Дипломная работа: Оглядово-аналітичні документи

Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність “аналітичної частини”, яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа [18, с. 321].

Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.

Оглядовий документ — це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд.

Огляд — це текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу [10, с. 89 ]

Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси: 1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми; 2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів.

Оглядові документи класифікують за різними ознаками. За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди, які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання і реферативні огляди описового характеру. Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що появилися за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами.

За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.

Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації — це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.

Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референт-аналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.

Оглядова інформація — це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.

Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації:

- вилучення з документів, відбір і систематизація системи даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об'єкта, що розглядається;

—доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значущості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;

—логічне перетворення даних і фактів з метою отримання нової інформації про стан об'єкта, тобто знання про досягнутий об'єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.

Сукупність цих процесів становить зміст поняття "інформаційний аналіз і синтез". Поряд з бібліографічним аналізом і методами дисциплінарного аналізу різноманітних наукових і технічних дисциплін він є одним із видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації.

Інформаційний реферативний огляд містить систематизовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розробки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформаційного огляду — орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки проблеми, питання.

Огляд обґрунтування призначається для доведення необхідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методики, принципового рішення), організації і планування роботи.

Щорічний огляд є базою для оцінки наукового, технічного, організаційно-економічного стану і тенденцій розвитку галузей науки, техніки, освіти, культури. Його готують на основі інформаційних матеріалів, що надійшли за поточний рік.

Щорічна доповідь містить відомості, отримані з першоджерел, про першочергові невирішені проблеми і завдання, найважливіші вітчизняні й світові досягнення і можливості ефективного їх використання.

Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об'єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.

Бібліографічний огляд — це огляд, який містить зв'язну і послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що вийшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Слід розрізняти анотований бібліографічний список і бібліографічний огляд. У першому з них подають бібліографічний опис та анотацію документів, у другому — логічний послідовний виклад змісту первинних документів, їхній бібліографічний опис та огляд документів.

Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі документографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змістових елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань [18, с. 317].

Огляд стану питання— це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об’єкта, організації і т. ін.).

Огляд стану питання(проблеми, теми) складається з таких елементів: вихідні дані, реферат, вступ, аналітична частина, висновки, рекомендації, додатки, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики, зміст[18, с. 323].

Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.

Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об’єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.

Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об’єкта на 5—10 років уперед і передбачають аналіз.

Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.