Статья: Возможные варианты по управлению дебиторской задолженностью с использованием информационных систем

В случае нарушения должником условий соглашения о порядке оплаты долга, необходимо на следующий день после истечения срока погашения задолженности подготовить и направить в адрес должника повторное претензионное письмо, в котором указать окончательный срок погашения задолженности в добровольном порядке.

4. Подготовка иска.

Когда кредитору становиться ясно, что в добровольном порядке со стороны должника задолженность погашена не будет, целесообразно перейти к следующему этапу и подготовить исковое заявление о взыскании задолженности в судебном порядке.

Иск – предъявленное в суд для рассмотрения и разрешения в определенном процессуальном порядке материально-правовое требование одного лица к другому, вытекающее из спорного материально-правового отношения и основанное на определенных юридических фактах. Иск является процессуальным средством защиты нарушенного или оспоренного права, присущим исковой форме судопроизводства. В свою очередь, исковое заявление – это форма выражения иска, письменный документ, соответствующий предмету, основанию и содержанию иска, включающий сведения, предусмотренные законом.

5. Подача иска.

На следующей стадии, кредитор должен подать исковое заявление в суд путем направления его по почтовому адресу соответствующего суда заказным письмом с уведомлением о вручении, либо путем непосредственного предъявления иска в канцелярию суда.

6. Судопроизводство.

Под судопроизводством понимается процесс осуществления мероприятий по взысканию кредитором задолженности с дебитора в судебном порядке, то есть этот этап начинается с момента направления в суд искового заявления и заканчивается взысканием задолженности в судебном порядке.

Возможности информационной системы.

Все вышеуказанные этапы востребования дебиторской задолженностью может содержать информационная система, которая бы представляла собой автоматизированный регламент действий сотрудника предприятия (не обязательно обладающего юридическим образованием, это может быть практикант, стажер, помощник специалиста, помощник бухгалтера и т.д.) по управлению дебиторской задолженностью.

В соответствии с заданными этапами действий, а также сроками для их исполнения, автоматически настроенными в программе по управлению дебиторской задолженностью организации-должники могли бы для наглядности ранжироваться в зависимости от даты погашения задолженности на:

 «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату (сегодняшнее число);

 дебиторы «средней срочности», которые могут стать срочными на следующий день;

 «несрочные дебиторы», работа по которым запланирована на другой, более поздний день, либо закончена.

Информационная система самостоятельно бы определяла состояние дебиторской задолженности и подсказывала пользователю когда и какие действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для реализации этих действий. К числу таких сведений относятся:

 наименование контрагента;

 основания возникновения задолженности: номер и дата договора, номер и дата счета на оплату;

 сумма долга;

 срок платежа;

 сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);

 количество дней просрочки;

 сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);

 необходимые действия по востребованию задолженности;

 рекомендации по осуществлению пошаговых действий, по сценарию проведения телефонных переговоров, по оформлению письменных документов и т.д.

Кроме того, информационная система по управлению дебиторской задолженностью может содержать историю работы с каждым из дебиторов, где бы указывалось какой этап деятельности с дебитором уже осуществлен, какие результаты получены от этой деятельности, какие мероприятия планируется осуществить в ближайшее время и т.д.

Таким образом, посредством информационной системы работа с организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения деятельности по востребованию задолженности с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлялось бы в этой системе. Здесь могли быть указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной практики, а также представлены формы различных документов и рекомендации по их заполнению.

Использование информационной системы значительно облегчает работу по взысканию задолженности с наиболее недобросовестных дебиторов в судебном порядке, так как она обеспечивает подготовку процессуальных документов, в том числе автоматически заполняет тексты прилагаемых документов (претензии, исковые заявления, ходатайства и т.д.), содержит консультации профессиональных юристов по каждому необходимому действию, соответствующие ссылки на требования российского законодательства и судебно-арбитражной практики.

Ее использование позволило бы любой организации получить детальное представление о процессе востребования задолженности, а значит снизить риски возможных ошибок, неосторожных исключений каких-либо этапов в работе с должниками, ведь это профессиональный советник, который автоматически планирует, учитывает и контролирует соответствующую деятельность.

Преимущества информационной системы по управлению дебиторской задолженностью.

Информационная система по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой в процессе управления дебиторской задолженностью. Один бухгалтер, параллельно работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской задолженности с большого количества контрагентов.

Информационная система в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации мы сосредотачиваем внимание на наиболее крупных должниках и отодвигаем на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения могут быть абсолютно разные: