Дипломная работа: Повышение эффективности работы организации путем создания сайта на примере Черемховской районной

Методическое обеспечение и организационное обеспечение – совокупность методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала информационной системы с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Лингвистическое обеспечение – совокупность языков общения персонала информационной системы и пользователей с программным, техническим и информационным обеспечением, а также совокупность терминов используемых в информационной системе. Лингвистическое обеспечение включает:

- информационные языки для описания структурных единиц информационной базы

- языки управления и манипулирования данными.

- систему терминов и определений используемых в процессе разработки и функционирования информационной системы.

Функциональная часть:

Функциональная часть информационной системы обеспечивает выполнение задач и назначение информационной системы. Фактически здесь содержится модель управления организацией. В рамках этой части происходит трансформация целей управления в функции, функции в подсистемы информационной системы.

Конечно, существуют множество разновидностей информационных систем, но в принципе любой ее вид соответствует схеме. Можно выделить, по крайней мере, два свойства, которые являются общими для всех информационных систем. Во-первых, любая информационная система предназначена для сбора, хранения и обработки информации. Поэтому в основе любой информационной системы лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, соответствующие области применения информационной системы.

Во-вторых, информационные системы ориентируются на конечного пользователя.. Такие пользователи могут быть очень далеки от мира компьютеров. Для них терминал, персональный компьютер или рабочая станция представляют собой всего лишь орудие их собственной профессиональной деятельности. Поэтому информационная система обязана обладать простым, удобным, легко осваиваемым интерфейсом, который должен предоставить конечному пользователю все необходимые для его работы функции, но в то же время не дать ему возможность выполнять какие-либо лишние действия. Иногда этот интерфейс может быть графическим с меню, кнопками, подсказками и т. д.

1.2 Специфика управления информационными ресурсами организации

Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения информационных технологий (ИТ):

1. Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения ИТ и понимание основ их построения. Ключевым фактором, без которого, фактически, не следует начинать проект, является поддержка внедрения со стороны высшего руководства (а лучше, собственников) компании. У руководства успешного предприятия, в большинстве случаев, четко определены стратегические и тактические цели его развития, в том числе, в области автоматизации. Вообще, сейчас трудно найти руководителя (особенно, на крупных предприятиях), который не хотел бы с помощью современных средств автоматизации усовершенствовать управление предприятием и оптимизировать его расходы. Правильно внедренная ИТ наряду с предоставлением возможности оперативного сбора, хранения и анализа производственных и финансовых данных способствует значительному повышению исполнительской дисциплины сотрудников предприятия и обеспечивает построение прозрачной для руководства структуры и последовательности процессов его деятельности.

В то же время перед внедрением ИТ руководство обязательно должно получить максимально полное для себя представление о мировом (и российском) опыте в области управления предприятиями. Имеются ввиду основные теоретические принципы управления (SIC, MRP, ERP, Supply Chain, TQM и т. д.), референтные модели деятельности предприятий своей отрасли, опыт внедрения ИТ на предприятиях отрасли, методики оценки эффекта внедрения ИТ, полученный от внедрения ИТ эффект и т. д. Без такого предварительного обследования руководству предприятием часто сложно составить для себя достаточно полное представление, что оно хочет получить от внедрения ИТ и каким образом добиваться достижения эффективного внедрения.

2. Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем ИТ. Успешное внедрение ИТ невозможно без правильной организации всего процесса внедрения. При организации выполнения проекта внедрения необходимо учесть следующие основные моменты: определить структуру управления проектом; утвердить методику контроля хода и качества выполнения проекта; определить порядок планирования и выделения финансовых и человеческих ресурсов. Кроме того, в ходе выполнения проекта внедрения необходимо крайне скрупулезно вести всю проектную документацию и своевременно реагировать на невыполнение графика внедрения ИТ.

3. Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам-внедренцам. Вследствие того, что руководство предприятия рассчитывает долго использовать внедренную ИТ, в проекте внедрения (на всех его этапах) обязательно должны участвовать сотрудники предприятия с целью накопления опыта для последующего сопровождения ИТ. При этом уровень квалификации и способности привлекаемых сотрудников будут непосредственно влиять на успех всего проекта внедрения. Чем серьезнее отношение руководства к подбору персонала для группы внедрения, тем большую отдачу от внедрения получит предприятие. Проект выполняется намного эффективнее, если в него включены квалифицированные сотрудники ведущих функциональных подразделений (бухгалтерии, планового, производственного и других экономических отделов, отдела закупок и продаж, отдела маркетинга и финансового анализа).

Специалисты предприятия, входящие в группу внедрения, обязательно должны пройти обучение. И это является проблемой для большинства российских предприятий, часто не готовых заплатить несколько десятков тысяч долларов за обучение своих сотрудников. Но если сотрудники не прошли полный цикл обучения, то эффективность их последующей работы существенно падает, что, в лучшем случае, приводит к затягиванию проекта (в худшем - к многократному росту его стоимости и даже провалу). Немаловажным фактором эффективной работы сотрудников предприятия, участвующих во внедрении ИТ, является и их дополнительное материальное стимулирование (и перспективы дальнейшего служебного роста).

4. Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности. При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

- консультационное сопровождение внедрения ИТ;

- непосредственное внедрение ИТ.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей ИТ, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.). Консультационное сопровождение выполняется нанимаемыми предприятием внешними специалистами-внедренцами. В любом случае, опыт внедрений ИТ (особенно западных) на российских предприятиях показывает, что "самовнедрение" часто приводит просто к потере времени (а, следовательно, и денег). Cледовательно, надо приглашать внешних специалистов-внедренцев. В России уже есть компании, специализирующиеся только на внедрении корпоративного ПО (например, "Галактики", "Паруса-Корпорации", 1C, SAP R/3, Baan и т. д.). И число таких компаний постоянно увеличивается (особенно за последний год, что свидетельствует об огромной емкости отечественного рынка).

Непосредственным внедрением (формированием базы нормативно-справочной информации, моделированием процессов деятельности, проведением опытной эксплуатации ИТ и вводом ее в промышленную эксплуатацию) должны заниматься сотрудники предприятия, входящие в группу внедрения. В процессе внедрения предприятие должно получить не только настроенную и функционирующую ИТ, но и профессионально подготовленных своих сотрудников, способных самостоятельно сопровождать ИТ.

Внедрение ИТ всегда сопровождается определенной корректировкой (оптимизацией) как организационно-штатной структуры предприятия, так и процессов его деятельности. При этом основным критерием необходимости изменений следует считать их целесообразность с точки зрения обеспечения эффективности процесса управления предприятия, в целом. Руководство предприятия должно понимать, к чему приведут эти изменения и последовательно реализовывать их.

Перечислим основные принципы реализации проекта внедрения:

1. Эффективность внедрения должна оцениваться отдачей от инвестиций ("возвратом стоимости вложений"). При этом, в общем случае учитываются следующие показатели:

- общая стоимость владения, включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходов на зарплату;

- время внедрения, помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение;

- возврат инвестиций;

- общая сумма затрат предприятия на внедрение ИТ, в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

2. В ходе внедрения необходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика, игнорируя возможность добавления в систему новых необязательных требований и возможностей, иначе реализация проекта внедрения ИТ затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить об адекватной оценке эффективности внедрения ИТ).