Дипломная работа: Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

· создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

· организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

· проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение,

· осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования;

· организует работу по составлению номенклатуры дел организации:

· оказывает методическую и практическую помощь структурным

подразделениям в работе с документами;

· участвует в разработке нормативных и методических документов

по архивному делу и документационному обеспечению управления;

· участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

1.2 Виды архивов

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

· центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственною подчинении и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти,

· центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;

· объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

· архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться:

· научно-технический архив;

· аудиовизуальный архив;

· архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

1.3 Права и ответственность архива

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

· требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

· контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

· запрашивать от структурных подразделений и организаций источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

· участвовать в мероприятия); проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за: