно понимается счет. Кроме того, объектами также являются реализации моделей (в форме перечня счетов, списков производителей, списков продукции и т. д.). Объекты предприятия известные как документы генерируются системами в качестве выходных данных (например, счета) или используются ими в качестве входных данных (заказы клиентов). Объекты предприятия, являющиеся реализациями моделей (например, списки производителей), обеспечивают структуру производственных систем.
Процессы
Процессы - это потоки деятельности и информации, необходимые для выполнения определенной задачи или группы задач. Обычно организации должны выбирать процессы, соответствующие их потребностям, из набора процессов, содержащихся в ERP-системе. Поскольку, в принципе, существует множество способов выполнения задачи или групп задач, каждый из процессов не является единственно возможным. А так как они не являются единственно возможными, ожидается, что одни процессы будут работать лучше, чем другие. В рамках ERP-систем существуют многочисленные процессы, охватывающие несколько функций.
На рисунке 2 изображен процесс управления заказами SAP. Этот процесс отображается в многочисленных модулях SAP, интегрированных между собой. В традиционной функционально-ориентированной системе, напротив, существовало бы, по меньшей мере, четыре различные системы (товарооборот и распределение, производственное планирование, управление материалами и финансы), которые не были бы интегрированы. И обмен информацией между ними производился бы вручную, если бы вообще производился.
Внедрение процессов системами планирования ресурсов предприятий, в конечном счете, требует многих решений, которые обычно принимаются группой внедрения. Среди этих решений такие, как, например, кому выдать кредит и кому отказать, или, когда предложить скидки и кто их должен получить.
До внедрения ERP-систем фирмы в целом не использовали общие и глобальные модели, объекты и процессы (МОПы). Однако внедрение ERP-систем обычно требует общих МОПов по нескольким причинам: требования системы, обслуживание клиентов, управление процессами, общекорпоративная БД, создание ценности и снижение расходов.
Обычно компании создают набор стандартов, выбирая из существующих у них МОПов (найденных в различных подразделениях), лучших практик, предоставленных консультантами и ERP-системой, а также используя смешанные подходы. К сожалению, чаще всего не понятно, какой набор объектов и стандартов должен быть принят, особенно из-за того, что при любом выборе одни подразделения получат большую выгоду, чем другие. Стандартизация МОПов может быть довольно широкой, а подразделениям может быть разрешено выбрать только около 1% МОПов.
5. Ввод данных в ERP-системах.
Системы планирования ресурсов предприятий зачастую приводят к реинжинирингу организационных процессов. Например, во многих традиционных системах данные собираются на погрузочной площадке, обрабатываются бухгалтерами и затем вводятся в систему. Однако ERP-системы разработаны таким образом, что они могут использоваться с момента создания данных, иногда прямо при выполнении операций. В результате такого реинжиниринга происходят большие изменения в процессах, затрагивающие следующие вопросы: кто собирает данные, как они собираются (фактически, собирается больше данных, минуя оформление на бумаге, и они вводятся непосредственно в компьютерную среду), сбор данных на месте их создания, замена бухгалтеров людьми, собирающими информацию при осуществлении операций, и изменения, при которых данные генерируются так, чтобы акцентировать внимание на процессе.
Каждое из этих системных изменений может иметь большое влияние на сбор данных (например, кто вводит данные, где осуществляется ввод данных, и как часто вводятся собранные данные), и это в конечном итоге влияет на качество данных. Как результат, изменения во вводе данных, осуществленные в процессе реинжиниринга, могут влиять на соответствующие затраты при внедрении ERP-системы и выгоды от него.
Оценка выгод зачастую более трудная задача, чем оценка затрат, - возможно, потому что выгоды еще не актуализированы и зачастую являются менее прямыми. Таким образом, чтобы понять вклад выгод, необходимо идентифицировать преимущества, которые ассоциируются с системными изменениями.
С одной стороны, затраты на внедрение, зачастую, можно определить сразу. Но даже в этом случае существуют некоторые затраты, которые трудно измерить. Например, изменения в процедурах ввода данных могут породить недовольство со стороны пользователей. Так как недовольство пользователей может повлиять на стоимость внедрения и потенциальный успех внедрения ERP-системы, важно определить возникающие факторы, которые могут вызвать недовольство пользователей и разработать модель, которая поможет понять последствия, вызванные сложностями внедрения, возникающими из-за ввода данных.
Реинжиниринг, осуществляемый при внедрении ERP-систем, в конечном итоге приводит к изменениям того, сколько раз, как, где и когда собираются данные. Хотя каждое из изменений может принести определенные выгоды, изменения могут также привести и к недовольству пользователей. В конечном итоге нужно взвесить преимущества от изменений и недовольство пользователей, и могут понадобиться дополнительные усилия для уменьшения недовольства пользователей.
Традиционные системы могут обеспечить фактически более эффективный сбор определенных наборов данных. Например, для информации, которую можно собрать в традиционной системе в одном окне, в ERP-системе понадобится от трех до шести окон. Это обеспечило базис для модели трудностей внедрения, сравнивающей традиционные и ERP-системы как по количеству необходимых окон, так и в свете числа операций ввода. По мере того, как эти факторы возрастают, сложность внедрения растет.
6. Возможности создания отчетов и запросов в ERP-системе.
При использовании ERP-систем информация доступна для конкретных пользователей в форме конкретных отчетов. Кроме того, существуют другие методы вывода данных, в том числе запросы в базу данных. В последнее время возможности создания отчетов в ERP-системах стали развиваться, так как их производители попытались увеличить доступность и упростить использование этих систем.
Отчеты ERP-систем
Системы планирования ресурсов предприятия могут создавать различные стандартные отчеты, которые спроектированы для стандартного принятия решений. Отчеты, предоставляемые системой, зависят от конкретного модуля. Например, финансовые модули создают классические финансовые отчеты, включая декларации о доходах и бухгалтерские балансы.
Однако отчеты ERP-системы не всегда соответствуют нуждам пользователей. Следовательно, фирмам, возможно, нужно будет найти альтернативные методы создания таких отчетов. Возможности создания отчетов ERP-систем не всеми пользователями используются легко, и, кроме того, существует такое понятие, как цена "рабочего места" - стоимость ERP-системы обычно зависит от числа пользователей системой. В результате, некоторые фирмы создают отчеты и вводят их в другие среды (например, в intranet), так что экспертиза с помощью ERP не всегда требует использовать возможности этих систем по созданию отчетов.
Запросы в базу данных
Системы планирования ресурсов предприятий обычно имеют под собой реляционные БД. В результате, используя или БД, или возможности запросов ERP-систем, можно создавать отчеты, базирующиеся на основной информации, и делать их доступными. Запросы особенно необходимы в том случае, если отчеты, созданные ERP-системой, не соответствуют нуждам пользователя.
Запросы в БД могут выполняться на одном из двух уровней. Во-первых, в ПО ERP-систем обычно заложена возможность формирования запросов. Во-вторых, внутри БД (например, Oracle), включенной в ПО ERP, также есть возможность формирования запросов. Обычно организации используют возможности одного из этих двух уровней.
Создавать отчеты в ERP-системе можно, используя несколько способов, в том числе используя запросы к БД и возможности ERP-систем в создании отчетов. Однако некоторые фирмы сделали информацию доступной для менее заинтересованных пользователей через корпоративные сети (intranet). Кроме того, важным средством создания отчетов или сбора представлений являются хранилища данных. Одно из дополнительных преимуществ их использования - возможность извлечения знаний из данных, созданных в ERP-системах.
За последнее время представление выходных данных ERP-систем стало осуществляться не в виде отчетов, а в виде спроектированного в соответствии с нуждами клиента рабочего стола, использующего информацию с портала. Кроме доступа к отчетам, специально разработанная модель обеспечивает доступ к соответствующим частям ERP-системы и ее отчетам, новостям и личной информации, такой как календарь или электронная почта.
7. ERP II – ERP-системы второго поколения.