Дипломная работа: Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)

· Текст

· Подпись

· Гриф согласования (одобрения)

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф (Приложение А):

1. Индексы дел

2. Заголовки дел

3. Количество (томов, частей)

4. Срок хранения (тома, части) и номер статьи по перечню

5. Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

При сложной иерархической структуре делопроизводственный индекс может состоять из индекса управления, индекса отдела внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет индекс 01, его структурные подразделения будут иметь индексы: канцелярия - 01.1, отдел правительственной переписки - 01.2, бюро жалоб - 01.3 и так далее. А индексы дел внутри подразделений - 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и так далее.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убыванием сроков хранения документов.[9, стр.90]

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

·Заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

·Заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

·Заголовки типа «общая переписка», «разные документы», «справочные материалы» и т. п. не допускается.

Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· Название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

·Названия предприятия или его структурного подразделения;

·Адресат или корреспондент документа;

·Краткое содержание дела;

·Название территории, с которой связано содержание документа в дело;

·Даты (период), к которым относятся документы дела;

·Указание на копийность документов в дело.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, слово «копии» – в конце заголовка. Например: «Приказы директора организации по основной деятельности за 1999 год. Копии».

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1999 год».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».[8, стр.192]