Статья: Время инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность»

В соответствии со ст. 12 Приказа все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (ст. 15 Приказа).

Таким образом, все положения, отраженные в бухгалтерском учете, должны быть подтверждены первичными документами, которые доказывают наличие или отсутствие дебиторской задолженности, а именно:

- договор (или иной документ, из которого можно сделать вывод о том, что между сторонами было достигнуто согласие по выполнению того или иного обязательства),

- документы, подтверждающие выполнение сторонами принятых на себя обязательств (счета – фактуры, платежные поручения, накладные, квитанции в приеме груза, доверенности, акты выполненных работ и т.д.),

- дополнительные документы, отражающие текущее состояние взаимоотношений между сторонами, а также подтверждающие признание одной из сторон наличия задолженности (акты сверок взаиморасчетов, претензионные письма, ответы на данные претензии и т.д.).

Кроме того, в соответствии со ст. 65 АПК РФ: «каждое лицо, участвующее в деле, должно доказать обстоятельства, на которое оно ссылается как на основание своих требований и возражений…». Следовательно, при взыскании дебиторской задолженности в судебном порядке, необходимо будет предоставить в суд именно первичную документацию, обосновывающую требования кредитора.

Для проведения инвентаризации в организации создаются инвентаризационные комиссии:

- постоянно действующая, в организационно-контрольные функции которой входит проведение плановых инвентаризаций, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период;

- рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

- разовые комиссии – в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости – по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе (распоряжении), который регистрируется в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Формы приказа о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-22) и Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма №23) утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. №88. В приказе конкретизируется содержание и объект инвентаризации, причины инвентаризации, определяются порядок и сроки инвентаризации, персональный состав инвентаризационной комиссии и назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки ее начала и окончания, разграничивает обязанности между членами рабочей комиссии.

При инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» в состав инвентаризационной комиссии должны включаться представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, экономисты и т.д.), способные квалифицированно разобраться с сущностью инвентаризируемых финансовых обязательств. Наличие таких специалистов в составе инвентаризационной комиссии позволит избежать ошибок при проведении инвентаризации. При этом следует заметить, что нормативные документы не запрещают включать в состав комиссии представителей сторонних организаций (специалистов юридических фирм) для формирования юридически обоснованных и достоверных результатов инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии можно также включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Существенное правило для проведения всех инвентаризаций, заключается в следующем: отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации, служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п.2.3. Методических указаний).

Порядок проведения – основной этап.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий инвентаризационная комиссия приступает к основному этапу деятельности по инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность».

В соответствии с п. 3.44 Методических указаний инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков, и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах учета указанных расчетов.

При инвентаризации имущества организации по строке баланса «Дебиторская задолженность» особое внимание необходимо уделить проверке следующих счетов бухгалтерского учета:

- 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками,

- 62 – расчеты с покупателями и заказчиками,

- 63 – резервы по сомнительным долгам,

- 58 – расчеты по краткосрочным кредитам и займам,

- 67 – расчеты по долгосрочным кредитам и займам,

- 70 – расчеты с персоналом по оплате труда,

- 71 – расчеты с подотчетными лицами,

- 76 – расчеты с разными дебиторами и кредиторами (расчеты по имущественному и личному страхованию, расчеты по претензиям, расчеты по причитающимся дивидендам и другим доходам, расчеты по депонированным суммам).

- 79 – внутрихозяйственные операции (расчеты по выделенному имуществу, расчеты по текущим операциям, расчеты по договору доверительного управления имуществом).

Кроме того, для формирования пакета документов, необходимого для взыскания задолженности в судебном порядке (например, платежных документов, подтверждающих факт оплаты), уже на этом этапе работы необходимо обратить внимание и на проверку счетов:

- 50 – касса (касса организации, операционная касса, денежные документы),