Дипломная работа: Организация архивного хранения документов

Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные органы исполнительной власти. В субъектах России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов РФ. Управление же архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При этом государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).

Финансовое и материально-техническое обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны:

- обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

- предоставлять создаваемым ими архивам здания и/или помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

В случае реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, государственный орган или орган местного самоуправления, принимающие подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

Таким образом, все услуги архива можно разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

- подбор документов для оформления пенсий;

- рассмотрение запросов граждан, пострадавших во время Второй мировой войны;

- справочная работа, связанная с желанием потомков репрессированных и реабилитированных граждан ознакомиться с личными делами своих родственников;

- запросы граждан, бежавших с территории Чечни, где документов и учреждений не сохранилось.[2]

Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет смысл. Например, много запросов поступает от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности на землю, здание, и ответы на них уже являются платной услугой. Кроме того, документы архивов часто используют для съемок фильмов исторического плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают массу деталей.

4. Хранение и учет архивных документов.

Комплектование архивов архивными документами

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

- кратковременные сроки хранения ( менее 10 лет);

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение).

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

Таблица 3. Хранение документов Архивного фонда

Российской Федерации (ст.18)

	Форма собственности	Срок хранения
		Постоянный	Временный
1.	Государственная собственность	хранятся в гос. архивах, музеях, библиотеках и организациях Российс-кой академии наук	хранятся в гос. органах, гос. организациях, соз-даваемых ими архивах в течение установлен-ных сроков, а также в муниципальных архи-вах (в случае наделения органа местного само-управления муниципа-льного района или городского округа от-дельными гос. полно-мочиями)
2.	Муниципальная собственность	хранятся в муници-пальных архивах, музе-ях и библиотеках	хранятся в органах местного самоуправле-ния, муниципальных организациях и созда-ваемых ими архивах в течение установленных сроков
3.	Частная собственность	могут храниться их собственниками или вла-дельцами самостоятельно или могут быть пере-даны по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук. (при этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владель-цами с соблюдением норм настоящего Федераль-ного закона)

Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации настоящим законом запрещается.

Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда РФ.