Дипломная работа: Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области

- Организационно-методическое руководство делопроизводством и архивом организаций — источников комплектования Центра.

В соответствии с возложенными на него задачами:

- Осуществляет хранение и государственный учет документов и представляет в комитет Тульской области по делам архивов сведения для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Тульской области;

- Принимает меры по созданию оптимальных условий хранения и ис­пользования документов, обеспечению их физической сохранности, проводит реставрацию, консервацию, страховое копирование, научно-техническую обработку документов, ведет выявление и учет особо ценных дел, создает условия для хранения секретных документов и документов с ограниченным доступом в соответствии с действующим законодательством;

- Разрабатывает и ведет в установленном порядке списки организаций - источников комплектования ЦНИТО, документы которых подлежат передаче на хранение в Центр;

- Организует отбор и прием документов на государственное хранение;

- Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, поступивших на хранение;

- Рассматривает и предоставляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета Тульской области по делам архивов списки источников комплектования ЦНИТО, описи дел постоянного хранения, описи фотодокументов, документов личного происхождения, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны; на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета предоставляет номенклатуры дел и описи дел по личному составу;

- Осуществляет в пределах делегированных комитетом прав и полномочий организационно-методическое руководство делопроизводством организаций - источников комплектования независимо от формы собственности и контроль за соблюдением ими требований Закона «Об Архивном фонде Тульской области и архивах»;

- Информирует комитет Тульской области по делам архивов о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях - источниках комплектования Центра;

- Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении и использовании их архивов;

- Изучает общественные потребности в ретроспективной документальной информации, проводит в установленном порядке работу по рассекречиванию документов;

- Осуществляет использование документов, хранящихся в ЦНИТО, исполняет запросы организаций и граждан, информирует заинтересованные организации о составе и содержании документов Центра, выдает в установленном порядке копии, выписки из архивных документов, архивные справки;

- В установленном порядке оказывает платные услуги организациям и гражданам в выполнении работ по обеспечению сохранности, научно-технической обработке и использованию документов; принимает при наличии свободной стеллажной площади, по согласованию с Комитетом Тульской области по делам архивов на договорной основе на депозитарное хранение документы предприятий, учреждений и общественных организаций;

- Организует документальные выставки, информирует общественность о документах ЦНИТО через средства массовой информации;

- Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к документам, находящимся на хранении, в том числе на электронных носителях;

- Осуществляет самостоятельно или с участием научных и иных учре­ждений подготовку к изданию научной, справочной, научно-популярной литературы;

- Осуществляет разработку научно-исследовательских тем в соответствии с утвержденными планами научно-исследовательской работы;

- Разрабатывает методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве; проводят повышение квалификации сотрудников;

- Внедряет в практику прогрессивные методы работы на базе отраслевых нормативов;

- Проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции ЦНИТО.

В соответствии со штатным расписанием на 01.01.2004 г. в архиве числятся: директор, 2 главных специалиста, 6 ведущих специалистов, 1 специалист I категории, 5 специалистов II категории, 6 специалистов. Утверждены отделы: комплектования, отдел использования и публикации документов, отдел хранения, отдел НСА, отдел информатизации и автоматизации архивной технологии.1

На 01.01.2004 г. в отделе комплектования ЦНИТО числятся: ведущий специалист, специалист II категории, специалист.

По положению об отделе комплектования ЦНИТО:

«- Отдел комплектования является структурным подразделением Центра новейшей истории Тульской области (далее – Центр).

- Отдел комплектования возглавляет ведущий специалист, подчиненный непосредственно директору архива и его заместителю по основ­ной деятельности, заведующий отделом назначается и освобождается от должности председателем Комитета Тульской области по делам архивов по представлению директора Центра.

- В своей работе отдел руководствуется "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» прика­зами и указаниями Росархива, Комитета Тульской области по делам архивов, законом "Об архивном фонде Тульской области и архивах", Положением о ЦНИТО, «Основными правилами работы государственных архивов», настоящим Положением об отделе.

Основными задачами отдела комплектования являются:

- Организация комплектования Центра документами общественных организаций (ведение переговоров, заключение договора и прием документов).