Дипломная работа: Автоматизированная система утверждения электронных документов на основе MS SharePoint 2007

·          графики учебного процесса;

·          докладные и служебные записки;

·          заявления (на увольнение, на трудоустройство, пр.);

·          трудовые договоры и договоры на оказание услуг;

·          приказы;

·          уставы, инструкции и т.д.

Для каждого документа установлен свой порядок визирования. Большая часть документов визируется сотрудниками АГТУ в порядке возрастания полномочий их должностей; при этом визирование должно производиться строго последовательно. При отсутствии сотрудника соответствующей должности виза ставится его уполномоченным заместителем. Так или иначе, все документы пишутся на имя ректора АГТУ и визируются им в последнюю очередь. Так как процесс автоматизации всего документооборота чрезвычайно велик и не укладывается в рамки дипломного проекта, в качестве процессов для автоматизации были выбраны процессы утверждения учебных планов и графиков учебного процесса. Учебные планы в АГТУ визируются в следующем порядке:

1.         заведующий кафедрой;

2.         директор института или декан факультета, за которым закреплена кафедра;

3.         начальник учебного отдела;

4.         проректор по учебно-методической работе;

5.         ректор.

Графики учебного процесса в АГТУ визируются в следующем порядке:

1.         директор института или декан факультета;

2.         заведующие кафедрами, которые закреплены за институтом/факультетом;

3.         начальник учебного отдела;

4.         проректор по учебно-методической работе;

5.         ректор.

При изучении неавтоматизированного процесса утверждения документов были выявлены следующие недостатки:

·          невозможность версирования документов;

·          ненаглядность процесса утверждения;

·          возможность утери, порчи документа.

При наличии же автоматизированной системы согласования процесс визирования станет наглядным, появится возможность версирования документов и отслеживания перемещений документов между сотрудниками, принимающими участие в документообороте. Это станет возможным за счет репозитария с возможностью хранения информации о дате, времени внесения изменений, а также об авторе изменений. Автоматизированная система позволит рассылать оповещения пользователям о том, что документ ожидает рецензии пользователя, или о том, что документ был утвержден. Также потребуется разработать модуль интеграции для взаимодействия с уже разработанными системами.

1.2 Обзор аналогов

При анализе предметной области были выявлены следующие аналоги, наиболее популярные в России:

·          «ДЕЛО» - «Предприятие»:

Комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.

Функции системы: стандартный функционал по организации электронного документооборота, дополнительные функции – назначение штрих-кодов документам, печать штрих-кодов (при наличии соответствующего оборудования);

·          «Босс» - «Референт»: