Статья: Возможные варианты по управлению дебиторской задолженностью с использованием информационных систем
Внедрение информационной системы по управлению дебиторской задолженностью поможет обеспечить постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства, так и недобросовестными неплательщиками.
Ведение современного бизнеса сопровождается необходимостью решения задач различной сложности. Все чаще организации и индивидуальные предприниматели сталкиваются с проблемой невозврата долгов со стороны недобросовестных контрагентов. Возникающие при этом конфликты интересов уже стали неотъемлемой частью жизни общества.
В свою очередь, дебиторская задолженность относится к высоколиквидным активам организаций, обладающим повышенным риском. Большой объем просроченной и безнадежной дебиторской задолженности существенно увеличивает затраты на обслуживание заемного капитала, повышает издержки организации, что влечет уменьшение фактической выручки, рентабельности и ликвидности оборотных средств, а значит и негативно сказывается на финансовой устойчивости, повышает риск финансовых потерь компании.
Политика управления дебиторской задолженностью является частью общей политики предприятия в области управления оборотными средствами, и заключается она в оптимизации общего размера данного вида задолженности и обеспечении своевременного ее взыскания. Поэтому управление дебиторской задолженностью требуется осуществлять на всех этапах взаимодействия с контрагентами, как на стадии проведения преддоговорных процедур, так и до фактического исполнения определенных в договоре обязательств.
Следует отметить, что для эффективного управления дебиторской задолженностью на практике необходимо разработать и внедрить целую методику по рассматриваемому вопросу, в которой должен быть подробно описан весь процесс управления, должна содержаться информация о правах и обязанностях каждого сотрудника организации, вовлеченного в процесс управления, должны быть разработаны формы документов, в том числе процессуальных, направленных на востребование задолженности, должны быть созданы для сотрудников такие условия, при которых они могли бы эффективно использовать свое рабочее время и ресурсы организации.
Многие компании, испытывающие финансовые затруднения, связанные с неоплатой долгов, опасаются внедрить у себя на предприятии систему управления дебиторской задолженностью в виду недостаточности «свободных» денежных средств, трудовых резервов, временных ресурсов и многих других внутренних и внешних факторов.
Вместе с тем, для таких организаций по нашему мнению было бы интересным рассмотреть возможность внедрения информационной системы по управлению дебиторской задолженностью, которая бы обеспечила постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и недобросовестными неплательщиками.
Этапы процесса востребования дебиторской задолженности.
По нашему мнению весь процесс по востребованию дебиторской задолженностью можно разделить на следующие этапы:
1. Начало работы с контрагентом.
Начинать работу с контрагентами необходимо с того момента, как был заключен договор с условиями об отсрочке платежа, даже если нет первичной информации о том, что этот контрагент может ненадлежащим образом исполнить свои обязательства в сроки, определенные договором.
На этом этапе специалисту, ответственному за работу с контрагентами, необходимо владеть информацией относительно «параметров» задолженности (наименование контрагента, обязательство, из которого возникла задолженность, предмет договора, срок его исполнения), которые непосредственно используются при оформлении сопутствующих документов.
Разумно уже до наступления даты оплаты по договору аккуратно напомнить контрагенту о предстоящем платеже. Например, при встрече или в процессе переговоров спросить у него получил ли он счет с реквизитами для оплаты, проверен ли этот счет, включена ли организация в график платежей, есть ли желание получить специальные условия по скидкам для лояльных клиентов и т.д.
2. Переговоры с контрагентом.
В случае неоплаты задолженности в сроки, предусмотренные договором, на следующий день после наступления срока платежа необходимо сделать звонок. В противном случае контрагент может подумать, что сумма задолженности для кредитора не важна, либо отсутствует соответствующий контроль за уровнем дебиторской задолженности.
На этом этапе важно настойчиво напомнить контрагенту о долге, указать об истечение сроков платежа, о сумме долга, о последствиях, которые могут возникнуть для него при несвоевременной оплате в соответствии с заключенным договором. При проведении переговоров особое внимание следует уделять психологическому моменту. У должника должно сформироваться убеждение о том, что у кредитора в распоряжении имеются все необходимые документы для обращения в арбитражный суд с исковым заявлением, либо исковое заявление уже подготовлено и будет направлено в арбитражный суд по истечению определенного (минимального) промежутка времени.
Если в определенные сторонами сроки по результатам первого звонка сумма долга не была погашена, то прежде чем перейти к следующему этапу действий кредитору целесообразно в течение трех последующих дней сделать повторный звонок и уточнить, в связи с чем задолженность не была оплачена.
3. Подготовка и направление претензии.
Если должник не соблюдает условия по оплате, следует перейти к другому этапу, так называемому, досудебному порядку урегулирования спора, который заключается в урегулировании спорных вопросов между кредитором и должником до фактической передачи спора на рассмотрение в арбитражный суд.
Досудебный порядок урегулирования спора применяется в случаях, когда он установлен федеральным законом для определенной категории споров, либо такой порядок предусмотрен договором, заключенным между кредитором и должником. В остальных случаях спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда и без соблюдения данного порядка.
На данном этапе кредитор подготавливает и предъявляет должнику претензионное письмо. Претензионное письмо – письменное обращение к должнику с требованием кредитора об уплате долга по денежному обязательству, о возмещении убытков, уплате штрафа, устранении недостатков поставленной продукции, проданной вещи, выполненной работы в определенный в претензии срок.
В свою очередь, должник может:
1. Ответить на претензионное письмо, выразив свое согласие с требованиями кредитора.
2. Отказаться от погашения задолженности, не соглашаясь с требованиями кредитора.
3. Вообще не дать ответ на претензионное письмо кредитора.
При первом варианте развития событий должник может выйти с предложением к кредитору о подписании соглашения, регламентирующего порядок погашения дебиторской задолженности. Здесь кредитору целесообразно оценить насколько рискованно для него предоставление отсрочки платежа данному должнику, при этом могут учитываться следующие критерии:
период работы с должником;
период деятельности (существования) самого должника;
объем накопленной дебиторской задолженности;
финансовое положение должника;
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--