Дипломная работа: Процессы автоматизации учета компьютерного парка как основы оптимизации управления аппаратным

Поскольку учет оргтехники инженером АСУ ведется не только по компьютерам, но и по его комплектующим и установленному программному обеспечению, то инженеру АСУ приходится вести большой объем учетной информации, для чего он использует в настоящее время табличный редактор Excel. Как результат, учет инженером АСУ ведется неполный, не все операции по замене запчастей своевременно регистрируются. Отсутствуют аналитические возможности, что не позволяет эффективно размещать и использовать имеющиеся ресурсы оргтехники.

Отсутствие средств автоматизации учета парка ресурсов оргтехники не позволяет в полном объеме проводить своевременный учет и контроль состояния ресурсов компьютерного парка. Отсутствие аналитических возможностей в существующей системе учета ресурсов компьютерного парка лишает руководство возможности аргументировано планировать обновление и расширение компьютерного парка – оно выполняется от случая к случаю и необоснованно.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

Отдел АСУ проводит работы по созданию, эксплуатации и развитию автоматизированных систем управления совместно с другими отделами предприятия. Бизнес-процессы отдела АСУ были промоделированы, а модели приведены в приложении 1.

Взаимодействие, отдела осуществляется по следующим каналам:

- с руководителями ООО «Эком» и другими предприятиями через директора и начальника отдела АСУ;

- с подрядными и сторонними организациями - через начальника отдела АСУ;

- с отделами предприятия – непосредственно через самих сотрудников и начальника отдела АСУ, в соответствии с должностным уровнем лиц, обменивающихся информацией.

При внедрении и эксплуатации задач отдела АСУ взаимоотношения с подразделениями предприятия осуществляются на основе совместно составленных планов, графиков работ, инструкций по передаче, обработке и выдаче информации и т.п., в которых определены порядок и сроки выполнения конкретных работ, а также ответственность сторон за качество и достоверность представляемой информации.

Взаимодействие отдела АСУ с обеспечивающими отделами ООО «Эком» осуществляется в соответствии с их функциями наравне со всеми технологическими подразделениями предприятия.

Для совершенствования системы управления отдел АСУ получает от отделов и руководства ООО «Эком»:

- заявку на автоматизацию функций управления (основанием для разработки и внедрения задач служит утвержденная руководством станции заявка с обоснованием необходимости и экономической целесообразности автоматизации функции управления);

- систематизированные данные, необходимые для совместного составления технического задания на разработку, информацию, необходимую для решения задач, по установленной форме;

- согласованные с отделом АСУ и утвержденные руководством предприятия предложения по модернизации и совершенствованию задач в связи с изменением технологии расчета, форм первичного, либо выходного документа;

- сведения о деятельности технологического подразделения, необходимые для анализа, развития и функционирования АСУ, а также предложения по развитию системы;

- при сдаче программ в промышленную эксплуатацию отдел производит в необходимом объеме занятия с представителями подразделений-пользователей. При текущей эксплуатации программ отдел АСУ оказывает необходимую помощь и консультацию.

Инженер по техническому обслуживанию и ремонту средств вычислительной техники находится в отделе АСУ. Его прямым начальником является начальник отдела АСУ. В основные обязанности инженера по техническому обслуживанию и ремонту средств вычислительной техники входит:

- анализ текущего состояния парка ВТ – парк вычислительной техники на предприятии постоянно обновляется и модернизируется, существует необходимость его постоянного обслуживания и ремонта. Все эти действия необходимо совершать своевременно и в предельно короткие сроки, во избежание простоев в работе предприятия;

- учет всей вычислительной техники предприятия – каждый отдел на предприятии обладает своими определенными средствами вычислительной техники. Кроме того, эти средства различны по комплектации, вычислительной мощности и программному обеспечению для отделов предприятия. Инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех средств ВТ и ПО, установленного на них, с целью быстрого поиска необходимой для него информации по каждой единице ВТ, а так же для сверки и создания отчетов об имеющемся оборудовании;

- ремонт неисправной техники – неисправные средства ВТ инженер по техническому обслуживанию и ремонту транспортирует в мастерскую, а на место сломанной единицы по возможности производит замену из резерва средств ВТ отдела АСУ, занося инвентарные номера в журнал ремонта. В мастерской он производит осмотр поломки и принимает решение о том, сдать ли эту единицу вычислительной техники в мастерскую обслуживающего предприятия по гарантии, произвести ремонт самостоятельно или ее списать, опять же занося свое технически обоснованное решение в отчет о проделанной работе;

- сдача неисправной техники в ремонт по гарантии – гарантийное обслуживание средств вычислительной техники является первоочередным способом устранения поломок. Для этого инженер по техническому обслуживанию и ремонту проверяет гарантийный срок неисправной единицы ВТ, связывается с поставщиком или организацией обслуживающей данную единицу ВТ, отправляет ее на ремонт, занося в журнал срок сдачи неисправной единицы ВТ в ремонт и срок ее получения обратно;

- своевременная модернизация и обновление вычислительной техники – модернизация вычислительной техники на предприятии производится достаточно регулярно, что приводит к увеличению производительности систем в целом и способствует ускорению долговременных вычислительных операций. К примеру, рендеренгу в 3D Studio Max или обработке объектов в AutoCad, которые требуют достаточно больших мощностей от средств ВТ. К тому же быстрое моральное старение средств вычислительной техники приводит к необходимости ее обновления. Все обновления и элементы ВТ подвергаемые модернизации, заносятся в общую книгу учета средств вычислительной техники, с помощью которой и производится в дальнейшем поиск и определение текущей конфигурации персональных компьютеров, периферийных устройств и оргтехники;

- профилактические мероприятия – проводятся регулярно, для своевременного выявления слабых узлов в средствах вычислительной техники, замены программного обеспечения, пополнения расходных материалов, предотвращения размножения вирусов и создания резервных копий документов и персональных настроек работников предприятия;

- анализ и своевременное пополнение комплектующих и расходных материалов на складе – осуществляется постоянно и требует ежедневного пересчета и анализа имеющихся комплектующих и расходных материалов, заявок на смену расходных материалов, резерва и складских ресурсов. А так же инженер по техническому обслуживанию и ремонту ведет учет всех имеющихся в наличии комплектующих и расходных материалов, заявок и составляет графики их замены на предприятии;

- установка программного обеспечения на новые и модернизированные машины – все новые и модернизированные средства вычислительной техники нуждаются своевременной установке средств программного обеспечения, а эксплуатирующиеся на предприятии в обновлении и замене средств ПО. К тому же каждый отдел на предприятии обладает своим собственным набором средств программного обеспечения. Если, к примеру, для секретаря достаточно иметь у себя на вычислительной машине комплект из Microsoft Windows, Office и еще пары утилит, то для бухгалтерии этого недостаточно, и им необходимо в дополнение к этому иметь еще и целый набор бухгалтерских программ. Поэтому по мере выхода нового программного обеспечения инженер по техническому обслуживанию и ремонту обновляет ПО у сотрудников предприятия и ведет списки ПО установленного на машинах сотрудников.

В данное время работа инженера по техническому обслуживанию и ремонту аппаратного обеспечения автоматизирована только частично. База данных «ТЕХ» не обеспечивает должного уровня автоматизации технических средств. В процессе составления списков вычислительной техники приходится использовать множество бумажных документов. Учет техники ведется в тетради, а отчеты выполняются в ручную на Microsoft Word 2000. Анализ состояния парка вычислительной техники частично выполняется на программе Microsoft Excel 2000. Входная информация для составления списков и отчетов передается из паспортов технических средств, гарантийных талонов и непосредственной сверки комплектующих и программного обеспечения.

Для формирования выходных форм и отчетов приходится контролировать корректность большого количества параметров. В частности приходится вручную сверять правильность ввода наименований и серийных и инвентарных номеров. И только убедившись в отсутствии недопустимых нарушений, вручную создаются отчетные документы.

Составление полного и исчерпывающего списка средств вычислительной техники очень важно для последующего отслеживания ее передвижения по предприятию и ремонтным организациям, так как неверный учет может привести к потере некоторых комплектующих с последующим увеличением затрат на дальнейшее обслуживание определенной единицы вычислительной техники.

Особенно важна своевременная замена расходных материалов и постоянное пополнение их на складе. Так как простои в работе предприятия, складывающиеся из несвоевременности их замены и отсутствия в наличии некоторого запаса на складе, приводят к огромным материальным убыткам предприятия и в связи с этим инженер по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники обязан четко знать, сколько расходных материалов и комплектующих имеется на складе и своевременно его пополнять.

Программное обеспечение средств вычислительной техники так же играет не последнюю роль в работе предприятия. Весь комплекс программных средств должен быть обновлен по мере выхода новых версий. Особенно это касается обновлений для антивирусов и продуктов фирмы Microsoft, потому что даже регулярное резервное копирование не способно полностью избавить отдел АСУ от массового распространения сетевых вирусов и других зловредных программ по коммуникационным линиям предприятия. В конечном итоге обновление баз антивирусных программ является наиболее простым и эффективным решением при борьбе с вирусами.