Учебное пособие: Организация бухгалтерского учета на предприятии
Четвертый уровень документов составляют приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией.
Основными рабочими документами конкретной организации являются:
• учетная политика организации;
• утвержденные руководителем формы первичных учетных документов, если они разработаны в самой организации;
• графики документооборота;
• утвержденные руководителем формы внутренней отчетности, если они разработаны в самой организации.
Учетная политика организации – это принятая ею совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостное измерение, текущая группировка и итоговое обобщение фактов хозяйственной деятельности).
К способам ведения бухгалтерского учета относятся способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета, системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации и другие способы и приемы.
2. Учет денежных средств и расчетов с дебиторами и кредиторами
Расчеты между организациями, а также между организациями и физическими лицами осуществляют путем безналичных и наличных расчетов.
Согласно действующему законодательству все предприятия, организации и учреждения независимо от организационно-правовой формы обязаны:
• приходовать полученные наличные средства в кассу, хранить свободные денежные средства в учреждениях банков;
• производить платежи по своим обязательствам перед другими организациями, как правило, в безналичном порядке, а наличными деньгами – в пределах установленной Банком России суммы.
Для осуществления наличных расчетов организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу. Хранить в кассе наличные деньги следует в пределах установленного банком лимита. В соответствии с законодательством выдача наличных денег на нужды организации может быть произведена только из кассы организации. В случае ее временного отсутствия необходимо получить у банка разрешение на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и при сдаче в банк. Чтобы обеспечить сохранность денежных средств, организация может застраховать свое имущество (в том числе денежные средства и ценные бумаги).
При проведении расчетов наличными денежными средствами все организации обязаны выполнять требования в соответствии с порядком ведения кассовых операций. Ответственность за соблюдение этого порядка возлагается на руководителя, главного бухгалтера и кассира организации. С кассиром или лицом, его заменяющим, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Такие же договоры заключают с работниками, получающими под отчет денежные суммы (раздатчики заработной платы в подразделениях организации, лица, получающие деньги на хозяйственные расходы, и др.). Кассовые операции оформляют по типовым межведомственным; формам первичной учетной документации.
Постановлением Госкомстата России утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации:
• приходный кассовый ордер (форма №КО-1);
• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);
• кассовая книга (форма №КО-4);
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5).
Все приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в журнале регистрации. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируют целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, присваивают номера кассовым документам, проверяют полноту произведенных кассиром операций, основание получения (выдачи) денежных средств, получатель (кому выдано). Ведение кассовой книги входит в обязанности кассира. В ней учитывают все поступления и выдачи наличных денег организации. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, на пишущей машинке или компьютере. Исправления в них не допускаются. Прием и выдачу денег по кассовым ордерам производят в день их составления. Лицам, сдающим или получающим деньги, кассовые ордера не выдают. Оформление операций по приходу наличных денег в кассу. Лицо, вносящее наличные, представляет сопроводительные документы, а также доверенность (если наличные вносятся от имени юридического лица) для совершения данной операции в бухгалтерию организации (главному бухгалтеру малого предприятия). Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, ставит на квитанции печать организации, регистрирует ордер в журнале регистрации.
Главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер и сопроводительные документы кассиру. Кассир приходует наличные, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приложенные к ордеру документы штампом или подписью «получена».
В кассу деньги поступают по чеку с расчетного счета банка, а также в результате наличных платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате выданных сумм и др.
Оформление операций по расходу наличных денег из кассы. Руководитель организации вместе с главным бухгалтером определяют содержание хозяйственной операции и необходимость ее проведения с использованием наличных денежных средств из кассы. Принятое решение оформляют посредством договора, распоряжения, приказа, разрешительной надписи руководителя.
Главный бухгалтер (бухгалтер) составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывают руководитель и главный бухгалтер, и регистрирует его в журнале регистрации. Если на прилагаемых к расходному ордеру документах есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на ордере не обязательна. Стороннему физическому лицу кассир выдает деньги по предъявлении документа, удостоверяющего личность получающего деньги (паспорт). Затем кассир регистрирует совершенную операцию в кассовой книге.
Появление наличной иностранной валюты в кассе организации может быть связано с направлением сотрудника в загранкомандировку. Банк выдает организации сумму наличной валюты или дорожные чеки на имя командируемого лица. Учет по операциям в иностранной валюте должен вестись в рублях на основании пересчета иностранной валюты по курсу Банка России на дату совершения операции. Порядок пересчета иностранной валюты в рубли установлен ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте». Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования или выдачи денежных знаков из кассы организации. В учетных регистрах записи по счетам имущества и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте, производятся одновременно в рублях и в валюте.
Сумму