Дипломная работа: Автоматизированное рабочее место секретаря агентства "Репетитор"

Итогом описания предметной области является таблица «Документ-Функция», в которых отображается функциональное назначение каждого из перечисленных выше документов и место их в учетной цепи. Заполнив таблицу, мы получим более полную картину описанной предметной области, а также места пересечения документов и их взаимосвязь.

Таблица 1 - «Документ-Функция»

Документы Функции	Договор с преподавателем	Договор с клиентом	Отчёт - список группы	Отчёт – список клиентов без группы	Отчёт - должники	Резюме преподавателя	Заявка клиента
Регистрация новых клиентов	+	+
Регистрация новых преподавателей	+	+
Составление списков групп	+
Запрос о клиентах без группы	+
Клиенты-должники	+

2. Проектирование базы данных

2.1 Взаимосвязь этапов проектирования

Начальным шагом проектирования является построение инфологической модели. Предварительная инфологическая модель строится ещё на предпроектной стадии и затем уточняется на более поздних стадиях проектирования. Затем на её основе строится даталогическая модель. Физическая и внешняя модели после этого могут строится в любой последовательности по отношению друг к другу, в том числе и параллельно.

На рисунке показана зависимость этапов проектирования БД. Как видно из рисунка, при проектировании БД возможен возврат на предыдущие уровни. При этом возможны два типа возврата: первый обусловлен необходимостью пересмотра результата проектирования, второй тип вызван потребностью уточнения предыдущей модели (как правило, инфологической) в целях получения дополнительной информации для проектирования или при выявлении противоречий в модели.

Для привязки даталогической модели к среде хранения используется модель данных физического уровня. Эта модель определяет используемые запоминающие устройства и способы физической организации данных в среде хранения. Модель физического уровня также строится с учётом возможностей, предоставляемых СУБД. Описание физической структуры азы данных называется схемой хранения. Соответственно этап проектирования БД называется физическим проектированием. К числу работ выполняемых на этапе физического проектирования, относятся: выбор типа носителя, определение размера физического блока, управление размещением данных на внешнем носителе, управление свободной памятью, определение целесообразности сжатия данных и используемых методов сжатия.

В некоторых СУБД, помимо описания общей логической структуры базы данных, имеется возможность описать логическую структуру БД с точки зрения конкретного пользователя. Такая модель называется внешней, а её описание называется подсхемой. Использование подсхем облегчает работу пользователя, так как он должен знать структуру не всей БД, а только той её части, которая имеет к нему непосредственное отношение. Последовательность этапов проектирования изображена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Взаимосвязь этапов проектирования

2.2 Описание СУБД Access

База данных – это совокупность данных (таблиц), хранящихся вместе и связанных друг с другом. Таким образом можно сказать, что база данных – это специальное электронное хранилище взаимосвязанных данных. Система управления базами данных (СУБД) представляет собой совокупность программного обеспечения, необходимого для ведения и использования баз данных.

Прежде чем начать проектирование необходимо определиться с выбором СУБД. Для разработки данного дипломного проекта мною была выбрана СУБД MSAccess. MicrosofAccessпредставляет собой реляционную СУБД с очень широкими возможностями. В настоящее время Access стала самой продаваемой в мире системой управления базами данных, потому что в ней оптимальным образом сочетаются мощность и лёгкость в использовании. Она достаточно мощна и насыщена для того, чтобы пользователи могли создать с её помощью законченные приложения с незначительным использованием примеров программирования VBA, который может использоваться для разработки более совершенных приложений. Кроме того, пакет Access достаточно лёгок в использовании, так что за короткое время новичок может научиться управлять своими собственными данными при помощи Access.

Access облегчает пользователям работу с БД. Вы можете создавать таблицы, редактировать данные и использовать запросы для поиска нужных данных, затрачивая при этом минимум усилий. Также Access включает в себя ряд специализированных программ – Мастеров, которые способны вместо программиста выполнять разработку форм ввода данных и отчётов.

Основой любой БД, создаваемой в Access, являются таблицы. В них содержится полное описание всех полей, которые содержит данная БД, с описанием типа поля и его краткой характеристикой. Создать таблицу можно как при помощи мастера таблиц, так и в режиме конструктора. Одним из условий устойчивой работы БД, разрабатываемой в Access, является правильное разбитие данных по нескольким таблицам и создание связей между этими таблицами. В БД “Репетитор” вся информация разбита на семь таблиц содержащих данные о клиентах и преподавателях.

Благодаря имеющимся связям достигаются следующие преимущества:

1. Удаётся избежать дублирования информации. Все необходимые данные можно хранить только в одной таблице. Так, например, нет необходимости для каждого счёта заново вводить наименования продуктов и адрес клиента – достаточно задать нужные связи. Это весьма облегчает работу и позволяет избежать ошибок.

2. В реляционных БД легко производить изменения. Если в таблице адресов изменить адрес конкретного клиента, то правильная информация автоматически будет связана с другими таблицами, ссылающимися на таблицу клиентов.

В реляционной БД легко избежать установления ошибочных связей между различными таблицами данных, а необходимый объём памяти сокращён до минимума.

В Access используются следующие основные типы данных:

1. Текстовый

Размер данного типа составляет до 255 символов, включая буквы, цифры и специальные символы.

2.Числовой

Этот тип содержит числовые данные, которые используются в вычислениях. Вид чисел, которые содержат поля данного типа, и точность вычислений зависят от размера, который пользователь даст числовому полю. Некоторые числовые поля содержат только целые числа, другие могут содержать числа со множеством десятичных знаков.

3.Счётчик