Дипломная работа: Организация архивного хранения документов

Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы.

При этом передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:

· документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы (ст.21, п.1);

· документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела (ст.21, 2);

· документы Архивного фонда РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов (ст.21, п.3).

Таблица 4. Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение (ст.22)

	Виды документов, включенных в состав Архивного фонда РФ		Срок
1.	Документы федеральных органов гос. власти и иных гос. органов РФ, в т.ч.: - органов прокуратуры РФ, - Центральной избирательной комиссии РФ, - Счетной палаты РФ, - Центрального банка РФ (Банка России), - гос. внебюджетных фондов и федеральных организаций		15 лет
2.	Документы органов гос. власти и иных гос. органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ		10 лет
3.	Документы органов местного самоуправления и муници-пальных организаций		5 лет
4.	Другие виды архив-ных документов	- записи актов гражданского сос-тояния	100 лет
		- документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касаю-щиесяя приватизации жилищно-го фонда документы	75 лет
		- проектная документация по ка-питальному строительству	20 лет
		- технологическая и конструктор-ская документация	20 лет
		- патенты на изобретение, полезная модель, промышлен-ный образец	20 лет
		- научная документация	15 лет
		- кино- и фотодокументы	5 лет
		- видео- и фонодокументы	3 года

5. Доступ к архивным документам и их использование

В Конституции РФ оговорено, что каждый гражданин имеет право пользоваться культурным наследием. То есть, он имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом (ст.26, п.1).

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, а также подлинников и/или копий необходимых ему документов.[3]

Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают всех посетителей по направлению института или по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется российским законодательством, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Однако доступ к архивным документам может быть ограничен – в соответствии с международным договором России, законодательством страны, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Также в федеральном законе «Об архивном деле в РФ» указывается, что ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, и документам Архивного фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст.25, п.2).