Статья: Информационные технологии управления

- принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

- распределенность;

- масштабируемость;

- модульность;

- открытость;

- переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- создание справочников и работа с ними;

- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

- создание и редактирование реквизитов документов;

- формирование отчетов по документообороту предприятия;

- импорт документов из файловой системы и Интернета;

- создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

- электронное распространение документов;

- работа с документами в папках;

- получение документов посредством сканирования и распознавания.

- уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;