Дипломная работа: Налагодження інноваційних комунікацій у менеджменті

Обмін інформацією відбувається належним чином через погану структуру повідомлень (неправильний вибір слів, помилка в організації повідомлення, неправильна оцінка спроможного одержувача зрозуміти повідомлення і ін.), а також недостатню увагу до невербальних комунікацій [6,с.394]

Гріфін вважає, що комунікативний процес можуть перервати або ж стати його бар’єрами такі чинники: індивідуальні та організаційні бар’єри [3,с.440]

Таблиця 1.1Бар’єри ефективних комунікацій

Індивідуальні бар’єри	Організаційні бар’єри
Суперечливість або невідповідність жестів	Сементика – слова мають різне значення для різних людей
Довіра до джерела інформації	Статус або владні відмінності
Змушування до комунікацій	Різне сприйняття
Погане вміння слухати	Перешкоди
Упередженість до чогось	Перевантаження

Нерідко знижує ефективність комунікації поганий зворотній зв’язок. З огляду на це важливо, щоб людина однаково точна, відправляючи та отримуючи інформацію. Необхідно також вміти слухати: спокійно, уважно, зосереджено, не перебивати, не вступати в суперечки, терпляче вислуховувати, співпереживати тому, хто говорить. Неодмінно потрібно слідкувати за мовою, власною позою, жестами і т.д.

Умовою успіху в менеджменті є вільний потік комунікації, а це означає, що для ефективності виробництва необхідно, щоб цей потік передавався не лише зверху в низ ( від керівництва до підлеглих), але й знизу вверх ( від підлеглих до керівництва), а також горизонтально (на одному й тому ж рівні). Занадто часто менеджери покладаються виключно на комунікації зверху вниз, а це на практиці веде до того, що політика, стратегія і тактика організації часто залишаються незрозумілими для підлеглих. Ось чому для успішних комунікацій необхідне двостороннє спілкування, яке дозволяє керівництву визначити, наскільки є зрозумілим для підлеглих завдання, що перед ними ставляться, використання їх позиції для досягнення успіху. Досягається це шляхом досконального проектування комунікаційного процесу, створення, при необхідності, різних комісій для опрацювання різних питань, проведення зустрічей, зборів та індивідуальних контактів [6,с.395].

Щоб досягти успіху у міжособових комунікаціях, менеджер повинен мати чітке уявлення про перешкоди на шляху обміну інформацією в організації і про методи удосконалення такого обміну.

Найпростішою перешкодою в організаційних комунікаціях є перекручення повідомлень: 1) ненавмисно, в силу труднощів у між особових відносинах; 2) свідоме перекручення інформації, коли хто-небудь не згоден із повідомленням і змінює його в своїх інтересах; 3) внаслідок фільтрації, передачі інформації з одного рівня на інший тільки тих повідомлень, які його стосуються.

В комунікаційному процесі часто мають місце інформаційні перевантаження. Керівник, зайнятий переробкою інформації, що поступила та необхідністю підтримувати інформаційні обміни, не в змозі ефективно реагувати на всю інформацію.

Труднощі в налагоджені комунікації іноді виникають через недосконалу структуру управління: зайва кількість ієрархічних ступенів, нечіткий розподіл обов’язків, прав і відповідальності управлінського персоналу тощо.

Оскільки комунікації можуть бути перервані дуже багатьма чинниками, то менеджери повинні за допомогою різних методів підвищувати ефективність комунікацій. Для цього сприяють три організаційні навики – домагання мети (перевірка того, чи повідомлення одержали та зрозуміли), регулювання інформаційних потоків(одержувач перевіряє чи немає перевантаження інформацією) та розуміння цінностей різних засобів комунікацій(наприклад, коли менеджер готується звільнити підлеглого, про це потрібно повідомити його персонально)

Індивідуальними навиками виступають – уміння слухати, тобто не перебивати того, хто говорить і вслухатись не тільки в слова а й в їх зміст [3,с.443].

Для удосконалення комунікацій в організаціях слід чітко визначити проблему інформації кожного структурного підрозділу і кожного робочого місця, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних задач. Управлінська діяльність має набувати більш організованого характеру: повинні чітко плануватись масові організаційні заходи (збори, наради), зустріч з підлеглими, ветеранами праці, керівниками інших підприємств і організацій. Слід відновити подекуди задуту практику встановлення ящиків для пропозицій, ведення внутрішнього друкованого органу: багатотиражних газет, інформаційних бюлетенів і ін. Наприклад американські компанії розробляють і впроваджують пізні системи збору пропозиції, створюють спеціальні групи для апеляції, організовують опитування, слідкують за відносинами між співробітниками тощо.

На сьогоднішній день знаходять застосування нові комунікаційні технології, оскільки аудіовізуальні засоби виступали в стадію кардинальних змін. Це пов’язане із успіхами в галузях телекомунікацій, кабельного телебачення, супутникових систем зв’язку і т.п.[6,с.396].

Великі комунікативні можливості для підприємства і менеджменту відкриваються за умов приєднання підприємства та організації до системи Internet – самої великої глобальної інформаційної сітки у світі, якою нині користується більша половина людства. З допомогою Internet можна: приймати та відправляти пошту, приймати участь у телеконференціях, обмінюватись файлами, вести одночасно розмову з декількома сотнями людей, здійснювати пошук інформації, використовувати обчислювальні потужності суперкомп’ютерів та ін.

Нові засоби забезпечують доступ величезних баз даних, в результаті чого буде зростати інформованість учасників комунікативного процесу. Крім того, об’єднання можливостей телефону, комп’ютера і телевізора дозволить направляти індивідуальні повідомлення підібраній аудиторії [6,с.3]

В додатку Б більш детально розкрито, визначення комунікаційного процесу.

1.2 Способи побудови ефективних зв’язків в організації

Уявіть собі трьох менеджерів, які працюють в офісах. Перший у офісі сам, однак кличе на допомогу підлеглого. Ніхто не з'являється, та він продовжує кликати. Другий розмовляє по телефону, однак завади на лінії заважають підлеглому правильно зрозуміти кілька важливих цифр, які називає менеджер. Унаслідок цього працівник посилає 1500 лотків яєць на П'яту вулицю, № 150, тоді як повинен був послати 150 лотків яєць на П'ятнадцяту вулицю, №1500. Третій менеджер розмовляє у своєму офісі з підлеглим, який добре чує і розуміє, про що йдеться. Кожен із цих менеджерів намагається спілкуватися, проте з різними результатами.

Комунікація - це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Чи хтось з описаних вище менеджерів використовує комунікації? Так - третій, а перший - Ні. А як щодо другого? Практично, він спілкується, тобто передає інформацію і приймають. Однак проблема в тому, що передане повідомлення не відповідає прийнятому. Слова менеджера спотворені перешкодами на лінії. Отже, ефективні кому їй нації - це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення, па скільки можливо близьке за значенням до первинного. Хоча другий менеджер бере участь у комунікативному процесі, та комунікації не були ефективними.

Ключовим елементом ефективних комунікацій є відмінності між даними та інформацією. Ламі - це неопрацьовані цифри і факти, які відображають окремий аспект дійсності. Факти, що завод має 35 верстатів, кожен верстат може виробляти 1000 одиниць продукції щодня, теперішній і запланований обсяг попиту на ці продукти становлять ЗО 000 на один день, і робітники, достатньо кваліфіковані, щоб працювати на цих верстатах, заробляють 15 дол. на годину - це дані. Інформація - це дані, представлені у вигляді або формі, які мають сенсове навантаження. Тому підсумовування попередніх чотирьох видів даних дає таку інформацію: завод мас додаткові потужності і зазнає непотрібних витрат. Інформація є важливою для менеджера і забезпечує базу І для дій. Зокрема, менеджер такого заводу може використати інформацію і продати чотири верстати (тримаючи один на запас), перевівши п'ять робітників на іншу роботу.

Характеристики цінної інформації

Інформація є цінною, якщо вона достовірна, своєчасна, повна і доречна.

Достовірність. Щоб інформація становила реальну цінність для менеджера, вона повинна бути достовірною. Це означає, що інформація покликана реально і надійно відображати дійсність. Японська будівельна компанія якось купила від консалтингової фірми інформацію про наявні будівельні майданчики у Лондоні. Японців повідомили, що за землю, яку продаватимуть на аукціоні, запропонують до 250 млн. дол. їх також інформували, що сьогодні на цій землі стоїть стара будівля, яку легко знести. У результаті японці запропонували ціну 255 млп. дол., яка на 90 млн. дол. перевершила попередню пропозицію за землю. Через кілька днів британський уряд оголосив цю будівлю І історичною цінністю, заборонивши її зносити. Отже, японці повірили інформації, яка була далеко не достовірністю.

Своєчасність. Інформація повинна бути вчасною. Це не обов'язково означає по-I спішність. Своєчасність є функцією ситуації, яка виникла у менеджера. Натомість, системи комп'ютеризованого резервування місць та бухгалтерія можуть забезпечити менеджера інформацією про рівень наповнюваності у будь-якій І структурі за минулу ніч.

Повнота. Інформація повинна бути повною, щоб стати корисною для менеджера. І Якщо вона часткова, то картина стану справ може виявитися недостовірною або викривленою. Наприклад, менеджери вважали, що їхня власна продукція вигідніша, ніж інші національні торгові марки, тому що власні вироби дають більше прибутку в розрахунку на одиницю продукції. З огляду на цю Інформацію менеджери своїми виробами зайняли більшість полиць і затратили багато часу на їхню рекламу. Проте в міру того, як менеджери стали досвідченішими у трактуванні Інформації, вони зрозуміли, що національні марки, по суті, вигідніші, оскільки їх продавали більше, ніж власних виробів у будь-який час. Наприклад, одна крамниця могла продати за день 10 банок кави з прибутком 25 центів за банку (загальний прибуток 2,50 дол.), або ж 15 банок кави з прибутком 25 центів за банку (загальний прибуток 3,00 дол.).

Доречність. Нарешті, інформація цінна, якщо вона доречна. Доречність, як своєчасність, залежить від потреб і обставин для конкретного менеджера. Наприклад, операційним менеджерам потрібна інформація про витрати та продуктивність; менеджерам людських ресурсів - про потреби приймання нових працівників та рівень плинності кадрів; менеджерам з маркетингу - про плани продажу та рівень реклами. Однак інформація про кожну країну не є доречною, доки менеджери не вирішать увійти на цей ринок.

Процес комунікацій розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати Пакт, ідею, думку або іншу інформацію комусь іншому (одержувачу) (Додаток А). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста і конкретна, чи складна й абстрактна. Наступна дія - це кодування інформації у форму, що Відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів або навіть художнього вираження і фізичних дій.

Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними засобами зв'язку. Засіб, за допомогою якого наше закодоване повідомлення вам передається - надрукована сторінка. Звичайні засоби зв'язку в організаціях - це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти та телефонні розмови. Далі відбувається розкодування у форму, яка має значення для одержувача. Як уже зазначено, значення цієї інформації може бути різним. У багатьох випадках воно є підставою для відповіді, і тоді утворюється цикл, оскільки нове повідомлення у такій же послідовності передається початковому відправникові.

Комунікації можуть бути перервані перешкодою - шумом від чийогось кашляння, від автомобіля, що проїжджає, або розмови двох людей поблизу. Перешкодами також І є загублений на пошті лист, пошкодження телефонної лінії, неправильна адреса електронної пошти тощо.

Форми комунікації в організаціях