До матеріальних звітів, як правило, повинні включатися усі матеріали, які були та є у наявності на складі (коморі), незалежно від того був чи не був рух цих матеріалів за звітний місяць.

Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подаються усі первинні документи на прибуток та видаток матеріалів з вказівками про кількість документів та їх номерів окремо за прибутком та видатком.

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма N М-21)

Складається при знятті натуральних залишків в товарно-матеріальних цінностей по кожному окремому складу, дільниці, об’єкту, які знаходяться у матеріально-відповідальних осіб.

В опису вказуються: найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності. В кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально-відповідальні особи.

Акт про витрату давальницьких матеріалів (форма N М-23)

Застосовується для оформлення витрат матеріалів відкритого зберігання, які належать замовнику, але витрачаються будівельною або монтажною організацією, яка виконує роботи.

Картка обліку устаткування для установлення (форма N М-26)

Картку складають у відділі обладнання або бухгалтерії підприємства, яке будується (або у відділі капітального будівництва діючого підприємства).

3. Документальне оформлення операцій з малоцінними та швидкозношуваними предметами

До малоцінних предметів і швидкозношуваних предметів, що включаються в запаси, належать предмети, які використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він триває більше року. Одиницею обліку МШП, як і інших запасів, є їхнє найменування або однорідна група. Оформлення надходження МШП на підприємство, облік їхнього руху на складі проводиться так, як і інших запасів, та регламентується положенням Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів №145

Видача малоцінних предметів (інструментів, пристосування, спецодягу) із складу в експлуатацію – в цехи, виробництва тощо, проводиться оформлення накладної на внутрішнє переміщення типової форми № М-11 (дод. 14).

Відомість форми № МШ-1 (дод. 25) застосовується для обліку зміни запасу інструментів у цехових інструментальних коморах, де облік ведеться за методом встановлення постійного запасу обмінного фонду. Відомість складається в двох примірниках, один примірник знаходиться в планово-виробничому відділі, другий у цеху. Дані відомості вносяться у картки складського обліку матеріалів типові форми № М-12.

Картка форми № МШ-2 (дод. 25) застосовується для обліку МШП, виданих робітникам підприємства в індивідуальне користування. При поверненні на склад з експлуатації предметів, придатних для подальшого використання, вони знову оприходуються, що відбивається в графах 6, 7, 8 форми № МШП-2 (дод. 25). При поломці й з інших причин неможливості їхньої експлуатації, вони списуються оформленням акта на списання форми № МШП-8 (дод. 28).Форма № МШШ-3 застосовується на тих підприємствах, де ремонт інструментів проводиться проводиться в централізованому порядку. (дод. 26). Форма складається у двох примірниках. Один примірник залишається в комірника з розпискою виконавця, другий передається разом з інструментом у ремонтний цех. Після загострення комірник робить оцінку у своєму примірнику про повернення інструмента і розписується в примірнику ремонтного цеху.

Акт вибуття форми № МШ-4 (дод. 26) складається в одному примірнику майстром або начальником цеху. При поломці, псуванні або втраті МШП з вини робітників акт складається в двох примірниках. Другий примірник направляється до бухгалтерії для відшкодування у встановленому порядку з винної особи.

Форма № МШ-5 застосовується для оформлення списання інструментів і обліку їх на придатні на тих підприємствах, де облік проводиться за методом обмінного фонду (дод. 27). Форма складається в одному примірнику комісією цеху на підставі разових актів вибуття. Після видачі складом інструментів акт передається до бухгалтерії, де відповідно до цього акта проводиться списання інструментів зі складу без відбитку їхнього руху по роздавальних цехах.

Форма № МШ-6 (дод. 28) застосовується для обліку спецодягу, спецвзуття, захисних засобів, видається робітникам підприємства в індивідуальне користування за встановленими нормами. Карта ведеться в одному примірнику. У випадку втрати одержаних предметів в особистій картці за формою № МШП-6-го порядку втраченого предмета в розділі «Повернуто» робиться запис: «Акт вибуття № дата». Черговий одяг (той що видається на час виконання певних робіт) записується на окремі картки з позначкою «чергова » і зберігається в коморах під відповідальність майстрів.

Форма № МШП-7 (дод. 29) застосовується для обліку прийнятих від працівника підприємства спецодягу, спецвзуття та інших захисних засобів для прання, дезінфекції, ремонту, літнього зберігання та повторної видачі для користування. Відомість заповнюється у двох примірниках. У графі 11 форми робітник розписується за здавання або прийняття спецодягу, а комірник внизу форми (під графічною частиною) розписується про прийняття або видачу захисних засобів.

Форма № МШ-8 (дод. 30) застосовується для оформлення списання морально застарілих, зношених і непридатних для подальшого використання інструментів, спецодягу, захисних засобів після закінчення терміну використання і передання їх до комори для утилізації. На різні види МШП (інструменти, пристосування, спецодяг, спецвзуття і захисні засоби) акти на списання складаються окремо.