Дипломная работа: Методика учета и аудита операций с подотчетными лицами по данным ООО ТД "Владис"

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру[21. c. 148].

К итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Рисунок 1 - Схема первичной документации по расчётам с подотчётными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами является важным по нескольким причинам: денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов предприятия; денежные операции носят массовый и распространенный характер; подвижность денежных средств и массовость денежных операций делают этот участок хозяйственной деятельности экономического субъекта наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Поэтому следующим этапом нашего исследования является изучение вопросов организации расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на хозяйственные нужды и представительские расходы.

2.2 Синтетический и аналитический учёт расчётов с подотчетными лицами по суммам, выданным на хозяйственные нужды, представительские расходы и ГСМ

В большинстве случаев подотчетные суммы на предприятии ООО ТД «Владис» выдаются начальнику хозяйственного отдела на административно-хозяйственные нужды и представительские расходы.

Учет расчетных взаимоотношений между работниками организации на исследуемом предприятии ООО ТД «Владис» ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», к которому открыты следующие субсчета:

· 71.1 – «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»;

· 71.2 - «Расчеты с подотчетными лицами в валюте».

Однако счет 71.2 хотя и открыт, но не использовался ни разу, так как никто из руководящего состава в загранкомандировку не отправлялся.

По дебету этого счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации.

Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией, а кредитовый – задолженность организации перед работником. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

Согласно проведенному исследованию нами было установлено, что:

¾ деньги в подотчет на хозяйственные нужды в ООО ТД «Владис» выдаются только из кассы;

¾ в установленные организацией сроки подотчетные лица отчитываются об использованных полученных суммах на основании авансового отчета;

¾ своевременно невозвращенные суммы авансов удерживаются из причитающейся подотчетным лицам заработной платы.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов и операций.

Рассмотрим пример по данным исследуемого предприятия ООО ТД «Владис».На основании приказа руководителя предприятия была выдана сумма в подотчет Сидрееву Александру Сергеевичу в размере 9300 руб. 00 коп. (Приложение И) на оплату материалов предприятию ООО «Стройкомплект» (Приложение К).В бухгалтерии предприятия были составлены следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 1.

Таблица 1 – Корреспонденция счетов по выдаче подотчетных сумм на хозяйственные нужды Сидрееву А.С в марте 2009 г.

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов		Документ
		Дебет	Кредит
1.Выдана из кассы сумма подотчет Сидрееву А.С	9300	71.1	50	Расходный кассовый ордер
2.Оприходованно приобретенное имущество по авансовому отчёту	8100	10	71.1	Авансовый отчёт
3.Учтён НДС по приобретенному имуществу	1458	19	71.1	Счет-фактура
4. Из кассы выданы средства подотчетному лицу в возмещение перерасхода	258	71.1	50	Расходный кассовый ордер

На основании приказа руководителя предприятия № 73/10 от 3 марта 2009 г.менеджеру Мардарьеву А.Н. выдали в подотчет на хозяйственные нужды денежную сумму в размере 5 000 руб. Необходимые товары подотчетное лицо не закупил. Работник Мардарьев А.Н. не произвел в установленный срок возврат выданных подотчетных сумм и не возвратил деньги в кассу. В организации ООО ТД «Владис» был издан приказ об удержании суммы задолженности из заработной платы работника. Должностной оклад работника Мардарьева А.Н. составляет 15 350 руб.

Бухгалтер ООО ТД «Владис» составил следующие бухгалтерские записи, которые представлены в Таблице 2.

Таблица 2 – Корреспонденция счетов по удержанию невозвращенной подотчетной суммы из заработной платы работника ООО ТД «Владис» Мардарьева А.Н. за март 2009 г.

Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
		Дебет	Кредит
1. Выдана из кассы сумма в подотчет на хозяйственные расходы работнику Мардарьеву А.Н.	5000	71.1	50
2. Отражена подотчетная сумма, отчет по которой не предоставлен в установленный срок.	5000	94	71.1
3. Отражена задолженность работника Мардарьева А.Н. по возмещению ущерба организации на основании приказа руководителя.	5000	73/2	94
4. Начислена заработная плата Мардарьеву А.Н	17000	44	70
5. Удержан налог на доходы физических лиц из суммы начисленной заработной платы ((17000-400)х13%)	2158	70	68
6. Удержана сумма задолженности по невозвращенной подотчетной сумме из заработной платы Мардарьева А.Н.	5000	70	73/2
7. Выдана заработная плата Мардарьеву А.Н из кассы	9842	70	50