Дипломная работа: Методика учета и аудита операций с подотчетными лицами по данным ООО ТД "Владис"

1) следует проконтролировать целевое расходование денег (для этого необходимо обратиться к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотреть, на какие цели сотрудник получил деньги от организации, затем сравнить цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету; если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению);

2) необходимо убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления.

Если сотрудник расплатился наличными, то подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанных в платёжных документах.

Подчеркнем, что можно принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру. Ведь сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент. Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО ТД «Владис» подразделяются на три вида (Рисунок 1).

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение [19. c. 71].

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

Кассир производит выдачу денежных средств только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денежных средств производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денежных средств бухгалтером указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денежных средств.

В расходных кассовых ордерах указывается основание их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача денежных средств по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

При направлении работника в командировку необходимо оформить следующие документы [19, с. 98]:

1) приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9) (Приложение В);

2) командировочное удостоверение (форма № Т-10) (Приложение Г);

3) служебное задание (форма № Т-10а) (Приложение Д).

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет (Приложение Е) об израсходованных суммах.

К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметками о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы, подтверждающие произведенные расходы [20. c. 89]. В состав командировочных расходов включаются следующие затраты:

¾ по найму жилого помещения;

¾ по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

¾ на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

¾ на оплату расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

¾ на оплату разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

¾ на провоз багажа;

¾ суточные за время нахождения в командировке (за каждый день пребывания в командировке, а при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации);

¾ расходы на оформление заграничных паспортов и других выездных документов;

¾ по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с работой и подтверждены соответствующими документами.

Расходы, связанные с командировкой работника организации, должны быть подтверждены оправдательными документами, к которым относятся железнодорожные или авиабилеты, товарные чеки, кассовые чеки, счет-фактуры, накладные, квитанции, счета и т.п. Командировочные расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности и включаются в состав прочих затрат. [36, с.423].

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки (Приложение Ж) и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имени и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).